3. Пути повышения использования рабочего времени руководителя

Эффективность и интенсивность использования рабочего времени руководителя является важнейшим показателем, определяющим качество исполнения управленческих функций.

На эффективность использования рабочего времени непосредственно влияет целый свод правил, которых должен придерживаться руководитель в своих взаимоотношениях с рабочим временем.

Вот главные из этих правил:

1. Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не более 2-3 раз в году, либо методом фотографии рабочего дня руководителя квалифицированным специалистом, либо методом самофотографии. Для этих целей можно использовать карту исследования процессов управления. Этот анализ позволяет увидеть резервы роста эффективности использования рабочего времени и наметить перечень мероприятий, позволяющих эти резервы использовать на практике. Более частый анализ использования рабочего времени не рекомендуется ,потому что сложившийся стиль управления у руководителя обладает определенной инерционностью преодолеть которую в течении короткого промежутка времени не реально.

2. Ведение т.н. дневника руководителя(ежедневника), форма которого разрабатывается либо самим руководителем, либо покупается. Преимущества дневника.

• Перечень того, что необходимо сделать

• Перечень того, где необходимо быть.

• Перечень того, куда и кому надо позвонить.

• Что необходимо проверить

• Кого необходимо вызвать

Одним из важнейших принципов ведения дневника явл-ся следование правилу «чистой страницы». Это означает, что все то, что не удалось реализовать за прошедший рабочий день, должно в обязательном порядке переноситься на последующие периоды с учетом реально сложившейся ситуации. Правило «чистой страницы» называется так, потому что человек уверен, что обращаться к дневнику в ретроспективном плане на предмет получения информации о том, что им не исполнено нет необходимости.

3. Предварительное ежедневное планирование своего рабочего дня с указанием перечня работ и примерных затрат времени на эти работы. Эту операцию легко позволяет осуществить дневник руководителя, причем не только в оперативном, т.е. на ближайший период, но и в перспективном аспекте.

4. Эластичность распределения рабочего времени. Под эластичностью понимается обязательное выделение резерва времени, не занятого исполнением никаких функций.

Необходимо выделить 2 вида резерва:

• личный. Этот резерв необходим для того, чтобы на этот период времени перенести исполнение тех функций, которые по каким-либо причинам не удалось исполнить в заранее намеченное время.

• Резерв вышестоящего руководства. Предусматривает тот период, в течение которого данный руководитель должен участвовать в возможных мероприятиях, назначаемых высшим руководством. Если этот резерв высшим руководством не используется, то он переходит в личный резерв. (Резерв- 30-40% раб.времени.)

5) Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов в зависимости от важности и срочности работ. При этом важность и срочность работ необходимо оценивать с оперативных и перспективных позиций, не смешивая понятие срочности с понятием важного. Последнее необходимо особенно подчеркнуть потому, что в практической деятельности срочное, как правило идентифицируется с важным. А поскольку срочное почти всегда является оперативным, то здесь упускается очень важный момент – приоритетность перспективного над оперативным.

6. Обязательное делегирование функций и ответственности за их исполнение в нижестоящие управленческие звенья. При этом следует руководствоваться принципом: «все, что могут сделать подчиненные без какого-либо значимого ущерба объекту управления, не должно доходить до вышестоящего руководителя».

7. Группировка сходных по характеру работ и их исполнение без перерыва в заранее запланированный жесткий период времени. Это позволяет снизить затраты времени за счет элементов врабатываемости в данный процесс. Следование этому правилу особо эффективно потому. если эта группировка и период исполнения являются сквозными в масштабе предприятия, поскольку это исключает взаимные помехи руководителей друг другу.

8. Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если в текущем рабочем дне возникли непредвиденные ситуации. Эта корректировка отличается наличием резерва рабочего времени, выделенного по правилу эластичности распределения рабочего времени. корректировка должна в обязательном порядке сопровождаться уведомлением о ней других лиц, если запланированное мероприятие предусматривало совместную работу.

9. Сведение к минимуму затрат времени систематически повторяющейся оперативной функции.

10) Тщательная подготовка собраний и совещаний неоперативного характера. Здесь должен быть определен полный перечень должностных лиц, которые должны участвовать в решении рассматриваемых проблем, при этом каждое должностное лицо должно быть уведомлено о сути проблемы и о том, что он должен высказать свою позицию по технологии решения этой проблемы.

11. Тщательная подготовка вопросов и проблем, с которыми руководитель выходит на вышестоящий уровень управления. Здесь необходимо иметь возможные варианты решения проблемы, которые руководитель находит возможным использовать и речь у вышестоящего руководителя должна идти либо о помощи в выделении ресурсов, необходимых для реализации того или иного варианта, либо о помощи в привлечении к решению данной проблемы других специалистов, подчиненных только вышестоящему руководителю. Отступление от данного правила приводит к необходимости повторных приемов у вышестоящего руководителя, что часто связано со значительными организационными трудностями.

12. Своевременное принятие решений по назревшим(неприятным) проблемам отступления от этого правила приводит не только к снижению эффективности функционирования объекта управления, но и держит человека в состоянии повышенной внутренней напряженности из-за осознания того, что эти проблемы в конечном итоге все равно придется решать.

13. Ежедневный (обязательный) контроль исполнения плана, который должен обязательно заканчиваться правилом «чистой страницы»