Раздел 8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

1. Ознакомление студентов с работой архива данного учреждения, с его сотрудниками, особенностями их деятельности.

2. Выяснить к какой группе предприятий относится данное учреждение – к организациям, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, поступающие затем в госархивы или к организациям вспомогательного характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.

3. Ознакомление с планом комплектования архива и графиком работы по отбору и подготовке документов к передаче в государственный архив. Ознакомление с системой хранения, учетом документов и научно-справочным аппаратом архивов. Составление перечня дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

4. Составление описей дел постоянного и временного хранения, в соответствии со строго установленными правилами.

5. При изучении подготовки исполненных документов к последующему хранению необходимо выяснить следующие вопросы:

а) Периодичность проведения работы по подготовке документов к хранению;

б) Персонал, выполняющий эту работу;

в) Соблюдение требований архивной службы в области научно-технической обработки документальных материалов;

г) Наличие и качество ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения;

д) Порядок описания дел, правила согласования и утверждения описей.

Раздел 9. Особенности работы с документами по личному составу

1. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, введении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Студенты, знакомясь с деятельностью учреждения, должны знать единый порядок оформления, приема, увольнения и перевода сотрудников, принятый Трудовой Кодексом Российской Федерации.

2. Практиканты должны знать особенности формирования личного дела сотрудника и состав документов дела, как и на основании чего, они создаются и заполняются (трудовая книжка, личная карточка, внутренняя опись документов имеющихся в деле и др.).

3. Особенности хранения и учет личных дел, фиксирование в специальном журнале «Учета (алфавита) личных дел» всех дел данного учреждения.

4. Самостоятельно проанализировать работу с кадровыми документами в данной организации, отметить положительные и отрицательные моменты. Выяснить, используются ли программные средства, какие.

V. Отчётность по практике

Отчётность включает в себя:

1. Отчёт с подписью научного руководителя.

2. Заявление о выборе темы дипломной работы с подписью научного руководителя. (См. Приложение 3.).

Сроки предоставления отчетности:

Вся отчётная документация сдается на кафедру документоведения и истории России до ХХ века руководителю практики до 22 марта.

Требования к содержанию отчета

Объем отчёта — 15 - 25. (См. Приложение 2).

Отчёт о практике должен включать следующие разделы:

1. Характеристика дипломного проекта.

2. Библиографический список литературы и источников.

3. Историография изучаемого вопроса.

4. Характеристика организации и проделанной в ней работы.

5. Анализ источников.