Пособие Office 2007 ч

2

Северо-Кавказская академия государственной службы

Кафедра информационных технологий

Гайсинский И.Е. и др.

MS Office 2007: система обработки данных. Ч.1. Учебное пособие/ И.Е. Гайсинский, Н.Н. Еременко, Н.А. Феоктистова. Рос- тов-н/Д: Изд-во СКАГС. 2010. С. 108.

Рекомендуется в качестве учебного пособия при проведении практических занятий по дисциплинам информационнотехнологического цикла, а также для самостоятельной работы студентов, аспирантов, научных работников и слушателей системы переподготовки и повышения квалификации.

Печатается по решению кафедры. Протокол № 4 от 19 ноября 2009г.

4

Введение

Постоянно обновляемое программное обеспечение (ПО) современных компьютеров, особенно операционные системы компании Microsoft и прикладное ПО MS Office, требует оперативного реагирования в образовательном процессе и его методическом обеспечении. За счет использования концептуальной преемственности нового ПО основной акцент делается на его дополнительные возможности и изменения интерфейса. Пособие по практическому использованию MS Office 2007 в учебном процессе СКАГС разработано впервые.

Причем опыт преподавания дисциплин «Информатика» и «Информационные технологии управления» на кафедре информационных технологий СКАГС подтверждает необходимость усиления при этом самостоятельной работы студентов. Основанием этого может служить недостаточный уровень теоретической и практической подготовленности современных специалистов к профессиональному и эффективному использованию инструментальных возможностей MS Office. Учитывая, что в настоящее время большое значение придается профессиональной переподготовке и повышению квалификации государственных гражданских и муниципальных служащих в области информационных технологий, разработанное пособие, кроме ориентации на студенческую аудиторию, направлено на вышеуказанный контингент обучаемых.

Выполнение самостоятельной работы для повышения уровня знаний и умений в области информационных технологий требует значительных усилий и, следовательно, методической поддержки. Тем не менее до сих пор, независимо от

5

уровня стартовой подготовки, используется распространенный при самообучении так называемый метод проб и ошибок. Чтобы избежать или уменьшить потери времени в усвоении знаний и приобретении профессиональных навыков пользователя MS Office 2007, рекомендуется выполнить цикл практических заданий.

Такой цикл включает задания по основным программам MS Office 2007, в которых реализуется принцип нарастания сложности как при формулировке заданий, так и в технологии их выполнения. Причем, пользователь учебного пособия может выбрать любой из известных ему алгоритмов выполнения задания. Но при этом в качестве рекомендуемого или «нормативного» может рассматриваться процесс, предложенный в данном пособии.

Краткая характеристика и рекомендации по освоению основных программ MS Office 2007:

1. Текстовый процессор MS Word является самой популярной программой, позволяющей достаточно быстро создавать документы любой сложности. Это особенно важно для работников органов управления, поскольку в их деятельности значительное место занимает работа по проектированию документации.

В MS Word встроен механизм проверки правописания, словарь синонимов, позволяющие грамотно составлять документы. Помимо этого, MS Word обладает рядом свойств настольных издательских систем: использованием таблицы стилей при создании заголовков различного уровня, автоматическим формированием оглавления и некоторыми другими. Задания составлены таким образом, чтобы задействовать все основные элементы создания и форматирования текста, включая верстку документа. Весь цикл подготовки документов составителями был сведен к формуле: установка пара-

метров страницы – ввод текста, таблиц, объектов – форматирование текста – форматирование документа. Этот

6

порядок рекомендуется четко выдерживать, независимо от того, что некоторые описания могут быть опущены. В результате выполнения каждого задания должен получиться готовый документ, пригодный для целевого использования.

2. MS Excel – система электронных таблиц, применяемая для решения многообразных расчетно-аналитических задач с массивами данных сравнительно небольшой размерности. В работе органов государственной власти и местного самоуправления использование этой программы особо востребовано, поскольку усложнение содержания решаемых задач актуализировало проблему системной обработки информации, проведения громоздких математических расчетов и аналитических процедур.

