Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЮЖНО-РОССИЙСКИЙ ИНСТИТУТ-ФИЛИАЛ
Кафедра информационных технологий
И.Е.Гайсинский, Н.Н.Еременко, Н.А.Феоктистова
MS Office 2007:
Система обработки данных
Часть 1
Учебное пособие
Ростов-на-Дону
2011
Ф
ГБОУ
ВПО РАНХ и ГС ЮРИ-филиал
Кафедра информационных технологий
Гайсинский И.Е. и др.
MS Office 2007: система обработки данных. Ч.1. Учебное пособие/ И.Е. Гайсинский, Н.Н. Еременко, Н.А. Феоктистова. Ростов н/Д: Изд-во ЮРИ-филиала. 2011. 108 с.
Рекомендуется в качестве учебного пособия при проведении практических занятий по дисциплинам информационно- технологического цикла, а также для самостоятельной работы студентов, аспирантов, научных работников и слушателей системы переподготовки и повышения квалификации.
Печатается по решению кафедры.
Протокол № 10 от 27 июня 2011г.
Содержание
Введение 4
Раздел 1. Текстовый процессор MS Word 7
Тема 1.1. Форматирование текста 7
Тема 1.2 Сноски, вставка рисунков в текст 16
Тема 1.3 Формирование формул в документах 23
Тема 1.4. Документы сложной структуры 27
Тема 1.5 Таблицы 29
Тема 1.6 Расчеты в таблицах. Графики 38
Тема 1.7 Верстка документа 47
Раздел 2. Электронные таблицы Excel 53
Тема 2.1 Формулы. Пользовательский список 53
Тема 2.2 Абсолютная адресация (использование $) 59
Тема 2.3. Логическая функция ЕСЛИ. Абсолютная адресация (присвоение имени) 65
Тема 2.4 Макроподстановки. Сводные таблицы и диаграммы. Подготовка таблиц для печати 79
Тема 2.5 Фильтры. Сортировки. Промежуточные итоги 94
Приложение. Образец форматирования реферата (фрагменты) 104
Глава I. ПЕРВОЕ ПОКОЛЕНИЕ эвм 106
Заключение 108
Список использованной литературы: 109
Введение
Постоянно обновляемое программное обеспечение (ПО) современных компьютеров, особенно операционные системы компании Microsoft и прикладное ПО MS Office, требуют оперативного реагирования в образовательном процессе и его методическом обеспечении. За счет использования концептуальной преемственности нового ПО основной акцент делается на его дополнительные возможности и изменения интерфейса. Пособие по практическому использованию MS Office 2007 в учебном процессе СКАГС разработано впервые.
Причем опыт преподавания дисциплин «Информатика» и «Информационные технологии управления» на кафедре информационных технологий СКАГС подтверждает необходимость усиления при этом самостоятельной работы студентов. Основанием для этого может служить недостаточный уровень теоретической и практической подготовленности современных специалистов к профессиональному и эффективному использованию инструментальных возможностей MS Office. Учитывая, что в настоящее время большое значение придается профессиональной переподготовке и повышению квалификации государственных гражданских и муниципальных служащих в области информационных технологий, разработанное пособие, кроме ориентации на студенческую аудиторию, направлено на вышеуказанный контингент обучаемых.
Выполнение самостоятельной работы для повышения уровня знаний и умений в области информационных технологий требует значительных усилий и, следовательно, методической поддержки. Тем не менее до сих пор, независимо от уровня стартовой подготовки, используется распространенный при самообучении так называемый метод проб и ошибок. Чтобы избежать или уменьшить потери времени в усвоении знаний и приобретении профессиональных навыков пользователя MS Office 2007, рекомендуется выполнить цикл практических заданий.
Такой цикл включает задания по основным программам MS Office 2007, в которых реализуется принцип нарастания сложности как при формулировке заданий, так и в технологии их выполнения. Причем пользователь учебного пособия может выбрать любой из известных ему алгоритмов выполнения задания. Но при этом в качестве рекомендуемого или «нормативного» может рассматриваться процесс, предложенный в данном пособии.
Краткая характеристика и рекомендации по освоению основных программ MS Office 2007:
1. Текстовый процессор MS Word является самой популярной программой, позволяющей достаточно быстро создавать документы любой сложности. Это особенно важно для работников органов управления, поскольку в их деятельности значительное место занимает работа по проектированию документации.
В MS Word встроен механизм проверки правописания, словарь синонимов, позволяющие грамотно составлять документы. Помимо этого, MS Word обладает рядом свойств настольных издательских систем: возможностью использованиия таблицы стилей при создании заголовков различного уровня, автоматическим формированием оглавления и некоторыми другими. Задания составлены таким образом, чтобы задействовать все основные элементы создания и форматирования текста, включая верстку документа. Весь цикл подготовки документов составителями был сведен к формуле: установка параметров страницы – ввод текста, таблиц, объектов – форматирование текста – форматирование документа. Этот порядок рекомендуется четко выдерживать, независимо от того, что некоторые описания могут быть опущены. В результате выполнения каждого задания должен получиться готовый документ, пригодный для целевого использования.
2. MS Excel – система электронных таблиц, применяемая для решения многообразных расчетно-аналитических задач с массивами данных сравнительно небольшой размерности. В работе органов государственной власти и местного самоуправления использование этой программы особо востребовано, поскольку усложнение содержания решаемых задач актуализировало проблему системной обработки информации, проведения громоздких математических расчетов и аналитических процедур.
Файл MS Excel представляет собой книгу, состоящую из нескольких листов (их количество устанавливается пользователем). Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, выполнения различных расчетов, управления рабочей книгой. При создании документов в MS Excel большое значение придается не только построению формул, но и форматированию таблиц, поскольку в результате должен получиться документ, понятный не только его разработчику.
В предложенные к выполнению задания авторы постарались включить основные элементы построения формул: абсолютную адресацию, функции, сортировку данных, создание фильтров и т.д. Необходимость использования этих возможностей определяется постановками самих заданий. Причем отдельного описания указанных элементов пользователи пособия могут и не встретить. Поэтому следует быть очень внимательными при выполнении заданий, последовательно, без пропусков реализовывать все шаги алгоритма.