16. Анализ и проектирование коммуникаций в организациях и на предприятиях различного профиля.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Роль коммуникаций. Руководители не меньше 50—90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Обмен информацией используется во всех видах управленческой деятельности и называется связующим процессом. Неэффективные коммуникации — одна из главных причин возникновения проблем в управлении.

Коммуникации между организацией и средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они сообщаются с помощью рекламы и других средств стимулирования. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и готовить в этой связи различные письменные отчеты.

Коммуникации между уровнями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей — с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях и рекомендуемых процедурах.

Организация нуждается и в коммуникациях по восходящей линии. Служащие должны сообщать своему начальнику о возникающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие существенно влияет на производительность. Ценные предложения по совершенствованию производства со стороны низовых работников, если они быстро доводятся до руководства, становятся средством повышения эффективности работы организации.

Коммуникации между различными подразделениями необходимы для обмена информацией между ними, для координации задач и действий. Следует добиваться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации руководитель—подчиненный. Наиболее очевидны коммуникации в отношениях между руководителем и подчиненным. Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат:

1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения;

3) обсуждение проблем эффективности работы;

4) признание и вознаграждение с целью мотивации;

5) совершенствование и развитие способностей подчиненных;

6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме;

7) оповещение подчиненного о грядущем изменении;

8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации между руководителем и его рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается на много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путем запланированной утечки и распространения определенной информации — сведений типа «только между нами».

Все функции менеджмента делятся на 2 группы:

1. Вспомогательные функции, т.е. функции, которые помогают выполнению основных. Будем рассматривать 2 вспомогательные функции: принятие решений и коммуникации.

2. Основные функции (целеполагание, планирование, организация, мотивация, контроль, руководство).

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер руководит, организует и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами в данном случае выступают отдельные индивиды, группы, а также целые организации. Термин коммуникация происходит от латинского слова «коммунис», означающего «общее», т.е. «передающий информацию», пытается установить «общность» с получающими информацию.

Преграды в организационных коммуникациях:

• Искажение сообщений, которое обусловлено следующими причинами: затруднениями в межличностных контактах; сознательное искажение; управляющий не согласен с сообщением; несоответствие статусов, уровней организации;

• Информационные перегрузки (нехватка технических средств);

• Сложная структура управления организации.

Совершенствование коммуникаций в организации:

1. регулирование информационных потоков;

2. совершенствование системы обратной связи;

3. должна быть налажена систем сбора предложений;

4. проведение управленческих действий (формирование цели, доведение до всех подчиненных);

5. издание в организации информационных бюллетеней и другой информации.