16. Тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

* Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

* Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

* Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

* Контроль достижения цели и выполнения планов.

Техники тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

• Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

• Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.

• Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

• Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

* Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

* Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

* Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Совершенствование организации труда на основе научно-обоснованных рекомендаций относится к числу важнейших задач современного производства бытовых услуг, является одним из основных условий в решении задач, поставленных предприятием. Осуществление мероприятий по научной организации труда на предприятиях бытового обслуживания населения, несомненно, будет способствовать широкому использованию достижений науки, техники, передового опыта, механизации производственного процесса выполнения услуг, повышению эффективность трудовых и материальных ресурсов, высокому качеству выполненных работ. Совершенствование организации труда на рабочем месте, это процесс непрерывного внесения в существующую организацию труда всего нового и передового. Однако, эффективность этого процесса будет обеспечиваться тогда, когда существующей уровень организации труда на рабочем месте будет постоянно анализироваться. Цель такого анализа - определение соответствия (или отклонения) состояния всех элементов организации рабочего места типовым решениям, нормам проектирования, отражающим новейшие достижения науки и техники, передового опыта.

Методы и способы изучения затрат рабочего времени

Цель исследования:

1. фотография использования времени,

оборудования в производственном процессе;

2. хронометражные наблюдения

фотохронометраж

Количество наблюдаемых объектов:

1. индивидуальные

2. групповые

3. маршрутные

Форма проведения исследования:

1. непосредственные замеры времени

2. метод моментных наблюдений

Форма фиксации данных:

1. непрерывное, сплошное наблюдение

2. выборочное

3. циклическое

Вид наблюдения

1. визуальное

2. с приборами автоматического учета

Условиям сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса - средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень

организации рабочего места и его обслуживания, о так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени.

Направления улучшения использования рабочего времени:

- обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

- оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

- обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

- совершенствование приемов и методов труда;

- комплексное обоснование необходимых затрат труда;

- создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

- использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

- соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени.

Тайм-менеджмент – управление временем. А если проще - это умение так распределить свое время, чтобы не приходилось работать по вечерам и по выходным.

Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая - грамотное планирование рабочего времени. Вторая - рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.

Независимо от того, будет ли стандарт воплощаться в регламентах, органайзерах, плакатах с призывами - важно обеспечить его системность. Этому поможет следующая классификация:

Личный (персональный) тайм-менеджмент. Соответствующий раздел стандарта указывает, с помощью каких методов, инструментов, приемов сотрудник должен организовывать свою работу. Наиболее тонким вопросом в формулировании таких стандартов является соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.

Командный тайм-менеджмент. Этот раздел стандарта содержит правила "тайм-менеджерского" взаимодействия "по горизонтали", между не подчиненными друг другу сотрудниками. Это наиболее значимая область для корпоративного стандарта, поскольку именно вопросы взаимоотношения сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов, в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов, требуют корпоративного централизованного регулирования.

Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения "по вертикали", причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление "снизу вверх" здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы "построить" подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.