Импорт данных из файла Microsoft Access в список SharePoint
Мы начнем с того, что создадим в приложении Microsoft Access нехитрую таблицу с данными, описывающими ассортимент товаров торговой компании (рис. 9.1) и импортируем ее, работая в браузере на веб-узле SharePoint.
Рис. 9.1. Экспорт таблицы базы данных из Microsoft Access
Проделаем следующее.
Создайте в Microsoft Access файл с одной таблицей (рис. 9.1).
В Microsoft Access выделите таблицу и введите команду Внешние данные / Экспорт / Список SharePoint.
В диалоговом окне Экспортвведите имя, которое собираетесь присвоить спискуSharePoint, его описание и нажмите кнопкуОК.
Пройдите процедуру авторизации при подключении Microsoft Access к узлу SharePoint.
Дождитесь окончания экспорта и просмотрите появившийся список на веб-узле SharePoint(рис. 9.2).
Рис. 9.2. Список, импортированный из базы данных Microsoft Access
Импорт данных из файла Microsoft Excelв списокSharePoint
Аналогичным образом такой же файл с электронной таблицей разрешается импортировать из приложения Microsoft Excel.
Примечание:Чтобы не создавать заново файл форматаExcel, можно экспортировать в него таблицу базы данных из Microsoft Access (рис. 9.1). Для этого, работая в Access, нажмите кнопкуExcelна той же панели лентыЭкспортв менюВнешние данные.
На веб-узле SharePointвыполните следующее.
Перейдите, посредством меню Действия узла, к страницеСоздание.
Выберите ссылку Импортировать электронную таблицу(рис. 9.3).
Рис. 9.3. Начните импорт таблицы Microsoft Excel
На странице Созданиевведите имя создаваемого спискаSharePointи его описание (рис. 9.4).
В диалоге открытия файла отыщите файл с таблицей Excel.
Рис. 9.4. Определите имя списка и расположение файла с таблицей Excel
В открывшемся окне Microsoft Excelвыделите диапазон данных таблицы, которые Вы собираетесь импортировать в списокSharePoint.
Пройдите процедуру авторизации.
Просмотрите содержимое списка, импортированного из файла Microsoft Excel(рис. 9.5).
Рис. 9.5. Список, импортированный из таблицы Microsoft Excel
Экспорт данных из списков в файлы Microsoft Excelи Access
При работе со списками на веб-узле SharePointпредусматриваются и обратные операции, которые выполняются посредством менюДействия(рис. 9.6):
Экспорт данных из списка SharePointв файл электронной таблицы MicrosoftExcel;
Экспорт копии данных из списка SharePointв файл базы данных Microsoft Access;
Непосредственная работа с данными в программе Microsoft Access на узле SharePointна сервере.
Рис. 9.6. Экспорт данных из списка SharePoint
Выбор между двумя последними опциями осуществляется в промежуточном диалоговом окне (рис. 9.7) после выбора в меню ДействиякомандыОткрыть в Microsoft Access.
Рис. 9.7. Microsoft Access предлагает два варианта работы с данными SharePoint
Создание типа содержимого из формы InfoPath
Списки и библиотеки являются стандартными компонентами представления данных, хранящихся в соответствующем формате на сервере. Для корпоративной деятельности характерна ситуация, когда участники рабочей группы работают с большим количеством списков или документов, имеющих однотипную структуру. В качестве примера можно указать работу с заявками на поставку товара, формами заказа и т. д. Для упрощения работы с такими формами имеет смысл сначала разработать единый шаблон данных (он называется типом содержимого), а затем уже на его основе создавать отдельные списки или документы библиотеки. Таким образом, тип содержимого (content type) – это многократно используемая группа полей для определенной категории содержимого. Типы содержимого широко используются при работе с данными, в том числе, при редактировании веб-узла вSharePointDesigner.
Понятие типа содержимого тесно связано с языком XML, позволяющим хранить различные структурированные данные в текстовой иерархической форме. Например, осуществив в программе Microsoft Access экспорт таблицы данных товаров (см. рис. 9.1 и 9.2) вXML-файл, Вы без труда освоите принцип хранения данных, даже если никогда не сталкивались сXML(рис. 9.8).
Рис. 9.8. Таблица товаров в XML-формате
Примером применения XML-документов являются различные формы, разрабатываемые в редакторе MicrosoftInfoPath, которые, помимо вXML-структуры, обладают и определенным визуальным представлением (рис. 9.9).
Разберем смысл понятий типа содержимого и документов-формна конкретном примере создания новой библиотеки, в которую участниками рабочей группы конторы «Рога и Копыта» будут помещаться заказы на поставку определенных товаров. Подразумевается, что при получении сотрудником конторы (например, по телефону от клиента) заявки на поставку некоторого товара, он должен будет занести в форму (рис. 9.9) параметры заказа (количество и тип товара, адрес доставки, имя клиента, цену товара и т.д.). После ввода формы соответствующие данные должны будут занесены в базуSharePointи отправлены на обработку.
Рис. 9.9. Форма заказа (Microsoft InfoPath)
Для создания нового типа содержимого выполните следующее.
Разработайте в приложении Microsoft InfoPathжелаемый документ-форму и сохраните его на своем компьютере (рис. 9.9)
Введите команду Действия узла / Параметры узла.
В категории Коллекциищелкните ссылкуТипы содержимого узла.
На странице Коллекция типов содержимого узланажмите кнопкуСоздать.
На открывшейся странице Новый тип содержимого узлавведите имя и, при необходимости, описание нового типа содержимого (рис. 9.10).
Рис. 9.10. Определите основные параметры создаваемого типа содержимого
В категории Родительский тип содержимогоустановите параметры, показанные на рис. 9.10 и нажмите кнопкуОК.
На открывшейся странице Тип содержимого узла щелкните ссылкуДополнительные параметры(рис. 9.11).
Рис. 9.11. Новый тип содержимого создан
На странице Дополнительные параметрывведите путь к документу формыInfoPath, например, заявка.xsn(рис. 9.12), и нажмите кнопкуОК.
Рис. 9.12. Определите файл с формой InfoPath
Результатом действий станет создание нового типа содержимого на основе формы, разработанной в InfoPathи сохраненной в документе заявка.xsn. Для того, чтобы тип содержимого приобрел зримые очертания, его надо связать со списком или библиотекой (о том, как создать новую библиотеку и настроить для нее составленный тип содержимого, написано в лаб. работе 9.1). Для добавления в новую библиотеку (рис. 9.13) элементов созданного типа содержимого достаточно выбрать в ее меню командуСоздать / Поставка товаров и заполнить форму при помощи программыInfoPath(рис. 9.14), а затем сохранить ее в библиотеке форм.
Рис. 9.13. Новая библиотека форм (уже добавлен один элемент)
Рис. 9.14. Редактирование формы из библиотеки в программе InfoPath