срок исполнения;

2. порядок проверки документа:

• ответственный за проверку;

• кто представляет;

• порядок представления;

• срок представления;

2. порядок обработки документа:

• исполнитель;

• срок исполнения;

2. порядок передачи документа в архив:

• исполнитель;

• срок передачи.

Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать свое­временное и качественное оформление документов, а так­же достоверность содержащихся в них данных.

Организация документооборота с применением компь­ютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распреде­лению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевре­менность подготовки необходимых управленческих доку­ментов.

2.1. Организация работы с документами

Технологическая цепочка движения и обработки доку­ментов в общем виде включает несколько этапов:

• прием и первичную обработку;

• предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрацию;

• направление на исполнение;

• исполнение;

• оформление и удостоверение;

• отправку.

Документооборот делится на составляющие — потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки:

• входящий (документы, поступающие в организа­цию);

• внутренний (документы, не выходящие за пределы организации);

• исходящий (документы, отправляемые из организа­ции).

Названные выше документопотоки различаются соста­вом документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от рас­пределения обязанностей между руководителями, степени регламентации функций руководителя и структурных под­разделений и принятой в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим некоторые особенности организации этих документопотоков.

Порядок обработки входящих документов. Прием и об­работка входящих документов производится работником службы делопроизводства или секретарем. Эти документы могут поступать по почте, телеграфу, факсу, через курьера или по электронной почте. Необходимо организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, а также координировать их движение.

Движение поступивших документов и работа с ними происходит по следующим этапам:

• прием и первичная обработка;

• предварительное рассмотрение, распределение, раз­метка;

• регистрация;

• рассмотрение руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение;

• подшивка в дела;

• использование в информационно-справочной работе.

Прием поступающих в организацию документов про­изводится после тщательной проверки адресных дан­ных корреспонденции, а также ее количества. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи вместе с описью-реестром на все получаемые документы. В отдельных случаях проверяется также вес отправлений, целостность упаковки и сохранность печатей.

После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия докумен­тов либо приложений об этом сообщают отправителю и де­лают отметку на самом документе и в журнале регистра­ции входящих документов в графе «Примечание». После первичной обработки все конверты уничтожаются. Лишь в случае необходимости определения адреса отправителя, времени отправки или получения конверты сохраняются, так как могут служить подтверждением соответствующих фактов.

При обработке поступающей корреспонденции кон­верты с пометкой «Лично» не вскрываются, а передаются непосредственно адресату. При этом на конвертах могут проставляться дата и учетный номер. Корреспонденция, ко­торая имеет пометку «Конфиденциально», обрабатывается сотрудником, имеющим к ней допуск.

Получение входящих документов посредством техниче­ских средств осуществляется непосредственно в организации. При этом на особо важные документы или сообщения запраши­вается подтверждение и только после этого их содержание доводится до руководителя. Обязательно проверяется об­щее количество полученных страниц и их соответствие чис­лу страниц, указанному в документе. О каких-либо несоот­ветствиях или плохом качестве переданного текста следует незамедлительно сообщить отправителю.

Предварительное рассмотрение поступающих доку­ментов производится в первую очередь с целью их рас­пределения на нерегистрируемые и регистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации. На регистри­руемых документах проставляется штамп, где указывается их порядковый учетный номер и дата поступления. В штам­пе также может быть предусмотрено место для последу­ющего проставления входящего регистрационного индекса.

Кроме того, на этапе предварительного рассмотрения входящих документов необходимо осуществить их от­бор с целью направления руководителю наиболее важных и срочных. Ведь большая часть решений по поступающей информации может быть принята заместителями руко­водителя, а также руководителями или специалистами структурных подразделений. При просмотре поступивших на имя руководителя документов выявляются те, которые должны быть ему представлены в обязательном порядке. Это распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по ключевым вопросам деятельности организации и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем.

Без предварительного рассмотрения передаются по на­значению документы, которые имеют в адресе указание структурного подразделения или фамилию сотрудника ор­ганизации.

Документы, предназначенные для нескольких структур­ных подразделений, передаются им поочередно или в копи­ях.

Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить использование настольного устройства сортировки. Оно представляет собой набор лотков, име­ющих наклейки с условным обозначением структурных подразделений и должностных лиц организации. В эти лот­ки раскладываются поступающие документы. При неболь­шом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями.

При осуществлении предварительного рассмотрения до­кументов также следует выяснить, не нуждаются ли доку­менты, передаваемые руководству организации, в подборе дополнительных материалов (нормативных документов, предыдущей переписки и т.д.). Соответствующие докумен­ты подбираются делопроизводителем и передаются руково­дителю вместе с входящими документами.

