Практичні рекомендації щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (з окремих питань програми)

І. Вступні положення

1.1. Практичні рекомендації щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (далі – рекомендації) визначають загальні підходи, методи і процедури, що застосовуються при здійсненні ревізій, та містять основні рекомендації щодо підготовки, організації і проведення ревізій бюджетних установ (без врахування галузевої специфіки).

Відповідні рекомендації наводяться в розрізі питань примірної програми ревізії.

1.2. Рекомендації базуються на основі практичного досвіду органів державної контрольно-ревізійної служби щодо проведення ревізій установ і організацій бюджетної сфери.

1.3. Наведені у рекомендаціях терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» (далі – Закон) та Порядку проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.04.2006 № 550 (далі – Порядок проведення інспектування).

Термін «бюджетна установа» вживається у значенні, визначеному в Бюджетному кодексі України.

1.4. Основні положення щодо підготовки, організації і проведення ревізії визначені в Законі та Порядку проведення інспектування. В рекомендаціях деталізовано основні методи, підходи та інші особливості при проведенні ревізій бюджетних установ в межах вимог, визначених Законом та Порядком проведення інспектування.

ІІ. Рекомендації стосовно підготовки до проведення ревізії

2.1. В ході підготовки до проведення ревізії вивчається нормативно-правова база з питань функціонування бюджетної установи, що дає змогу визначити основні види її діяльності, структуру, особливості порядків використання коштів за окремими бюджетними програмами, наявність повноважень щодо надання платних послуг тощо.

2.2. На етапі підготовки до проведення ревізії необхідно опрацювати законодавчу базу на предмет прийняття, внесення змін чи втрати чинності нормативно-правових актів, які регулюють сферу діяльності бюджетної установи.

2.3. Проводиться аналіз наявної в органах ДКРС інформації фінансових органів та органів Державного казначейства з питань обсягів фінансування бюджетної установи, проведених нею видатків, операцій на реєстраційних рахунках, взятих зобов‘язань тощо; інформації правоохоронних органів щодо ймовірних фактів порушень, «сумнівних» операцій тощо; інформації інших підприємств, установ і організацій, що мали відносини з бюджетною установою в процесі здійснення нею фінансово-господарської діяльності.

У випадку відсутності в органі ДКРС відповідної інформації чи необхідності отримання додаткових відомостей про діяльність бюджетної установи, орган Служби за достатності часу може відповідно до пункту 6 Порядку проведення інспектування отримувати за письмовим зверненням від органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, що стосується діяльності та фінансового стану об‘єкту контролю.

2.3. Аналізуються скарги і звернення громадян щодо можливих фактів порушень законодавства бюджетною установою; звернення, запити народних депутатів, звернення правоохоронних органів, доручення Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, звернення Міністерства фінансів щодо необхідності перевірки окремих аспектів діяльності бюджетної установи. За можливості аналізуються наявні в мережі «Інтернет» чи інших засобах інформації відомості щодо проблем фінансово-господарської діяльності бюджетної установи, ймовірних фактів порушень законодавства тощо.

2.4. При наявності доступу до автоматизованої системи «КАЗНА» Державного казначейства України необхідно:

з‘ясувати дані про кількість та мережу (кількість підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління об'єкту контролю) головних розпорядників бюджетних коштів, розпорядників нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів;

проаналізувати структуру доходів за джерелами фінансування та видатків установи в динаміці за декілька років та у порівнянні до встановлених планових показників; розподіл коштів за кодами економічної класифікації видатків шляхом вивчення звітів про виконання загального (спеціального) фонду кошторису;

встановити, чи мають місце випадки взяття об'єктом контролю зобов‘язань за бюджетними коштами понад визначені кошторисом асигнування, а також факти попередньої оплати за товари, роботи, послуги без законодавчо визначених підстав на таку оплату;

проаналізувати наявну в автоматизованій системі інформацію про юридичних та фізичних осіб, що мали розрахунки з бюджетною установою, передусім тих, які відповідно до результатів попередніх контрольних заходів були причетними до операцій, проведених з порушенням законодавства, в тому числі і по відношенню до інших об‘єктів контролю;

переглянути призначення найбільших сум платежів, проведених бюджетною установою.

2.5. Доцільно проаналізувати матеріали попередніх контрольних заходів, здійснених на об’єкті контролю, що дасть змогу з’ясувати, які порушення є типовими для зазначеного об’єкту, та які з них ще не усунуто.

Зазначені вище дії на етапі підготовки до проведення ревізії дозволять визначитись з питаннями програми ревізії, затратами трудових ресурсів, термінами, необхідними для її проведення, а також відібрати найбільш ризикові господарські операції об’єкту контролю, що заслуговують ретельної перевірки в ході проведення ревізії.

ІІІ. Загальні рекомендації щодо проведення ревізії

3.1. В залежності від питань програми ревізії, що підлягають контролю, ревізія проводиться шляхом документальної та/або фактичної перевірки.

3.2. Документальна перевірка передбачає контроль за документами об‘єкта контролю на предмет:

дотримання вимог законодавчих та нормативних актів щодо порядку складання (оформлення) первинних та зведених облікових документів – перевірка за формою;

відповідності фактично здійснених господарських операцій, що зафіксовані (підтверджені) первинними та зведеними обліковими документами, нормам, встановленим законодавством та/або внутрішніми регламентами (документами) установи – перевірка за змістом.

