Вопрос 10. Оргнизационные коммуникации и эффективность управления

Коммуникации в организационном аспекте включают взаимодействие между людьми. Это – процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

- они тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным экспертов – около 75% времени;

- мастерство коммуникации необходимо, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;

- хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Коммуникацию можно определить как использование слов, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Она является широким понятием. Поэтому для большей четкости определения применяется ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязь между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью.

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах для того, чтобы выделить проблемы, требующие внимания и предложить обратную связь по результатам работы. Восходящая информация используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Когда общение происходит среди членов группы, среди руководителей одного уровня такой процесс называется горизонтальной коммуникацией.

Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой, позволяет ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения,технологии). Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот) , так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства. Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики.

Элементы коммуникации:

- источник – в организации им являются сотрудники со своими намерениями, идеями, информацией и целью коммуникации;

- кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены, как передача сигнала;

- передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала;

- канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, групповые собрания;

- расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник интерпретирует (расшифровывает) сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации;

- обратная связь. Источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа приемника, который позволяет источнику определить, был ли получен сигнал. Обратная связь позволяет руководителю определить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущем;

- помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения; неправильная интерпретация со стороны приемника или тех, кто посылал сигнал; различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми; приемник слышит только то, что хочет услышать.

Модели коммуникации:

- коммуникация как действие. В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, которые посылаются через каналы для получателя, который их интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи;

- коммуникация как взаимодействие. Отличается введением элемента обратной связи;

- коммуникации как процесс. Наиболее важное отличие состоит в том, что в процессе коммуникации человек одновременно и постоянно выступает как источник и получатель информации.

Орг-е ком-ции должгы способствовать повышению эф-ти У. Преграды в ОК:

1 Искажение сообщений (непреднамеренное и сознательное, фильтрация – с уровня на уровень и м/д отделами).

2 Информационные перегрузки (отсеивается часть информация).

3 Неудовлетворительная структура организации (искажение информации при прохождении ею уровней У, конфликты м/д п/разделениями).

Способы совершенствования инф-го обмена:

Регулирование информационных потоков (руководители должны представлять количественные и качественные потребности в информации свои, начальника и подчиненных).

Управленческие действия (обсуждение и прояснение целей, стратегии, контроль хода работ, отчеты).

Системы обратной связи (Понятны ли задания, доступен ли начальник)

Системы сбора предложений.

Информационные бюллетени.

Современная информационная технология.

Эффективность У. Снижается при плохой обратной связи и неумении слушать.