1.3. Структура службы доу

Наименование и структура службы ДОУ устанавлива­ются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

• секретариат (приемная, секретариат министра, сек­ретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре (руководителе ведомства);

• канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

• отдел писем (жалоб);

• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

• центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследо­вательских, проектных, конструкторских организациях, в учебных заведениях и других организациях функциони­рует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию рабо­ты с документами и внедрению технических средств; рас­смотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; маши­нописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах со­став и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправ­ления создается общий отдел. В его состав включаются: сек­ретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная груп­па, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предпри­ятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специаль­но назначенное лицо.

Штатная численность службы ДОУ должна соответ­ствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием. Для опре­деления количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов числен­ности служащих, занятых в экономических и администра­тивно-хозяйственных службах производственных предпри­ятий, и укрупненные нормативы времени — на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы осуществляют свои функции в со­ответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция ра­ботника службы ДОУ состоит из следующих разделов: об­щие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

1.4. Права и ответственность службы доу

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется за­конодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов фе­дерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, прави­лами, инструкциями, методическими рекомендациями уч­реждений Росархива и другими действующими норматива­ми по вопросам ДОУ.

Служба ДОУ имеет право:

• принимать меры и осуществлять контроль над сокра­щением избыточной информации в организации и подве­домственной системе (для организаций, имеющих подве­домственную систему);

• контролировать и требовать от руководителей струк­турных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

• запрашивать от структурных подразделений и орга­низаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

• проводить проверку организации ДОУ в структур­ных подразделениях и доводить итоги проверок до руко­водителей структурных подразделений для принятия соот­ветствующих мер;

• привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов доку­ментов по поручению руководства;

• возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

• определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;

• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

• разрабатывать положение о структурных подразде­лениях службы ДОУ и должностные инструкции работни­кам;

• вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях на­рушения подразделениями и должностными лицами уста­новленных правил работы с документами;

• участвовать в обсуждении руководством организа­ции вопросов, касающихся состояния работы с докумен­тами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

• вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников служ­бы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение ус­тановленного порядка работы с документами в организа­ции и выполнение указаний и поручений руководства и со­блюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Служба ДОУ находится в тесном взаимодействии:

• со всеми руководителями структурных подразделе­ний организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенст­вования стиля и методов работы с документами; подготов­ки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

• с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряже­ний, инструкций, положений и других документов;

• с кадровой службой — по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кад­ров отдела (отделения);

• со службой материально-технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

• со службами АСУ — по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных ин­формационных систем.