- •Тема 1. Основні поняття і роль інформаційних систем і технологій в управлінні підприємствами
- •Роль і місце інформаційних систем в управлінні економікою
- •Система управління
- •Орган управління
- •Керований об’єкт
- •Виконавчий орган
- •3. Інформаційні ресурси організацій
- •4. Інформаційні технології: суть, розвиток та класифікація
- •5. Інформаційні системи: суть, розвиток та класифікація.
- •Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису
- •1. Економічна інформація як об’єкт автоматизованої обробки
- •1. 1. Поняття економічної інформаціїї, її види та властивості
- •Оцінювання економічної інформації
- •Інформаційні процедури
- •2 Засоби формалізованого опису економічної інформації
- •Характеристика засобів формалізованого опису економічної інформації
- •2.2 Методи класифікації економічної інформації
- •Методи кодування економічної інформації
- •2.5 Штрихове кодування
- •Штрихове кодування
- •Категорії класифікаторів, порядок їх розробки,упровадження та ведення
- •Моделювання елементів економічної інформації
- •Тема 3. Організація позамашинної інформаційної бази
- •Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації
- •Носії інформації, їхній склад та характеристика
- •Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги
- •Вихідні документи. Розробка форм та вибір засобів виводу.
- •Тема 4. Організація машинної інформаційної бази.
- •Поняття машинного інформаційного забезпечення
- •2. Передумови створення і основні переваги банків даних.
- •3. Поняття і класифікація бд.
- •4. Склад банку даних.
- •5. Етапи проектування баз даних.
- •6. Поняття сховищ даних та основи їх створення
Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги
У сучасних умовах первинні документи лишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації. Документообіг дедалі зростає, як і кількість людей, що працюють з документами.
Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп'ютерних систем насамперед пов'язане з удосконаленням форми первинних документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.
Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов'язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за змістом — як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні народним господарством.
Головною особливістю уніфікованої системи первинної документації (УСПД) є те, що вона містить інформаційні, нормативно-правові і організаційно-технічні аспекти, а також відбиває соціально-економічну природу управління народним господарством.
Проектування первинних документів пов'язане з вирішенням трьох основних питань: вибором необхідних форм єдиної уніфікованої системи документації, побудовою унікальних форм документів згідно з вимогами державних стандартів або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів, організацією раціонального документообігу.
Створення уніфікованих форм документів являє собою комплексну проблему, що грунтується на таких принципах:
• скороченні кількості форм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу і спрощення їх обробки на ЕОМ;
застосуванні єдиних форм документів на різних рівнях управління: міністерство, об'єднання, підприємство (наприклад, касові ордери, авансовий звіт, вимога тощо);
використанні мінімальної кількості даних, які вводяться для розв'язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі (наприклад, норми витрат часу, тарифні ставки, посадові оклади тощо);
одноразовому вводі даних до ЕОМ і багаторазовому їх використанні;
єдиній термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.
Уніфіковані форми первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом. Вони розробляються і затверджуються Міністерством статистики, Міністерством фінансів, іншими міністерствами і відомствами згідно з типовими формами. Кожній формі присвоюється номер за Загальнодержавним класифікатором управлінської документації, а реквізити, які вносяться до первинного документа, мають кодуватися відповідно до загальнодержавних або локальних класифікаторів техніко-економічної інформації.
Вибір уніфікованих форм первинних документів при створенні комп'ютерних інформаційних систем грунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціональної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв'язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки.
Тому при виборі уніфікованих форм первинних документів слід ураховувати їхнє призначення, місце складання, кількість примірників, загальну структуру документа тощо.
Класифікація первинних документів відбиває їх специфічні особливості, що деякою мірою впливають на методику їх проектування. З цієї позиції первинні документи класифікуються за кількома ознаками: характером відтворюваних господарських операцій — матеріальні, грошові, розрахункові, товарні і т.ін.; призначенням — розпорядчі, організаційні, довідково-інформаційні, технічні і т.ін; способом охоплення господарських операцій — одноразові, одиничні, нагромаджувальні, зведені і т.ін.; характером заповнення — однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні; кількістю виписуваних примірників — однопримірни-кові, двопримірникові і т.ін.; побудовою форми — лінійні, анкетні, табличні (табельні), комбіновані; типізацією — типові і індивідуальні; місцем формування — зовнішні та внутрішні тощо.
Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об'єктів управління, різні за своїм призначенням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду документації, маршрути її руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.
Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфіковуваних форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.
