2.6. Учет кассовых операций

В кассу предприятия денежные средства в иностранной валюте поступают текущего валютного счета организации в уполномоченном банке. Полученные наличные валютные средства (согласно закону 173 – ФЗ от 10.12.2003 г., ст. 9) организация имеет право использовать только для оплаты командировочных расходов сотрудников организации за пределами РФ.

Порядок приемы валютных средств в кассу организации их их выдачи персоналу тот же, что и по рублевым суммам. Обязательным является составление приходных и расходных кассовых документов и проведение записей в кассовой книге. За нарушение кассовой дисциплины при ведении кассовых операций с валютой кассир и главный бухгалтер организации несут такую же ответственность, как и по операциям с рублевыми суммами.

Учет кассовых операций в валюте ведется на тех же счетах, которые используются для рублевых сумм, но сумма каждой операции в документах и накопительных регистрах должна отражаться и в рублях и в соответствующей валюте с указанием официального курса валюты на дату совершения операции. За время хранения валюты в кассе организации её курс может меняться. В этом случае в записях по счетам отражаются курсовые разницы. По возникшим курсовым разницам записи даются и в кассовой книге, иначе реальный остаток денег в кассе не будет соответствовать учетному сальдо.

Кассир должен вести аналитический учет прихода, расхода и остатков по каждой валюте отдельно. В синтетическом учете рекомендуется движение сумм валюте отражать на отдельных субсчетах счета 50.

Основные кассовые операции с валютой

Содержание операции	Сумма, руб.	Дт	Кт	Основание
21 ноября 200хх г. в кассу предприятия получено 5000 долл. Для оплаты командировочных расходов. Официальный курс доллара составлял 29.7 долл./руб.	148 500	50	52-1	Приходный кассовый ордер
28.11.200хх г. отражена курсовая разница по официальному курсу 29.5 долл./руб.	1000	91	50	Бухгалтерская справка-расчет
28.11.20хх г. Наличная валюта выдана под отчет согласно приказу на командировку и оформленному командировочному удостоверению по официальному курсу 29.5 долл./руб.	148 000	71	50	Расходный кассовый ордер

Чтобы избежать лишних записей о расчетах по операциям с валютой, лучше получать валюту и выдавать её командируемым лицам в один и тот же день. Сдавать остатки неиспользованных подотчетных сумм в валюте на текущий валютный счет в банке надо также в день её поступления в кассу от подотчетного лица.

2.7. Учет расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой следует считать поездку работника по заданию работодателя с тем, чтобы выполнить определенный круг обязанностей в установленный срок. ТК РФ устанавливает круг лиц, которые могут быть направлены в командировку, гарантии и возмещение расходов по служебным командировкам. Направление работника в командировку оформляется первичными документами, утвержденными приказом Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1. При этом издается приказ о командировке (ф. № Т-9 или Т-9а). Командировочное удостоверение (ф. Т-10) на загранкомандировку не выписывается, за исключением поездок в страны СНГ, с которыми заключены договоры о том, что в документах на въезд и выезд из страны не проставляются отметки о пресечении границы. Этот порядок формально предусмотрен для работников бюджетных организаций. Но в письмах Минфина РФ от 24.10.2006 г. № 03-03-04/2/225, от 17.05.2006 г. № 03-03-04/1/469, от 06.12.2002 г. № 16-00-16/158 высказывается мнение, что командировочное удостоверение дополнительно к приказу составлять и выдавать нецелесообразно.

В настоящее время нахождения работника в другой стране определяется по отметкам в загранпаспорте работника согласно письму Минфина РФ от 17.05.2006 г. № 03-03-04/1/469. При безвизовом режиме время нахождения в командировке определяется по проездным (любого вида транспорта) билетам. Днем пересечения границы в этом случае считается день отъезда работника из пункта отправления. Днем отъезда считается выезд из пункта командировки. Подобный порядок определения даты въезда в страну и выезда из неё используется и при переезде из одной зарубежной страны в другую страну Евросоюза.

Выдача работникам авансов на зарубежные командировки в иностранной валюте разрешена согласно изменениям, внесенным в Федеральный закон № 173 – ФЗ, ст. 9, начиная с 2006 г.

Как и по обычным командировкам внутри страны, по возвращении из загранкомандировки работник должен в трехдневный срок представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (ф. № АО-1) с документами, подтверждающими факт нахождения в командировке и суммы расходов в это время. К авансовому отчету прилагается отчет (ф. № 10а) о выполнении служебного задания. Зарубежные документы должны иметь построчный перевод. Согласно закону 173-ФЗ командированный работник может вывезти через границу РФ сумму иностранной валюты, равную (в пересчете) 10 000 долл. США или не выше этой суммы. Организация может оплатить командировочные расходы также и переводом валюты за пределы РФ на:

1. имя командированного лица на счет в банке – нерезиденте,

2. на счет третьего лица в банке - нерезиденте в пользу командированного работника;

3. в банк - нерезидент на имя командированного лица до востребования.