Если в обязанности делопроизводителя входит доклад руководителю о поступивших документах, то необходимо предварительное ознакомление со всеми материалами. При подготовке полученных документов на доклад руководи­телю осуществляется их разметка (выделение заголовков и некоторых других реквизитов цветным маркером) и ук­ладка (документы, требующие первоочередного рассмотре­ния, кладутся в папку поверх остальных либо помещаются в отдельную папку).

Передача входящих документов на рассмотрение руко­водителю должна осуществляться после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления и в тот же день передает их дело­производителю, которому следует убедиться в наличии ре­золюции руководителя на каждом возвращенном докумен­те. В резолюции назначаются исполнители, определяются сроки исполнения и даются конкретные указания по ис­полнению данного документа. Эти сведения должны быть занесены в регистрационный журнал, после чего документ передается на исполнение. Резолюция может послужить ос­нованием для постановки документа на контроль.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, считается ответст­венным исполнителем. Для обеспечения оперативного ис­полнения документа несколькими лицами секретарь делает соответствующее количество копий. При этом необходимо следить, чтобы копирование документов не выходило за рамки разумного, так как увеличение объема документо­оборота приводит к дополнительным затратам труда, мате­риалов и времени, что в конечном итоге снижает эффектив­ность работы всей организации.

Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения), находится у него до окончательного решения вопроса.

Когда работа с документом завершена (выполнено кон­кретное задание, составлен ответный документ и т.д.), на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, которое может иметь, например, заголовок «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)». В дальнейшем этот документ может быть использован для информационно - справочной работы.

Порядок обработки исходящих документов. Документы, которые отправляются организацией, называются исходя­щими. Обработка таких документов происходит по следу­ющим этапам:

• составление исполнителем проекта;

• согласование проекта;

• доработка проекта (в случае необходимости);

• визирование (в случае необходимости);

• проверка правильности оформления проекта;

• подписание руководителем (в необходимых слу­чаях — утверждение);

• регистрация;

• отправка адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) в дело;

• использование в информационно-справочной работе.

Подготовка проекта документа начинается со сбора необ­ходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. Затем разрабатывается проект доку­мента. Правильность оформления проекта документа про­веряет работник службы делопроизводства или секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре).

Далее в случае необходимости проект документа про­ходит согласование с руководителями структурных под­разделений, которое оформляется визами, проставляемы­ми на остающемся в организации экземпляре. Кроме того, в отдельных случаях согласование может быть внешним. Согласование может происходить параллельно (когда для предварительного ознакомления проект документа пере­дается всем участвующим в его подготовке организациям и лицам) и последовательно (когда проект направляется по очереди в различные организации и подразделения в соот­ветствии с их функциями).

После получения на проекте документа всех виз его пе­редают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основа­нии которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы и т.д.). Руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями струк­турных подразделений. Чем выше уровень подписания до­кументов, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому во многих случаях следует предоставлять право подписи на исходящих документах руководителям струк­турных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания документ передается секретарю для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов). После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день после проверки правильности адресования и комплектности до­кумент должен быть отправлен адресату.

Второй экземпляр отправленного документа (или един­ственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. Впоследствии он может быть ис­пользован в информационно-справочной работе.

Порядок работы с внутренними документами. Внут­ренние документы составляются, исполняются и хранят­ся в рамках данной организации. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с ис­ходящими документами:

• составление проекта исполнителем;

• проверка правильности оформления;

• согласование проекта;

• подписание руководителем (в необходимых слу­чаях — утверждение);

• при повышенных требованиях к обеспечению сохран­ности документов или их больших объемах — регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутрен­ними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

• передача исполнителю (при наличии нескольких ис­полнителей — копирование документа);

• контроль исполнения;

• исполнение;

• проставление отметки об исполнении;

• подшивка в дело;

• использование в информационно-справочной работе.

В дальнейшем внутренние документы могут использо­ваться в информационно-справочной работе в течение сро­ка от одного года до трех лет.

Совершенствование документооборота разумнее всего начать с внутренних документов. В работе с такой доку­ментацией необходимо решить вопросы сокращения дуб­лирующих друг друга документов, уменьшения количества изготавливаемых копий, а также более широкого использо­вания без документного решения текущих вопросов внутри организации. Для этого следует использовать возможности локальной компьютерной сети, которая позволяет заменить традиционные документы электронными. При этом возрас­тает оперативность передачи и поиска необходимых доку­ментов внутри организации, экономится бумага и тонер, обеспечивается возможность работы над одним документом сразу нескольких исполнителей на своих рабочих местах.

2.2. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс по­ступления в регистрационном штампе.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пре­делах регистрируемого массива документов, который, исхо­дя из задач поиска, дополняется индексами по номенклату­ре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: поряд­ковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире.

