1.2. Організація економічного аналізу розрахунків з покупцями і замовниками

Успішне проведення аналізу значною мірою залежить від його організації, що покликана налагодити, впорядкувати, привести в системну норму інформаційно-методологічне забезпечення. Отже, організація економічного аналізу – це система методів і засобів, які забезпечують оптимальне її функціонування та подальший розвиток [5, с.33].

Раціональна організація забезпечує реальність і дієвість економічного аналізу, зводиться до мінімуму втрата чи спотворення вхідної інформації. Забезпечується вихід аналітичної інформації за різною ієрархією управління чи за різним ступенем досягнення проміжних і кінцевих аналітичних результатів.

За способами встановлення планових завдань та обліку виконаної роботи можна виділити такі форми організації праці аналітиків:

1. індивідуальна;

2. колективна.

Колективна форма організації праці за способом розподілу і кооперації підрозділяються на колективи з повним поділом праці, з частковою взаємозамінністю і з повної взаємозамінністю.

Організація й здійснення аналізу на підприємстві залежать від масштабів та спеціалізації підприємства, його організаційної структури управління, величини. Так, наприклад, на малих підприємствах, для яких характерна проста лінійна організаційна структура управління, функціональні центри аналізу, як правило, не створюють. Функції такого центру у зв’язку з незначним обсягом діяльності тут покладені на власника малого підприємства або його директора.

Середні підприємства, які використовують лінійно-функціональну організаційну структуру управління, функції аналізу виконує спеціальний аналітик або група аналізу діяльності, що належить до фінансової служби підприємства. Такий центр аналізує всі основні аспекти діяльності підприємства, координуючи її з різними, пов’язаними відділами підприємства. Аналіз при лінійно-функціональній організаційній структурі управління підприємством проводять за схемою (рис. 1.2.).

Генеральна дирекція

Фінансова служба підприємства

Інші функціональні служби на підприємстві

Група аналізу

Рис. 1.2. Схема організації економічного аналізу при лінійно-функціональній структурі управління підприємством

На великих підприємствах із широко диверсифікованою виробничою чи регіональною діяльністю застосовують дивізійну організаційну структуру управління, в основі якої – децентралізація підприємства за окремими ознаками – регіональною, товарною та ін.

Тут аналіз виконують відділи аналізу, сформовані в кожній філії (асоціації, корпорації, холдинги та інтегровані формування).

Традиційно економічний аналіз поділяється на три види :

1. управлінський – забезпечує дослідження основних показників діяльності та обґрунтовує зміст управлінських рішень

2. фінансово-економічний аналіз – передбачає аналіз фінансового стану підприємства, руху фінансових ресурсів, ефективності фінансових відносин в цілому.

3. функціонально-вартісний аналіз – передбачає вивчення продукції з точки зору виявлення зайвих витрат усунення зайвих функцій товару без втрати споживчих властивостей.

Для систематизації напрямів аналізу слід виділити передусім ті з них, які однаково притаманні й управлінському, і фінансово-економічному аналізу:

1. прогнозний (попередній, перспективний) здійснюється до проведення гос­подарських операцій і застосовується для обґрунтування управ­лінських рішень щодо планових завдань, прогнозування, оцінки очікуваного виконання розрахункових та планових показників, усунення небажаних результатів господарювання. Прогнозний аналіз дає можливість на ос­нові ретроспективного аналізу вивчити тенденції та закономірності розвитку підприємства, виявити невикористані можливості обґрунтувати економічні показники на перспективу;

2. оперативний (ситуаційний) виконується відразу після здій­снення господарських операцій або зміни ситуації впродовж ко­роткого періоду часу (зміна, доба, декада). Він набуває особливо­го значення в умовах ринкової економіки, коли виробничі та ринкові ситуації надзвичайно динамічні і потребують постійної відповідної реакції з боку керівництва підприємства;

3. ретроспективний (наступний) аналіз проводиться після здійс­нення господарських операцій, як правило, за даними звітності за місяць, квартал, рік. Його дані використовуються для вияв­лення невикористаних резервів, об'єктивної оцінки результатів діяльності підприємства.

Кожен з названих видів аналізу має свої переваги і недоліки. Так, ретроспективний аналіз точніший, оскільки ґрунтується на даних господарських операцій, що дійсно мали місце на практиці і знайшли відповідне відображення у бухгалтерських документах і звітах. Проте можливості вказаного аналізу, попри його точність (спирається на фактичні, документально зафіксовані дані), обмежені. Так, значимість аналітичних результатів у поточній діяльності недостатня, а трудомісткість проведення досить висока, оскільки потребує залучення великої кількості фахівців та використання значного обсягу інформації.

Перспективний аналіз набагато важливіший для забезпечення успішної господарської діяльності підприємства у майбутньому. Це пояснюється тим, що він передує її здійсненню і базується на прогнозних, очікуваних результатах з урахуванням впливу факторів, які будуть діяти як у середині підприємства, так і зовні. При цьому вихідною інформаційною базою для складання прогнозів слугують дані ретроспективного аналізу, від об'єктивності яких залежить обґрунтованість, точність і результативність перспективного аналізу.

Оперативний аналіз – аналіз поточної діяльності підприємства, в рамках якого відбувається контроль цієї діяльності. Цей вид аналізу здійснюється повсякденно і не потребує застосування складних методів дослідження. Основною вимогою до нього є оперативність, оскільки щоденна виробнича ситуація достатньо передбачувана. [6]

У практиці аудиторської роботи виділяють чотири основних методи організації перевірки: суцільна перевірка (документальна і фактична), вибіркова, аналітична, комбінована.

При суцільній перевірці перевіряються всі масиви інформації без винятку щодо господарських процесів, які відбулись у клієнта за період, що перевіряється. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених економічним суб'єктом за весь період, який перевіряється. Такі перевірки є найточнішими, а ступінь ризику не виявлення зводиться до мінімального. Проте вони потребують дуже великих трудових і матеріальних затрат. Тому при проведенні традиційних перевірок (обов'язковий аудит або аудит на замовлення клієнта) суцільна перевірка недоцільна. Такі перевірки застосовуються для встановлення доказів та визначення заподіяної шкоди в результаті різного роду правопорушень. Як правило, суцільні перевірки проводяться на замовлення правоохоронних органів.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100% масивів інформації, які дають змогу аудитору отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик не виявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дає змогу аудитору з найменшими витратами отримати результат про довіру до системи внутрішнього контролю суб'єкта господарювання та скласти думку про достовірність, доцільність і законність господарських операцій, відображених у бухгалтерському обліку і звітності.

Якщо при вибірковому дослідженні встановлені серйозні порушення або помилки, то відповідна сукупність інформації повинна бути перевірена суцільним методом. Так, наприклад, вибірковою перевіркою були встановлені помилки в утриманні прибуткового податку з робітників і службовців. У такому разі виникає необхідність суцільним методом перевірити цю ділянку бухгалтерського обліку і відповідні показники звітності.

Аналітична перевірка – це оцінка фінансових показників за допомогою вивчення вірогідних залежностей між ними.

Комбінована перевірка – це поєднання суцільної, вибіркової й аналітичної перевірок. [7]