2.3. Інформаційні системи та обмін інформацією

Наступний, третій елемент системи внутрішньогосподарського контролю під­приємства - це інформаційні системи, в тому числі, пов'язані з ними від­повідні бізнес-процеси, що стосуються фінансової звітності, та обмін ін­формацією.

Інформаційні системи, які мають відношення до цілей фінан­сової звітності і включають систему бухгалтерського обліку, склада­ються з:

- процедур та бухгалтерських записів, визначених для ініцію­вання, обліку,

обробки та подання у звітності операцій суб'єкта господарю­вання (разом з умовами та подіями),

а також процедур ведення обліку відповідних активів, зобов'я­зань та капіталу.

Господарські операції на підприємстві можуть ініціюватися в руч­ному або автоматичному режимі відповідно до застосовуваних процедур. Наприклад, операція відпуску сировини зі складу може бути ініційована шляхом складання лімітно-забірної картки.

Після ініціювання операції починається процес її відображення в обліку, який включає виявлення і відображення відповідної інформації. Тобто відповідна кількість сировини за обліковою ціною списується зі складу у виробництво.

Наступний процес обробки інформації включає такі функції як ре­дагування та підтвердження, обчислення, вимірювання, оцінка, підсумо­вування, узгодження процедур, здійснених в ході виконання автоматизо­ваних процедур або в ручному режимі.

Заключним етапом є систематизація накопиченої та обробленої інформації на рахунках бухгалтерського обліку з подальшим її відобра­женням у показниках фінансової звітності.

Якість інформації, що її генерує система, впливає на здатність ме­неджерів приймати належні рішення в ході управління та контролю за діяльністю суб'єкта господарювання і готувати достовірні фінансові звіти. Відповідно, (Слайд 24) система накопичення та обробки інформації охоплює методи і записи, які:

• Виявляють і відображають в обліку всі дійсні операції.

• Своєчасно описують всі операції з достатнім рівнем деталізації, який дозволяє здійснювати належну класифікацію операцій для цілей фі­нансової звітності.

• Оцінюють вартість операцій у спосіб, який дозволяє відображати їх належну грошову вартість у фінансових звітах.

• Визначають відрізок часу, коли відбулася операція для забезпечення її відображення у відповідному обліковому періоді.

• Подають належним чином операції і пов'язане з ними розкриття інформації у фінансових звітах.

Обмін інформацією передбачає те, що окремі працівники підпри­ємства, які виконують завдання в системі внутрішнього контролю в про­цесі формування фінансової звітності, повинні чітко розуміти зв'язок їх інформаційної ділянки з роботою інших підрозділів підприємства. Від­криті канали обміну інформацією допомагають забезпечити інформу­вання про надзвичайні випадки і вжиття відповідних заходів.

Реалізація на підприємстві процесу обміну інформацією може бути у таких форм як внутрішні інструкції з питань бухгалтерського обліку та фінансової звітності, службові записки, роз'яснення окремих питань та інші. Обмін інформацією може здійснюватися електронними засобами, в усній формі або через заходи управлінського персоналу.

В Україні нормативними документами не встановлено жорсткої регламентації щодо технологій організації системи бухгалтерського облі­ку на підприємстві, підприємство має право самостійно вибирати форми організації бухгалтерського обліку.

Тому на практиці структури облікових систем різних підприємств відрізняються одна від одної і залежать від характеру і складності госпо­дарських операцій відповідного підприємства.

Аудитор повинен отримати розуміння інформаційних систем (і як головного її складника є системи бухгалтерського обліку), в тому числі пов'язаних з нею бізнес-процесів, що стосуються фінансової звітності і передачі інформації, включаючи такі сфери:

- класи операцій, здійснюваних на підприємстві, які є суттєвими для фінансових звітів,

- процедури, ручні і здійснювані за допомогою інформаційних технологій, відповідно до яких операції ініціюють, відображають в облі­ку, обробляють та відображають у фінансових звітах,

- відповідні бухгалтерські записи, зроблені вручну або електро­нним способом, які супроводжують інформацію, та конкретні рахунки у фінансових звітах щодо ініціювання, відображення в обліку, обробки та відображення у звітності операцій,

- спосіб, в який інформаційна система відображає події та умови, інші ніж класи операцій, що є суттєвими для фінансових звітів,

- процес підготовки фінансових звітів на підприємстві, в тому чис­лі суттєві облікові оцінки та розкриття облікової інформації.