Після визначення складу реквізитів конкретної форми проектованого документа їх розміщують на бланку, який розбивається на окремі зони з обліком їх групування, логічної залежності та узгодження з шаблоном розміщення на машинному носії. Зони документа можуть мати лінійну, анкетну або табличну форму. У лінійній формі для кожного реквізиту відводяться дві клітинки: для його назви і для значення (наприклад, виробіток 100 %). Анкетна форма передбачає розміщення реквізитів (їх назв і значень) у вертикальній послідовності. Основна зона документа, як правило, являє собою таблицю зі стовпцями по вертикалі і рядками по горизонталі. Найчастіше в одному документі використовується поєднання різних форм побудови його зон. Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх заповнення та підготовку машинних носіїв доцільно застосовувати багаторядкові форми. При цьому реквізити розміщуються в певній послідовності, яка спочатку відображується у ескізній формі документа.
Реквізити, які переносяться на машинний носій, по змозі розміщуються в одній частині документа і виділяються потовщеною лінією. Із них відбираються довідково-групувальні ознаки, сталі Для даного документа, і розміщуються у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа. У первинні документи часто вводяться спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і вводу до ЕОМ. У них також передбачаються підписи осіб, які відповідають за зміст даних, записаних у документі.
За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення змісту документа з урахуванням інших форм взаємопов'язаних первинних документів, після чого визначається формат бланка уточненої форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.
Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов'язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).
Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:
Ш = Пл + Пп + Ш(з + г) + 0,5Вт + 2,2Вс,
де Пл, Пп — ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; ш — ширина одного символа; з — максимальна або найбільш імовірна кількість символів у рядку; г — кількість стовпців у документі; Вт і Вп — кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.
Аналогічно обчислюється довжина бланка:
Д = Пв + Пн + Поф + вс + 0,5Гт + 2,2Гп,
де Пв, Пн — висота чистого відповідно верхнього і нижнього поля бланка; в — висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів); с — кількість рядків; Гт, Гп — кількість горизонтальних ліній відповідно тонких і потовщених.
За знайденими значеннями ширини та довжини (Ш і Д) добирають придатний формат за стандартом з можливим коригуванням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Найчастіше використовуються такі стандартні формати, мм: 420x297; 297x210; 210x148. За уточненим ескізом підготовлюється зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.
Організація документообігу, тобто проходження документів у процесі їх складання й обробки, має бути максимально простою і відповідати таким основним принципам:
своєчасної підготовки документів із широким використанням засобів автоматизації збору, реєстрації і передачі інформації;
оптимізації шляхів їх проходження та раціональної обробки;
взаємозв'язку документів і повноти охоплення всіх процесів виробничої діяльності конкретного об'єкта управління.
Для раціональної організації документообігу розробляються схеми потоків інформації по кожному підрозділу та об'єкту управління в цілому, аналізуються взаємозв'язки між різними потоками з використанням економіко-математичних методів. Наприклад, широко відомий метод аналізу та опгимізації внутрішніх документопотоків за допомогою транспортної моделі лінійного програмування. При цьому за критерій оптимальності беруть підсумкову кратність передач за маршрутами їхнього руху.
Вхідна інформація ІС — це інформація, яка надходить до ІС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій ІС. Її реєструють на уніфікованих та неуніфікованих, пристосованих і непристосованих документах для автоматизованої обробки. Неуніфіковані документи мають ряд недоліків:
послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документа;
атрибути розкидані по полю документів;
відсутність ряду атрибутів, необхідних для ефективної обробки інформації на ЕОМ;
різноманітність форм документів, що ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.
Як наслідок, підвищуються трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.
В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, зростає ефективність обробки інформації й перенесення її на машинні носії. Для великої кількості документів розроблені єдині уніфіковані і стандартні форми бланків. Уніфікація висунула до документів такі вимоги: 1) стандартна форма побудови, 2) пристосування до автоматизованої обробки, 3) мінімізація показників, 4) вилучення дублювання, 5) внесення всіх необхідних для різних цілей управління показників. Вимоги уніфікації документації передбачають наявність стандартної форми побудови документа із виділенням у кожному з них 3 обов’язкових областей:
Область заголовка містить: назву облікового об’єкта (підприємства, фірми); характеристику документа (індекс, код за загальнодержавним класифікатором управлінської документації); назву документа; зону для розташування кодів сталих для документа реквізитів-ознак.
Область змісту будується у вигляді таблиці, яка складається із рядків та граф, де розташовуються кількісно-підсумкові основи та їх назви.
Область оформлення документа містить підписи юридичних осіб, які відповідають за правильність його складання, а також дату заповнення документа
Однак ці документи також мають певні недоліки: дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій; застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.