4.3.9. Необхідно звернути увагу на дотримання розрахованого ліміту залишку готівки в касі (граничний розмір готівкових коштів в касі на кінець робочого дня, перевищувати який установа не має права).

При цьому слід врахувати, що якщо ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого не встановлення), то такий ліміт вважається нульовим, а вся готівка, що знаходиться в касі установи на кінець робочого дня і не здана установою в банк – зверх лімітною (підпункт 5.9 Положення № 637). Готівкові кошти не вважаються зверхлімітними в день надходження, якщо вони були здані в банк не пізніше наступного робочого дня або використані установою на господарські потреби на наступний день (без їх попередньої здачі в банк і одночасно отримання із каси банка на вказані потреби).

Оскільки контроль за дотриманням ліміту готівки в касі покладено на органи Державної податкової служби, то у разі виявлення порушень щодо перевищення зазначеного ліміту необхідно проінформувати органи ДПА.

4.3.10. Під час проведення ревізії касових операцій та розрахунків з підзвітними особами, у разі виявлення порушень, необхідно відібрати відповідні пояснення у касира та головного бухгалтера об'єкту контролю. Крім того, у разі відсутності підписів осіб за одержання готівки в видаткових касових ордерах, відомостях, авансових звітах тощо, необхідно у цих осіб відібрати пояснення по факту дійсності отримання ними готівки.

4.4. Операції на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків.

4.4.1. При здійсненні ревізії операцій на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків, предметом перевірки мають бути наступні документи:

бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) », форма № 381 (бюджет) чи № 2 (авт), № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», форма № 382 (бюджет) чи № 3 (авт) (дані співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомості до меморіальних ордерів, книга «Журнал-головна», Баланс);

первинні документи, які додаються до облікових регістрів: казначейській (банківські) виписки, копії платіжних доручень, доручень-вимог, книжки грошових та розрахункових чеків тощо;

книги обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань, картки аналітичного обліку касових видатків, картки аналітичного обліку фактичних видатків.

4.4.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об‘єкта контролю на предмет:

достовірності та неперервності банківських операцій; наявності відповідних додатків, що засвідчують здійснення банківських операцій, відповідності оборотів та залишків по виписках банку даним аналітичного обліку

дотримання законодавства в ході списання коштів з рахунків, в тому числі цільове спрямування коштів, списаних з рахунків відповідно до затверджених асигнувань, а також наявності документів, які підтверджують відповідні операції;

повноти зарахування коштів на рахунки;

дотримання граничних сум витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів;

дотримання законодавства при здійсненні операцій по зарахуванню коштів на рахунки.

4.4.3. Ревізія банківських (казначейських) операцій проводиться по всіх відкритих установі банківських та казначейських рахунках, для чого на початку ревізії необхідно запросити офіційний перелік цих рахунків у керівництва підконтрольного об'єкта (при необхідності - в установах банків, Держказначейства).

Ревізія банківських операцій починається з перевірки наявності усіх казначейських (банківських) виписок за кожним особовим рахунком і відповідності зазначених в них записів даним бухгалтерського обліку, наявності всіх додатків до виписок, що засвідчують здійснення операції. Виписки перевіряються у хронологічному порядку і при цьому звертається увага на відповідність дат виписок та проводиться співставлення відповідності залишків з виписки на кінець попереднього дня залишку зазначеному у виписці на початок наступного дня.

Необхідно пересвідчитись у правильності відображення в меморіальних ордерах сум оборотів за дебетом та кредитом рахунків та відсутності розбіжностей між залишками коштів і сумами оборотів, наявності штампів і підписів працівників установи банку на документах.

У разі відсутності всіх казначейських (банківських) виписок, наявності у виписках підчисток чи виправлень, необхідно шляхом зустрічної звірки перевірити операції по копіям документів в установі держказначейства (банку). Так, відсутність виписки може свідчити про проведення фіктивних операцій, надходження коштів і перерахування їх в рахунок оплати за товар, який в подальшому не оприбутковується та привласнюється, чи за послуги (роботи), які використовуються у приватних цілях.

4.4.4. Слід перевірити обґрунтованість проведення видаткових операцій, зокрема оприбуткування в касу готівки, виданої та списаної з рахунків установи; відповідність умовам договорів, укладених з постачальниками та виконавцями робіт, сплаченої вартості отриманих послуг і товарно-матеріальних цінностей, своєчасність їх оприбуткування і відображення цих операцій в регістрах бухгалтерського обліку.

Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при знятті готівки з рахунку проводиться співставлення з відповідними документами прикладеними до меморіального ордеру № 1, чековою книжкою, касовою книгою; при перерахуванні коштів за отримані матеріальні цінності співставляються документи прикладені до меморіальних ордерів № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами», форма № 408 (бюджет), № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», форма № 409 (бюджет) та № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів», форма № 410 (бюджет), а саме товарно-транспортні накладні, рахунки тощо, договори, у разі необхідності – тендерна документація та інше).

