Построение книги «Сотрудники»

В данном примере показано использование в расчетах следующих функций MS Excel:

• сортировка данных;

• установка фильтра и выборка данных по условию, задаваемому пользователем;

• СЧЕТЕСЛИ( ) – подсчет количества ячеек, значения которых удовлетворяют заданному условию;

• ОТБР( ) – отбрасывает дробную часть числа;

• ТДАТА( ) – функция отображения текущей даты.

1. Создайте книгу в MS Excel и сохраните ее в своей папке с именем Сотрудники.

2. Сформируйте и отформатируйте таблицу в соответствии с образцом (рис.2.27), листу присвойте имя Отдел.

3. Заполните таблицу расчетными данными.

3.1. В ячейку B3 вставьте функцию определения текущей даты ТДАТА( ), используя Мастер функций, в ячейку будет занесена формула:

=ТДАТА( )

3.2. Рассчитайте возраст сотрудников: ячейкам F6:F25 присвойте числовой формат с одним десятичным знаком; формула расчета возраста имеет вид:

=(Текущая дата - Дата рождения) / 365

С учетом того, что адрес ячейки, содержащей значение текущей даты, должен быть абсолютным, в ячейке F6 формула будет иметь вид:

=($B$3-E6)/365

Скопируйте ее на остальной интервал, используя маркер автозаполнения;

3.3. Рассчитайте количество полных лет:

=ОТБР(Возраст)

Расчетную формулу сформируйте сами (=ОТБР(F6)).

3.4. Определите количество мужчин в отделе:

=СЧЕТЕСЛИ(C6:C25;”м”)

3.5. Аналогичным образом подсчитайте количество женщин.

4. Отсортируйте данные по сотрудникам в алфавитном порядке:

- выделите ячейки B5:G25;

- выберите Данные – Сортировка, появится окно сортировки (рис.2.28);

- в первом поле Сортировать по выберите из списка полей ФИО и щелкните мышкой по кнопке ОК.

Аналогичным образом можно отсортировать данные по другим полям, а также по нескольким полям одновременно.

Рис.2.28. Окно Сортировка

5. Установите Фильтр: выделите ячейки шапки – Данные – Фильтр.

6. Выборки данных:

6.1. Выберите всех женщин:

- щелкните по кнопке списка столбца Пол;

- отмените флажок Выделить все и установите условие отбора: ж;

- скопируйте этот список на Лист2, присвойте этому листу имя Женщины;

- выполните подгонку ширины столбцов;

- отмените фильтр на листе Отдел: щелкните по кнопке списка столбца Пол – установите флажок Выделить все.

6.2. Выберите всех мужчин, скопируйте их список на Лист3, присвойте этому листу имя Мужчины; выполните подгонку ширины столбцов.

6.3. Выберите всех сотрудников, родившихся в 1980г.:

- щелкните по кнопке списка столбца Дата рождения;

- выберите Фильтры по дате – между – появится окно Пользовательский автофильтр (рис.2.29);

- в левом поле первой строки выберите больше или равно – в правом напечатайте 01.01.1980 – в левом поле второй строки выберите меньше или равно – в правом напечатайте 31.12.1980 – ОК;

- таким образом, будут выбраны сотрудники, дата рождения которых находится в интервале от 1 января 1980г. по 31 декабря 1980г. включительно;

- добавьте лист и скопируйте на него полученный список.

6.4. Постройте список сотрудников, родившихся в 1979г.

7. Подготовьте к печати все созданные таблицы.

Рис.2.29. Окно Пользовательский автофильтр