Регистрации подлежат все документы, требующие уче­та, исполнения и использования в справочных целях (рас­порядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бу­мажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистри­рованного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистри­руются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, ре­шения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. Порядковые регист­рационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в от­деле снабжения, бухгалтерская — в бухгалтерии. Место ре­гистрации документа закрепляется в инструкции по дело­производству или в приказе руководителя.

Документы регистрируются в регистрационных журна­лах или других регистрационных формах (например, кар­точках).

На выбор формы регистрации оказывают влияние:

• количество входящих, исходящих и внутренних доку­ментов;

• наличие документов, требующих строгого учета;

• принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

• возможность использования организацией компью­терных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (на­пример, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что- либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах. В современной управленческой практике журимы для регистрации доку­ментов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние до­кументы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах.

Карточная форма регистрации позволяет сделать про­цесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в самых различных ор­ганизациях. Сведения о регистрируемом документе за­носятся в РКК. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно.

РКК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сто­рона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — для исходящих и внутренних. Так, при реги­страции писем-ответов сведения о них заносятся на обо­ротную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Количество экземпляров РКК определяется организацией самостоятельно в зависи­мости от централизации ведения делопроизводства, коли­чества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. Обычно требуется три экземпляра карточек: один помеща­ется в контрольную картотеку, второй — в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом.

В последнее время все большее распространение полу­чают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компью­тере и создавать при этом базу данных по документам ор­ганизации.

Для достижения информационной совместимости реги­страционных данных и создания условий перехода к авто­матизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

Регистрацию документов можно рассматривать как на­чальный этап контроля их исполнения. Возможность про­верки исполнения документов должна быть заложена в сис­теме делопроизводства, принятой в организации.

Предположим, руководитель организации дает поруче­ние секретарю поставить на контроль исполнение отдель­ных документов. Получив соответствующие указания, сек­ретарь проставляет красным маркером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делается отметка о контро­ле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из ко­торых формируется контрольная картотека. Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал — ответствен­ному исполнителю).

Срок исполнения для большинства документов не дол­жен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки испол­нения документа. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения доку­мента. В случае существенной задержки исполнения необ­ходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники.

2.3. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия специалиста с документ­ной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое как особыми спосо­бами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

• использование, включающее и учет документов в те­кущей деятельности граждан и организаций;

• хранение документов и сведений о них с целью после­дующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в дея­тельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, ра­боту системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и ар­хитектурные, материальные памятники эпохи, должны со­храняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содер­жащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускни­ках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но, в конечном счете, утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости за­дач системы управления появляется возможность прове­дения оценки ценности документной информации, цирку­лирующей в любой системе управления, на основе единых критериев. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведе­ния его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля над исполнением доку­ментов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и от­бора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профес­сиональный термин «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно- методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопро­сов, создаются постоянно действующие Экспертные Комисии (ЭК). В крупных ор­ганизациях с большим объемом документооборота создает­ся Центральные ЭК, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют на основании утвержденных руководите­лями организации Положений о постоянно действующей ЭК.

2.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, опе­ративность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. На­учно обоснованная классификация документов имеет боль­шое значение не только для оперативной работы в органи­зациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Единый подход к классификации документов в органи­зации обеспечивает номенклатура дел. Она:

• представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организа­ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус­тановленном порядке;

• является классификационным справочником, обяза­тельным для составления во всех государственных органи­зациях, и должна содержать полный перечень дел, заводи­мых всеми структурными подразделениями;

• закрепляет классификацию (группировку) исполнен­ных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел;

• служит основным учетным документом в делопро­изводстве, в ведомственном архиве она используется в ка­честве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве ос­новы при составлении описей дел постоянного и временно­го (свыше 10 лет) хранения;

• необходима для организации информационно - поисковой системы, т.е. классификационная основа номенк­латуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатыва­ются службами документации организаций, имеющих под­ведомственную сеть. Указанные номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифициро­ванный состав дел, заводимых в делопроизводстве опреде­ленной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является норма­тивным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел могут быть составлены для любой организации. Они, в отличие от типовых, носят рекомендательный харак­тер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кото­рые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке ока­зания методической помощи могут разрабатываться орга­низациям Федеральным архивным агентством на договор­ных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) конкретной организации, рас­смотрены и согласованы в ЭПК соответствующего архив­ного органа и утверждены руководителем организации

Независимо от наличия типовой или примерной номенк­латуры дел каждая организация должна составлять собст­венную номенклатуру. Ответственность за разработку но­менклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и кон­тролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации.

В номенклатуру дел включаются все документы, состав­ляемые в данной организации и поступившие в нее из дру­гих организаций. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно — новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и справочные картотеки, журналы учета документов и из­даний с соответствующим грифом подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них со­ставляется самостоятельная номенклатура дел.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет.