Классификация документов

Классификационный признак	Группы документов	Пример
По назначению	Распорядительные Исполнительные Бухгалтерского оформления Комбинированные	Банковский чек Приходный ордер склада Калькуляционный лист Авансовый отчет
По объему информации	Первичные Сводные	Счет на проживание в гостинице подотчетного лица Авансовый отчет
По месту составления	Внешние Внутренние	Счет-фактура поставщика Акт на списание основных средств
По количеству отражаемых операций	Разовые Накопительные	Требование на отпуск материалов Лимитно-заборная карта
По подлинности воспроизведения информации	Подлинники Копии	Лицевой счет владельца расчетного счета в банке Выписка из расчетного счета
По содержанию	Учет материалов Учет основных средств Учет денежных средств Учет заработной платы Учет расчетов	Лимитно-заборная карта Акт приемки-передачи основных средств Приходный кассовый ордер Наряд на сдельные работы Платежное поручение
По форме	Типовые Нетиповые	Акт о приемке материалов Путевой лист дежурной машины
По срокам хранения	Текущего хранения Длительного хранения	Приходный ордер склада Учредительный договор

При этом необходимо учитывать, что один и тот же документ выполняет функции различных по назначению документов. Так, например, расходный кассовый ордер, выписанный бухгалтерией и переданный для исполнения кассиру, является распорядительным документом. В то же время, после того как кассир выдает деньги и получатель распишется на ордере в их получении, этот документ становится исполнительным. И, наконец, когда бухгалтер на ордере укажет корреспондируемый счет, расходный кассовый ордер выполняет функции документа бухгалтерского оформления. Следовательно, такой документ является комбинированным. На практике, как правило, стремятся использовать комбинированные документы, что сокращает их количество, а также расходы, связанные с ними.

Документы могут подразделяться по признаку объема информации в них. По этому признаку документы делятся на первичные и сводные.

К первичным относятся документы, содержащие какую-нибудь одну хозяйственную операцию. Например, счет на проживание в гостинице подотчетного лица служит подтверждением отдельного вида расхода.

Сводные документы обобщают данные однородных первичных документов. Например, авансовый отчет обобщает все расходы подотчетного лица.

Документы подразделяются и по месту составления. По этому признаку они делятся на внутренние, которые составляются и применяются внутри организации, и внешние, которые возникают вне данной организации и характеризуют ее взаимоотношения по внешним хозяйственным операциям. Например, расходный кассовый ордер составляется кассиром для отражения выдачи денежных средств и остается в кассе, в качестве подтверждения осуществленной операции. В свою очередь, счет-фактура поставщика составляется у отправителя продукта и поступает в организацию извне.

Также документы подразделяются по количеству отражаемых в них операциях. По этому признаку они подразделяются на разовые и накопительные документы.

В разовых документах могут записывать одну или несколько операций одновременно. После их составления и оформления такие документы сразу поступают в бухгалтерию для отражения их данных в системе бухгалтерского учета. Например, требование на отпуск материалов.

Накопительные документы применяются для многократной записи ряда однородных операций в течении определенного времени. Итоги в таких документах выводят в конце отчетного периода. После чего окончательно оформленный документ передается в бухгалтерию, где на основании его итога делают общую проводку по счетам. Например, лимитно-заборная карта.

По подлинности воспроизведения информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (дубликаты). Подлинник - это оформленный и подписанный соответствующим образом документ. Копия - воспроизведение реквизитов документа-подлинника. Например, лицевой счет в банке владельца расчетного счета является подлинником, а выписка из расчетного счета, поступающая в организацию для контроля за наличием и движением денежных средств на расчетном счете - копия.

По содержанию документы подразделяются по видам отражаемых в них операций. Так, различают документы по учету материалов, основных средств и нематериальных активов, заработной платы, денежных средств, расчетов и т.д.

По форме документы подразделяются на типовые и нетиповые. Первые разрабатываются и утверждаются постановлением Госкомстата и называются типовой межотраслевой формой. Например, акт о приемке материалов (форма М-7). Вторые разрабатываются и утверждаются в самой организации, использующей такие документы. Например, путевой лист дежурной машины организации.

Документы подразделяются и по срокам хранения. По этому признаку все документы можно подразделить на документы текущего хранения и документы длительного хранения. Основная масса бухгалтерских документов хранится не менее пяти лет. В то же время учредительный договор хранится весь срок функционирования организации.