РАБОТА С ВЕДОМОСТЬЮ В ЖУРНАЛЕ УЧЕТА ВЕДОМОСТЕЙ

Итак, ведомость сформирована. Теперь мы можем распечатать ее и выдать заработную плату. А прежде – для получения денег в кассе – сформировать кассовый ордер (или банковский документ), в котором будут автоматически указаны требуемые реквизиты и рассчитаны нужные суммы (НДС, СНП и т.п.). Если кто-то из сотрудников не получил денег вовремя, можем оформить их перевод на депонент; можем оформить перевод заработной платы (или ее части) на банковский счет или по почте. Для выполнения этих и других действий необходимо перейти в журнал уч.ета ведомостей, находящийся в разделе

Документы | Ведомости

Войдя в журнал, убеждаемся, что ведомость действительно сформирована, о чем свидетельствует запись в корневом каталоге:

Примечание: Журнал ведомостей, как и все прочие журналы Системы, позволяет создать структуру вложенных каталогов. Сформированные ведомости автоматически помещаются в корневой каталог; затем Вы можете распределить их по каталогам, воспользовавшись функцией Переместить контекстного меню .

Теперь, щелкнув правой клавишей мыши, вызовем контекстное меню и сделаем краткий обзор представленных в нем пунктов.

Назначение пунктов Отобрать – Удалить, Переместить, Отчеты,

Функции понятно без комментариев, это стандартные функции контекстного меню, имеющиеся во всех разделах Системы.

Итоги – этот пункт меню предназначен для перехода в специальный регистр, называемый "итогами ведомости" (см. ниже "Итоги ведомости").

Лицевые счета – пункт предназначен для просмотра списка лицевых счетов, включенных в ведомость. В этом списке выполняется

Чтобы избежать лишней работы по перемещению ведомостей из корневого в другие каталоги, распределите их один раз по каталогам и затем формируйте новые при помощи функции "Переформировать" (см. ниже "Расформирование, переформирование ведомости").

В ведомость включен один сотрудник , Гвоздев Илья Викторович, табельный номер 1, сумма к выдаче – 10686 рублей 31 копейка. Должность не указана, потому что не указана в лицевом счете. Отметка о депонировании отсутствует, так как депонирование мы не проводили. Кстати, депонирование начисленных сумм проводится именно в этом списке (см. главу "Перечисление и депонирование заработной платы").

Точнее, не сотрудник, а его лицевой счет – сотрудник может иметь несколько лицевых счетов и каждый из них может быть включен в ведомость.

Мы уже неоднократно упоминали про "итоги ведомости" и давали Итоги определение этому понятию. Повторим: итогами ведомости, или просто итогами, мы называем регистр, предназначенный для просмотра и анализа состава выданных по ведомости сумм. В итогах сумма ведомости раскладывается на несколько сумм: на экране Вы видите список, в котором вся начисленная сумма показывается несколькими строками. Формирование итогов

148 Глава 6

происходит по следующему принципу: суммы, начисленные по лицевым счетам с одинаковыми значениями характеристик "Состав затрат", "Вид ЛС", "Должность", "Категория персонала", "Особая отметка", собираются в отдельных строках итогов.

Посмотрим на итоги нашей ведомости:

К сожалению, наш пример слишком прост, чтобы на нем можно было продемонстрировать разложение суммы ведомости в некоторый спектр сумм – ведомость содержит только одного сотрудника и потому вся ее сумма собрана в одной строке (о том, как увидеть сумму, чуть ниже). Чтобы добавить картинке наглядности, представим, что по ведомости у нас проходят не один, а два сотрудника, и новый сотрудник отличается от старого характеристикой "Состав затрат": в его лицевом счете она имеет значение "вспомогательный". Тогда итоги ведомости выглядели бы так:

В соответствии с правилом образования строк итогов, новый лицевой счет попал в отдельную строку; если бы не отличие в характеристике "Состав затрат", он (точнее, его суммы) "влился" бы в первую строку.

Для просмотра суммы строки щелкнем правой клавишей мыши по строке итогов и выберем в контекстном меню пункт Исправить:

Здесь, на вкладке "Категория", мы видим сумму строки в разрезе "Начислено", "Удержано" и т.п. Та же сумма, но в ином разрезе, представлена на вкладке "Выплаты и удержания":

Заметим, что именно данные с этой вкладки будут использованы при формировании сводов проводок по заработной плате. Перед формированием свода здесь Вы можете внести оконча- тельные изменения в состав начислений ведомости: исправить выплаты и удержания или добавить новые, изменить коды счетов проводки. Подробнее об этом мы расскажем в главе "Формирование свода проводок по оплате труда".

150 Глава 6

В заключение скажем еще несколько слов о формировании итогов. Напомним, формирование ведомости мы проводили "без учета штата" (см. выше "Параметры формирования ведомости"). Если же предположить, что в разделе Учет | Подразделения у нас создана штатная структура – например, два подразделения, "Бухгалтерия" и "Отдел кадров", и в параметрах лицевого счета (см. стр. 91) указано, в каком подразделении работает сотрудник (предположим, в "Отделе кадров"), то ведомость можно было бы сформировать "с учетом штата". В этом случае ее итоги выглядели бы так:

Иными словами, строки итогов были бы распределены по подразделениям.

Аналогичная картина будет наблюдаться и в том случае, если лицевые счета в журнале учета лицевых счетов (раздел Учет | Лицевые счета) распределены по каталогам. Например:

Следует учесть, что мы можем получить итоги либо только по подразделениям, либо только по каталогам лицевых счетов. Для получения итогов по каталогам достаточно просто завести каталоги в журнале лицевых счетов, а ведомость формировать "без учета штата"; для получения итогов по подразделениям необходимо "приписать" лицевые счета к подразделениям и формировать ведомость "с учетом штата".