Файл MS Excel представляет собой книгу, состоящую из нескольких листов (их количество устанавливается пользователем). Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, выполнения различных расчетов, управления рабочей книгой и составления программ. При создании документов в MS Excel большое значение придается не только построению формул, но и форматированию таблиц, поскольку в результате должен получиться документ, понятный не только его разработчику.

В предложенные к выполнению задания авторы постарались включить основные элементы построения формул: абсолютную адресацию, функции, сортировку данных, создание фильтров и т.д. Необходимость использования этих возможностей определяется постановками самих заданий. Причем отдельного описания указанных элементов пользователи пособия могут и не встретить. Поэтому следует быть очень внимательными при выполнении заданий, последовательно, без пропусков реализовывать все шаги алгоритма.

7

Раздел 1. Текстовый процессор MS Word

Тема 1.1. Форматирование текста

Цель работы: приобретение основных навыков по созданию документа на основе уже имеющихся, форматированию документов в MS Word, работе с буфером обмена, сохранению документов в заданной папке.

Задание

1.Создать три текстовых файла на диске в заданной папке.

2.Напечатать текст и отформатировать его в соответствии с предложенным заданием.

3.Создать четвертый текстовый файл, скопировать в него информацию из трех имеющихся, используя буфер обмена, отформатировать текст в соответствии с заданием.

Порядок выполнения работ

Запустите Word: нажмите меню Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word.

Создание и форматирование первого файла

1.Сохраните файл в своей папке с именем Часть 1: щелкните по кнопке Office– команда Сохранить как…

2.Перейдите на вкладку Разметка страницы (рис.1.1) – кнопка Параметры страницы, появится окно (рис.1.2), установите следующие параметры страницы: Поля Верхнее:

2,5см; Нижнее: 2,5см; Левое: 2см; Правое: 2см и книжную

ориентацию.

3.Установите автоматический перенос слов в документе

(вкладка Разметка страницы – Расстановка переносов

(рис.1.1), включите флажок Авто).

8

Рис.1.1. Вкладка Разметка страницы

Рис. 1.2. Окно Параметры страницы

Примечание. После знака препинания обязательно (!) ставится

пробел. Абзацный отступ устанавливается с помощью Отступа первой строки (рис.1.3).

9

Отступ первой строки

Рис.1.3. Отступ первой строки 4. Напечатайте текст:

Информационное общество

Людям всегда была свойственна потребность выразить и запомнить информацию об окружающем мире. В истории развития цивилизаций произошло несколько информационных революций.

Первая революция связана с изобретением письменно-

сти.

Вторая революция (середина XVI) вызвана изобретением книгопечатания.

Третья революция (конец XIX) связана с изобретением персонального компьютера.

5.Проверьте орфографию: установите курсор в начало файла (щелкните мышкой в начале первой строки) – выберите вкладку Рецензирование – команду Правописание.

6.Отформатируйте текст:

-выделите весь текст (вкладка Главная – Выделить – Выде-

лить все);

-установите высоту шрифта: 14 пт (используйте соответствующие значки пиктографического меню);

10

- отформатируйте абзацы: выровняйте текст по ширине (щелкните по соответствующей пиктограмме), установите междустрочный интервал: одинарный (вкладка Главная –

кнопка Абзац (рис.1.4) – вкладка Отступы и Интервалы –

поле междустрочный: – выбрать одинарный).

7. Заголовок оформите следующим образом:

-выделите заголовок;

-установите высоту шрифта: 14 пт, начертание: полужир-

ный, курсив; выровняйте по центру;

-увеличьте интервал между символами: вкладка Главная – кнопка Шрифт – вкладка Интервал – установите поле Ин-

тервал: Разреженный, поле на: 1 пт.

8. Оформите список перечислений:

-выделите строки со списком революций;

-на вкладке Главная щелкните по кнопке Маркеры

(рис.1.4);

-из предложенного списка выберите вид маркера – ОК.

Рис.1.4. Вкладка Главная, кнопки Маркеры и Абзац

9. Сохраните документ (кнопка Office – Сохранить), закройте его (Office – Выход из Word).

Создание и форматирование второго файла

1.Создайте новый документ и сохраните файл в своей папке с именем Часть 2.

2.Перейдите на вкладку Разметка страницы (рис.1.1) – кнопка Параметры страницы, появится окно (рис.1.2), уста-