2. Документальне оформлення операцій в готелях.

З метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг Державним комітетом будівництва, архітектури та житлової політики розроблено форми документів первинного обліку в готелях України та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг. Затверджена наказом Держбуду України від 13.10.2000 р. №230 . В готелях використовують такі форми первинних документів:

Анкети мешканця (форма №1-г)

Громадянин, який прибув до готелю, заповнює анкету мешканця в одному примірнику на підставі документа, що засвідчує особу, паспорт чи документ, що його замінює (військового квитка, прав водія), та передає портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а анкету заносять до картотеки. Анкети зберігаються в службі приймання та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та протягом місяця з моменту його вибуття з готелю, після чого їх передають до архіву, де зберігають протягом року, а потім знищують за актом. Анкети у картотеках розміщують в алфавітному порядку.

Для зберігання анкет і роботи з ними в службі приймання та обслуговування готелю бажано створити дві картотеки: у першій зберігати анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - анкети на громадян, які з готелю вибули.

Реєстраційна картка (форма №2-г)

Іноземних громадян та осіб без громадянства у готелях України поселяють на загальних підставах у разі пред'явлення національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу (права водія тощо). Вони заповнюють реєстраційну картку (форма №2-Г) на підставі документа, що засвідчує особу, та передають портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською. Реєстраційні картки зберігають протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма №6-Г) знищують за актом.

Візитна картка готелю (форма №3-г)

Після оформлення документів на проживання у готелі і оплати номера (місця) громадянину видають візитну картку готелю (форма №3-Г), яка надає йому право на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, розміщених у готелі. У готелях, де такі картки не застосовуються, ключ від номера видають на підставі документа про оплату проживання. На картці зазначаються обов'язкові відомості, прізвище мешканця, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю. Заповнюється візитна картка портьє (адміністратором) на підставі анкети мешканця (форма №1-Г) чи реєстраційної картки (форма №2-Г).

Деякі готелі на зворотному боці візитної картки вміщують правила проживання в готелі та правила пожежної безпеки або ж використовують візитні картки різного кольору: окремо для чоловіків і жінок, що, на думку автора, не є порушенням.

Рахунок (форма №4-г)

Проживання і послуги в готелях оплачуються за цінами і тарифами, що встановлюються готелями самостійно відповідно до присвоєної готелю категорії та рівня обслуговування або на договірній підставі. Термін і форма оплати за проживання і послуги встановлюються адміністрацією готелю. У готелях, підпорядкованих підприємствам, установам та організаціям, ціни і тарифи за проживання і послуги, термін і форму їх оплати встановлює власник.

Готель може застосовувати добову або погодинну оплату готельних послуг. Плата за надання готельних послуг стягується відповідно до єдиної розрахункової години - 12 годин поточної доби за місцевим часом. Плата за розміщення в готелі дітей у віці до 5-ти років не стягується за умови розміщення їх із батьками в одному номері без надання окремого місця.

При проживанні споживача в готелі менше однієї доби й у випадку раннього заїзду або пізнього виїзду готель самостійно визначає розмір плати за надання готельних послуг.

Готель не має права надавати додаткові послуги, не включені в договір, без згоди споживача (замовника). Якщо такі послуги все-таки були надані споживачу без його згоди, він може відмовитися від їхньої оплати. У випадку, якщо оплата за такі послуги вже здійснена, готель зобов'язаний повернути сплачену суму споживачу за його вимогою.

Споживач має право в будь-який час розірвати договір про надання готельних послуг за умови оплати фактично наданих готелем послуг.

В свою чергу, готель має право відмовити в поселенні або розірвати договір (здійснити виселення) споживача, якщо він неодноразово порушував внутрішні правила проживання в готелі, що призвело до матеріальних збитків, а також створював незручності для інших постояльців готелю. У зв'язку з цим виникає необхідність у поверненні коштів споживачу за неодержані (недоотримані) послуги.

Як правило, оплата готельних послуг здійснюється в перший день, тобто під час поселення мешканця. Оплата готельних послуг в останній день проживання також не є порушенням, оскільки, термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю.

Під час оплати готельних послуг виписують рахунок (форма №4-Г) у двох примірниках: перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий примірник здається до бухгалтерії. Форма №4-Г "Рахунок" застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі, та використовується при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому). Графа форми "Послуга" містить перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих мешканцю за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та всього до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.

При укладанні угод з організаціями-замовниками, я правило оплата здійснюється за безготівковим розрахунком. Для цього складають звіт про оплату проживання за безготівковим розрахунком – це фінансово-звітний документ розрахункового підрозділу на оплату проживання юридичною або фізичною особою за певний період. Також замість звіту про проживання за фактом надання послуг може складати розрахунок оплати за підготовку номерів та проживання за безготівковим розрахунком.

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г) застосовується для обліку усіх осіб, які проживають у номерах готелю. Ведеться він в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма №1-Г) та реєстраційних карток (форма №2-Г).

Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма №6-Г), теж ведеться в одному примірнику адміністратором за формою, затвердженою МВС України, але на підставі реєстраційних карток (форма №2-Г), паспортів та віз. По закінченні журнал передається на зберігання до архіву готелю. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєстрований у канцелярії. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу. Усі записи в журналі повинні робитися акуратно, виправлення мають бути чіткими.