Тема 7. Документация и документооборот

7.1. Сущность и значение документов

Документация - это элемент метода бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются документами. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Именно, поэтому бухгалтерский учет носит сплошной и непрерывный характер, а документы являются основным источником первичной информации и средством обоснования последующих учетных записей.

Документ бухгалтерского учета представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете. Без документального оформления не может быть произведена ни одна запись по счетам бухгалтерского учета.

Первичные документы должны составляться ответственными лицами в момент совершения хозяйственной операции. Если это не представляется возможным, то документирование должно осуществляться сразу по ее окончании. Документы бухгалтерского учета могут составляться ответственными лицами, как на бумажных, так и машинных носителях информации. В последнем случае должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации для копирования. При этом выписка первичных документов осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их показателей. Носителями юридической информации документы считаются потому, что они содержат сведения об ответственных лицах, совершающих ту или иную хозяйственную операцию, и тем самым обеспечивают доказательную силу документа.

Для того чтобы правильно обработать и эффективно использовать все поступающие в бухгалтерию документы, необходима их научно- обоснованная классификация. Все многообразие документов классифицируется по ряду основных признаков.

По признаку назначения документов они подразделяются на распорядительные, исполнительные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат разрешение на выполнение какой-либо хозяйственной операции, т.е. отражают вопросы руководства деятельностью организации. Они составляются еще до того, как совершена операция. Например, банковский чек является документом, представляющим собой приказ о получении денег в банке.

Исполнительные (оправдательные) документы содержат данные об исполнении хозяйственной операции, и, следовательно, подтверждающие совершение факта хозяйственной деятельности. Например, приходный ордер склада, является документом, подтверждающим исполнение операции о получении ценностей, и, одновременно, оправдывающий материально-ответственное лицо.

Документы бухгалтерского оформления содержат в себе элементы распорядительных и исполнительных документов. Они самостоятельного значения не имеют, а являются лишь техническим средством ведения учета. Например, калькуляционный лист систематизирует записи распорядительных и исполнительных документов.

Комбинированные документы содержат признаки всех выше перечисленных документов и преследуют цель максимального сокращения количества документов. Например, авансовый отчет подотчетного лица знаменует собой исполнение операции, под осуществление которой выдавался аванс. Подпись руководителя на нем означает распоряжение принять к учету показатели совершенной операции. Корреспонденция счетов, составленная бухгалтером, свидетельствует о бухгалтерском оформлении.