31

Тема 4. Организация документооборота и технология делопроизводства

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспе­чивающая документирование и организацию работы с до­кументами.

Современное делопроизводство представляет собой сис­тему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:

• своевременное и правильное создание документов (документирование);

• организацию работы с документами (создание систе­мы норм, обеспечивающих движение документов в аппара­те управления и их использование в справочных целях);

• выполнение определенного цикла операций с доку­ментами (получение, передача, обработка, учет, регистра­ция, контроль);

• хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или к уничтожению).

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должно­стными лицами. Формы применяемых в организации доку­ментов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководите­лем организации.

1. Служба доу

1.1. Сущность доу

Под документационным обеспечением управления учреждения следует понимать фиксацию, за­пись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управ­ленческих решений информации в соответствии с установ­ленными в учреждении порядком и правилами.

Зафикси­рованная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов об­разует документацию учреждения. Состав документации учреждения определяется:

• пределами ответственности (компетенцией) данного учреждения;

• задачами и функциями, обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения;

• установленными в учреждении порядком и правила­ми решения управленческих проблем, связанных с осуще­ствлением предприятием своей деятельности и созданием для этого необходимых условий;

• объемом и характером взаимосвязей данного учреж­дения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления (в том числе федеральными, местны­ми и ведомственными).

Документирование управленческой деятельности необ­ходимо также рассматривать в качестве важной составля­ющей ДОУ предприятием.

В соответствии с определением ГОСТ 51141—98 ДОУ — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирова­ние и организацию работы с официальными документами.

В общем и целом организация указанной работы осу­ществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом особенностей сформировавшейся в учреждении системы ДОУ, основу которой составляет документооборот учреждения.

В связи с последним замечанием правомерно поставить вопрос о юридической основе документирования управлен­ческой деятельности учреждении. Ее составляют:

• Указы и распоряжения Президента РФ, постанов­ления и распоряжения Правительства РФ, регламентиру­ющие вопросы ДОУ на федеральном уровне;

• нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;

• нормативно-правовые акты органов представитель­ной и исполнительной власти субъектов РФ и их террито­риальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;

• ГСДОУ;

• ГОСТ по вопросам ДОУ;

• УСД;

• общероссийские классификаторы технико-экономи­ческой и социальной информации;

• нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;

• нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;

• организационно-распорядительные и организационно- методические документы предприятий (организаций, учреж­дений) по вопросам ДОУ.

Последние разрабатываются учреждениями и включают:

• инструкцию по ДОУ (делопроизводству) учреждения;

• положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;

• инструкции для должностных лиц учреждения, к ком­петенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ;

• нормы времени и выработки на процессы и операции, осуществляемые сотрудниками учреждения при обращении с документами.

Общее руководство вопросами документационного обес­печения, как правило, возлагается на заместителя руково­дителя учреждения. Непосред­ственная организация этой работы обычно возлагается на руководителя специализированного структурного подраз­деления — службу (отдел, отделение, группу) ДОУ.

Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся во­просы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соот­ветствующих должностных лиц (структурных подразделе­ний), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений.