Лекція 3. Організація позамашинної інформаційної бази План
Поняття позамашинної інформаційної бази.
2. Носії інформації, їх класифікація і основні характеристики.
Поняття позамашинної інформаційної бази
Позамашинна інформаційна база - це сукупність повідомлень і документів, інформація з яких може бути сприйнята людиною без використання засобів обчислювальної техніки
До засобів організації та ведення позамашинної ІБ належать:
системи класифікації та кодування інформації;
уніфіковані системи документації;
методичні та інструктивні матеріали.
Згідно Закону України "Про інформацію", документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є паперові документи.
За ознакою інформації, що міститься в документі, і за призначенням (подальшим використанням) вони поділяються на вхідні та вихідні. Вхідні документи можуть бути нормативно-довідковими та оперативними. Перші належать до категорії умовно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без змін. Оперативні документи містять інформацію, що відображає поточний стан об'єкта управління. До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і матеріали, накладні, платіжні документи тощо.
Вихідні документи формуються в процесі автоматизованої обробки і є результатом певних управлінських рішень. Пояснення та інструкції щодо заповнення документів і контролю їх вірогідності, використання кодових позначень, підготовки документів до введення в електронну пам'ять, приймання і реєстрації документів, процеси і правила корегування інформації в документах, архівування, збереження, зняття копій і знищення документів вказані в інструктивних та методичних матеріалах.
Інформація може розміщуватись на спеціальних паперових бланках і зчитуватись з них в пам'ять комп'ютера автоматично за допомогою сканера. Так, наприклад, здійснюється обробка великих масивів даних (тести абітурієнтів, результати голосування чи перепису населення).
Для організації позамашинної інформаційної бази об’єкта вивчаються та аналізуються інформаційні потоки, склад документації, особливості створюваної технології автоматизованого перетворення інформації. З урахуванням нової технології підготовлюються і розмножуються нормативно-довідкові документи, у разі потреби розробляються нові та удосконалюються старі форми планово-облікових документів, удосконалюються методи підготовки й передавання інформації.
Позамашинна інформаційна база має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформацію задач та спеціалістів вводу даних: достовірність і точність даних; своєчасність, регулярність і повноту надходження даних для їх обробки; усунення надмірності інформації на носії.
Основним носієм позамашинної інформаційної бази економічної інформаційної системи є первинний документ. Навіть в умовах значного поширення магнітних і інших носіїв інформації та використання електронної пошти первинні документи залишаються основним носієм економічної інформації. Причиною цього є те, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи і вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без загрози втратити зафіксовану в них інформацію (на відміну від магнітних), зручні при ручному користуванні, хоч і мають ряд відомих недоліків. Серед недоліків можна назвати невелику інформаційну вмісткість при значних витратах дефіцитного паперу, непристосованість до автоматичного введення інформації в ЕОМ, незручності при пошуку та групуванні інформації.
Зауважимо, що прискорення процесу пошуку інформації при ручній її обробці останнім часом у відділах збуту, розрахунків з постачальниками й покупцями стали поширеними рейтерські картки. Основою рейтерських карток є картки з крайовою перфорацією, але замість кодування інформації вирізами (що в свій час і стримало масове впровадження карток із крайовою перфорацією) використовується метод вставляння в отвори картки кольорових пластикових штифтів-рейтерів. Це дозволяє візуально сприймати в картотеці закодовані ознаки, швидко здійснювати пошук і аналізувати стан справ. Але за наявності АРМ спеціаліста необхідність в таких картотеках відпадає, оскільки потрібні дані можна отримати програмними засобами.