При документальній перевірці порядку складання (оформлення) документів звертається увага на:

наявність та правильність заповнення обов'язкових реквізитів первинних та зведених облікових документів (наприклад: касові, авансові, матеріальні звіти, розрахункові відомості тощо): назва установи, від імені якої складено документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції, безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи та підписи осіб відповідальних за складання документа;

необхідність використання у встановлених випадках бланків типових форм, затверджених Держкомстатом, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами; можливість використанням самостійно виготовлених бюджетною установою бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм;

способи і засоби заповнення первинних та зведених облікових документів, несанкціоноване втручання в їх оформлення та їх повторне використання (відсутність прокреслень у вільних рядках, погашень штампами або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати на документах, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також наявність непомітних виправлень в них):

забезпечення збереження документів протягом установленого періоду їх зберігання;

своєчасність відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, зафіксованих первинними документами об‘єкта контролю;

повноту перенесення інформації про господарські операції установи за певний період часу (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів у згрупованому виді до бухгалтерських звітів та фінансової звітності.

Рекомендації щодо перевірки відповідності господарських операцій, що зафіксовані (підтверджені) документами об‘єкту контролю, законодавству та іншим визначеним у встановленому порядку вимогам наведено в ІV розділі цих рекомендацій.

3.3. Як метод документального підтвердження у суб'єктів господарювання, які мали правові відносини з бюджетною установою, виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку цієї установи, використовується зустрічна звірка (порядок проведення якої визначено п. 26 Порядок проведення інспектування) або направлення запитів.

3.4. Фактична перевірка передбачає контроль за наявністю готівки, цінних паперів, бланків суворої звітності, оборотних і необоротних активів, інших матеріальних і нематеріальних цінностей шляхом проведення інвентаризації, застосуванням норм витрат сировини і матеріалів, обстеження та контрольного обміру виконаних робіт тощо, які ініціюються посадовими особи служби та проводяться відповідними комісіями призначеними наказом керівника бюджетної установи в присутності посадових осіб ДКРС за участі матеріально-відповідальної особи, а у разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представника суб'єкта господарювання, яким виконувались роботи.

ІV. Основні рекомендації щодо проведення ревізії з окремих питань програми

Основні нормативні джерела, що регулюють діяльність бюджетних установ, визначають вимоги щодо обліку здійснених ними господарських операцій та методологічні засади розкриття цієї інформації у фінансовій звітності, і є базовими для трактування порушень в разі недотримання визначених ними норм та положень, наведені в Додатку1.

4.1. Стан усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми ревізіями і перевірками.

4.1.1. В ході ревізії цього питання необхідно ознайомитись з матеріалами останньої планової ревізії, проведеної органами ДКРС, та проведених після неї інших контрольних заходів органів ДКРС, а також обов'язковими вимогами щодо усунення виявлених цими контрольними заходами порушень (якщо це не було зроблено в ході підготовки до проведення ревізії).

Перевірити повноту виконання бюджетною установою відповідних обов‘язкових вимог органів ДКРС. Для цього необхідно дослідити документи, що підтверджують факт усунення виявлених порушень: платіжні доручення, прибуткові касові ордери, особові рахунки працівників (в разі утримання із заробітної плати незаконно виплачених сум), прибуткові накладні, акти виконаних робіт та акти звірки з виконавцями робіт та послуг (у випадку відшкодування зайво використаних бюджетних коштів через завищені обсяги та вартість виконаних робіт (послуг) шляхом виконання частини обсягу робіт на безоплатній основі), платіжні відомості (у разі встановлених порушень щодо недотримання фізичними особами належних виплат з оплати праці), тощо.

4.1.2. У випадку неусунення виявлених попередніми ревізіями порушень необхідно відібрати письмові пояснення з цього питання у керівника, інших відповідальних осіб об’єкта контролю та за наявності законодавчо-визначених підстав – скласти протокол про адміністративне правопорушення за ст.164-2 КУпАП за невжиття заходів щодо усунення порушень.

4.1.3. Необхідно також проаналізувати матеріали контрольних заходів, проведених як органами ДКРС, так і іншими контролюючими органами з питань, що належить до компетенції органів Служби, за період, що підлягає ревізії. Опрацьовані матеріали можна використати для коригування програми чи робочого плану ревізії в частині виключення окремих питань ревізії, періодів, за який вони перевіряються, або ж врахувати відповідні матеріали при визначенні періодів вибіркових перевірок, тощо.

4.2. Складання та затвердження кошторису, внесення до нього змін. Загальний стан виконання кошторису

4.2.1. При здійсненні контролю за правильністю складання і виконання кошторисів бюджетних установ перевірці підлягають такі основні документи:

бюджетний запит, кошторис бюджетної установи, розрахунки до загального та спеціального фонду кошторису, план асигнувань загального фонду бюджету, план спеціального фонду бюджету, лімітні довідки про бюджетні асигнування, довідки про внесення змін до кошторисів та плану асигнувань;

картки аналітичного обліку готівкових операцій; картки аналітичного обліку касових видатків, картки аналітичного обліку фактичних видатків, картки аналітичного обліку отриманих асигнувань, книги обліку асигнувань та прийнятих зобов‘язань;

Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (№ 2 д, № 2 м); звіти про виконання спеціального фонду кошторису – Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (№ 4-1 д, № 4-1 м), Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (№ 4-2 д, № 4-2 м), Звіті про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (№ 4-3 д, № 4-3 м), Звіт про надходження і використання коштів, отриманих на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів (№ 4-4 д), Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (№ 4-3 д, № 4-3м ), Звіт по заборгованість за бюджетними коштами (№ 7д, № 7 м).