5.4. Створення архівних та робочих копій фонограм у місцевих судах:

5.4.1. Примірники фонограм записуються у вигляді архівної та робочої копії на окремі компакт-диски з обов’язковим накладанням цифрового підпису. Для кожної судової справи виділяються два компакт-диски: один - для архівної копії, другий - для робочої копії. На ці диски записуються всі фонограми судових засідань у справі. У разі, якщо фонограми засідань не вміщуються на один компакт-диск, виділяються додаткові компакт-диски.

5.4.2. Перед початком судового засідання секретар повинен:

- отримати нові компакт-диски для архівної та робочої копій або компакт-диск з архівною копією попереднього засідання у цій справі, про що робиться запис у журналі обліку видачі компакт-дисків. Робоча копія для запису береться зі справи;

- унести до журналу час закінчення звукозапису судового засідання, об’єм фонограми звукозапису (Мб), прізвище особи, якою накладено цифровий підпис, що унеможливлює втручання, чи підробку фонограми, також до журналу записується серійний номер диска з архівною копією.

5.4.3. Після закінчення засідання секретар повинен:

- здійснити запис фонограми на компакт-диски - створити архівну та робочу копії з обов’язковим накладанням цифрового підпису;

- перевірити якість запису архівної копії;

- архівну копію передати архіваріусу;

- робочу копію долучити до судової справи;

- вилучити фонограму з комплексу звукозапису.

5.4.4. Установлюється така форма журналу обліку видачі компакт-дисків:

- дата, час видачі;

- серійний номер компакт-диска;

- ознака нового диска ("Н" - новий, "П" - з попередніми засіданнями);

- прізвище, ім'я, по батькові секретаря, який отримав компакт-диск;

- підпис секретаря;

- дата, час повернення компакт-диска архіваріусу;

- підпис архіваріуса електронного архіву;

- примітка.

5.4.5. Після запису архівної копії секретар або працівник, на якого покладено обов’язок, здійснює перевірку якості запису шляхом вибіркового прослуховування. Компакт-диск пакується у конверт. У разі позитивного результату перевірки конверт диска маркується.

5.4.6. До маркування конверта компакт-диска входять такі відомості:

- номер судової справи;

- серійний номер компакт-диска;

- дата судового засідання;

- прізвище працівника який накладав цифровий підпис;

- підпис секретаря;

- примітка (вписується об’єм фонограми звукозапису (Мб) відповідно до відомостей зазначених в журналі).

5.4.7. Після запису архівної копії створюється робоча копія, що зберігається разом із справою.

5.4.8. Конверт робочої копії маркується та разом з робочою копією фонограми долучається до справи.

5.4.9. Після створення архівної копії секретарем вилучається оригінал фонограми з комплексу звукозапису залу судового засідання.

5.4.10. За клопотанням особи, яка бере участь у справі, може бути за плату здійснено повне або часткове роздрукування технічного запису судового засідання за розпорядженням головуючого у кожному випадку залежно від обставин. Працівник, на якого покладено обов’язок, створює копії фонограми для зазначених осіб.

5.4.11. Дані щодо створення та видачі робочих копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються у спеціальний (електронний, якщо використовується "Діловодство суду") журнал обліку видачі робочих копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.

5.4.12. Установлюється така форма журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання:

- дата, час видачі;

- серійний номер компакт-диска;

- дата судового засідання;

- номер судової справи;

- прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск;

- підпис особи, яка отримала компакт-диск;

- прізвище, ім'я, по батькові працівника суду, який видав компакт-диск;

- підпис працівника суду, який видав компакт-диск;

- примітка (вписується об’єм фонограми звукозапису (Мб) відповідно до відомостей зазначених в журналі, прізвище працівника який накладав цифровий підпис);