Під час проведення ревізії цільового спрямування коштів відповідно до бюджетних асигнувань, які були списані з рахунків, співставленню підлягають дані бюджетних запитів та кошторисів із даними первинних документів по придбанню, переміщенню, використанню придбаних матеріальних цінностей (договори, накладні, довіреності тощо) на підставі яких проведено касові видатки, а також перевіряється правильність віднесення витрат за сутністю платежу до відповідного КЕКВ.

Примітка; віднесення витрат до відповідного КЕКВ проводиться відповідно до Роз'яснень щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджених наказом Державного Казначейства України від 04.11.2004 № 194 (далі – Роз’яснення ДКУ № 194).

Проаналізувати, чи не допускалось надання за рахунок бюджетних коштів позичок юридичним та фізичним особам, перерахування коштів на депозитні рахунки, їх спрямування на оплату витрат госпрозрахункової діяльності, здійснення безтоварних операцій тощо.

Необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати на інших виплат на карткові рахунки працівників з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати (завірених на кожній сторінці печатками (штампами) банку) та даними книги «Журнал-головна». При цьому, доцільно ініціювати направлення об'єктом контролю запиту до відділення банку, що обслуговує бюджетну установу, щодо надання платіжних відомостей на виплату заробітної плати. Крім того, необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати та інших виплат звільненим працівникам, по яким закриті карткові рахунки, з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати та даними книги «Журнал-головна».

Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при перерахуванні коштів на карткові рахунки проводиться співставлення з відповідними документами, прикладеними до меморіального ордеру № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», форма 381 (бюджет) за дебетом рахунку 661 «Розрахунки із заробітної плати», кредитом рахунку 321 «Реєстраційні рахунки» з відображенням по аналітичному обліку в особових рахунках звільнених працівників.

Необхідно перевірити повноту перерахування до бюджету відсотків, нарахованих банком на залишки коштів установи. Відповідно до вимог Порядків складання місячної та квартальної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, (затверджуються наказами Державного казначейства України на кожен рік), нараховані відсотки відображаються тільки у Балансі установи та у Довідці про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи.

Відсотки, нараховані банком на залишки коштів бюджетних установ на рахунках, відкритих в установах банків, не відносяться ні до однієї з груп власних надходжень, тому повинні перераховуватись до державного бюджету. Оскільки суми нарахованих банком відсотків не є доходами бюджетної установи, вони не можуть відображатися у формах фінансової звітності про виконання кошторисів.

Примітка: Перелік груп власних надходжень бюджетних установ, вимоги щодо їх утворення та напрями використання, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.2002 № 659 (далі - Постанова № 659).

Статтею 2 Закону України «Про Державний бюджет України на 2009 рік» установлено, що до доходів загального фонду державного бюджету належать надходження від розміщення в установах банків тимчасово вільних бюджетних коштів, які обліковуються на рахунках Державного казначейства України. Зазначена норма діяла і в попередніх бюджетних періодах. Таким чином, отримані бюджетною установою від банківської установи відсотки на залишки коштів підлягають перерахуванню до бюджету.

При цьому слід звернути увагу, що згідно з пунктом 1.5 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою правління Національного банку України від 12.11.2003 № 492, умовами договору між банківською установою та його клієнтом (бюджетною установою, бенефіціаром проекту) може бути передбачено перерахування цих коштів на рахунки для обліку доходів державного бюджету, відкриті в органах Державного казначейства України, без зарахування на рахунки бюджетної установи.

4.4.5. Для підтвердження достовірності здійснення окремих операцій потрібно провести зустрічні звірки (або надіслати відповідні запити), наприклад, на предмет підтвердження фактів поставки контрагентом товарів у асортименті, кількості та по ціні тотожній тій, що відображена по бухгалтерському обліку та первинних документах об'єкта контролю, або на предмет достовірності обсягів виконаних робіт, за які проведено оплату, тощо.

4.5. Штатна дисципліна. Оплата праці працівників та нарахування на заробітну плату

4.5.1. При здійсненні ревізії операцій з оплати праці перевіряються наступні документи:

Колективний договір;

Положення про преміювання;

штатний розпис, трудові книжки, накази, угоди, тарифікації, графіки роботи та інші документи, на підставі яких здійснюються виплати з оплати праці та надаються пільги;

бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», форма № 405 (бюджет); книга «Журнал-головна»,

первинні документи: табелі обліку робочого часу, особові рахунки, розрахунково-платіжні відомості, реєстри депонованої зарплати, листи тимчасової непрацездатності, тощо;

форми фінансової та статистичної звітності.