Аванс на командировку в иностранной валюте может быть выдан при помощи банковской карты или дорожным чеком.

Командировочные расходы по зарубежным поездкам пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Возмещению подлежат расходы на:

1. проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

2. наем жилого помещения, включая стоимость дополнительных услуг гостиниц ( кроме расходов на обслуживание в барах, ресторанах и номере, на оздоровительные услуги);

3. суточные или полевое довольствие в пределах норм, установленных Правительством РФ;

4. оформление и получение виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и других подобных документов;

5. оплату консульских, аэродромные сборы, сборы на право въезда, прохода, транзита автомобильного автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими аналогичными сооружениями и другие подобные расходы.

Размер и порядок выплаты суточных по загранкомандировкам в иностранной валюте определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812. Согласно указанному нормативному документу суточные со дня пересечения границы РФ и до дня её пересечения при въезде суточные выплачиваются в размерах, установленных для соответствующей страны (для каждой отдельно – при переезде из одной страны в другую). В соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216 ФЗ по загранкомандировкам не будут облагаться налогом на НДФЛ суточные с 1.01.08 в размере не более 2 500 руб. за каждый день нахождения за пределами РФ.

Расходы на проезд подлежат компенсации в фактических суммах без ограничений по стоимости, указанной в проездных документах.

В некоторых случаях обязательным условием для получения визы является оформление полиса медицинского страхования. В таких случаях при наличии соответствующих документов из посольства страны пребывания командированного лица возможна компенсация этих расходов и включение их в налогооблагаемую базу.

Представительские расходы, сделанные командированным лицом, могут быть признаны и компенсированы при наличии соответствующих документов как прочие расходы в установленном порядке.

На счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам отражаются в том же порядке, что и внутри страны.

с

Пример.

Сотрудником организации представлены авансовый отчет о служебной командировке в Нью-Йорк и документы, подтверждающие фактические расходы. Срок командировки – шесть дней. 4 января получен аванс в размере 1 900 долл. США и 100 руб. (курс Банка России на дату выдачи аванса составлял 30 руб. за 1 долл.).

Выдача аванса отражена в учете следующим образом:

Дт 71-2		57 000 руб. (1 900 х 30)
Кт 50-2

Дт 71-1		100 руб.
Кт 50-1

Утвержденные нормы суточных в США 67 долл. Норма, утвержденная советом директоров, - 75 долл. (курс доллара на день представления отчета 29 руб. за 1 долл.). Согласно авансовому отчету произведены следующие расходы:

1. Оплата авиабилетов Москва - Нью-Йорк - Москва	800 долл. (23 200 руб.)
2. Оплата услуг гостиницы, всего	600 долл. (17 400 руб.)
в том числе:
по нормам (100 долл. в сутки)	100 х 5 = 500 долл. (14 500 руб.)
сверх норм	20 х 5 = 100 долл. (2 900 руб.)
3. Суточные, всего	375 долл. (10 875 руб.); 75 х 5
в том числе:
по норме	67 х 5 = 335 долл. (9 715 руб.)
сверх норм	8 х 5 = 40 долл. (1 160 руб.)
4. Суточные в рублях на день пересечения границы	100 руб.
5. Оплата такси из аэропорта при возвращении из командировки (возмещению не подлежит)	250 руб.
Отчет утвержден в сумме	51 575 руб. (1+2+3+4)

Всего расходы по нормам составили: 23 200 руб. + 14 500 руб. + 9 715 руб. = 47 415 руб.

Расходы сверх норм составили: 2 900 руб. + 1 160 руб. = 4 060 руб.

При списании расходов в бухгалтерском учете производятся записи:

Дт 26		1 635 долл. (47 415 руб.)
Кт 71-2

Дт 26		100 руб.
Кт 71-1

Дт 26		140 долл. (4 060 руб.)
Кт 71-2

Отрицательная курсовая разница, возникшая с момента выдачи валюты до момента подписания отчета, составила 1 900 руб. (30 руб. – 29 руб.) х 1 900 долл.

Эта разница отражена в бухгалтерском учете записью:

Дт 91		1 900 руб.
Кт 71-2

Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу, в бухгалтерском учете произведена запись:

Дт 50-2		125 долл. (3 625 руб.).
Кт 71-2

1 Международные правила толкования торговых терминов, которые впервые были опубликованы Международной торговой палатой в 1936 г., затем вносились дополнения и изменения в 1953, 1967, 1976, 1980, 1990 и 2000 г. Инкотермс − краткое наименование базиса поставки в соответствии с международными правилами толкования стандартных формулировок условий поставки товара.

20