4.3.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об‘єкта контролю на предмет:

наявності договору про повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей в касі об’єкта контролю з посадовою особою, що була відповідальною за ведення касових операцій (далі – касир) у періоді, що підлягав ревізії;

дотримання строків та порядку проведення інвентаризації каси;

забезпечення належного збереженням наявних в касі об’єкта контролю коштів (за результатами проведених в ході ревізій інвентаризації наявних коштів в касі об’єкта контролю);

дотримання порядку обліку інших грошових коштів: грошових документів в національній та іноземній валютах, що знаходяться в касі установи (поштові марки, оплачені проїзні документи, путівки на лікування та відпочинок і інші) та грошових коштів у дорозі (грошових коштів, внесених юридичними та фізичними особами в каси банків для подальшого зарахування на поточні рахунки або інші рахунки підприємств);

дотримання законодавства в частині своєчасності та повноти оприбуткування готівки в касу, видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, господарські потреби, інші операції, що потребують оформлення їх прибутковими та видатковими касовими ордерами і відомостями, також зарахування отриманих та списаних з каси грошових коштів на реєстраційні рахунки, відкриті в органах Державного казначейства та на рахунки в установах банків;

дотримання законодавства в частині відшкодування витрат на відрядження та інших витрат, проведених за рахунок підзвітних коштів; своєчасності звітування про використання коштів, виданих в підзвіт, та повернення підзвітними особами сум невикористаної готівки в касу установи;

своєчасності та повноти повернення депонованих сум заробітної плати на рахунки банку.

дотримання встановленого ліміту готівки в касі.

4.3.3. Ревізію ведення касових операцій доцільно розпочинати з перевірки дотримання вимог пункту 4.7 Положення № 637 щодо укладання договору про повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей в касі об’єкта контролю з посадовою особою, яка була відповідальною за ведення касових операцій у періоді, що підлягав ревізії (зберігається в особистій справі такої особи) та її ознайомлення під підпис із вимогами цього Положення.

Примітка: основним нормативним документом, що регулює порядок ведення касових операцій є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637 (далі - Положення № 637).

Необхідно з’ясувати, чи дотримується установа законодавчо визначених термінів проведення обов’язкової інвентаризації наявних грошових коштів (перед складанням фінансової звітності; при зміні матеріально-відповідальної особи – на день приймання-передачі справ; при встановленні фактів крадіжок та зловживань - в день встановлення таких фактів; у випадках техногенних аварій, пожарів або стихійних лих – після закінчення вказаних явищ та інших випадках).

В перший день ревізії доцільно ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявних грошових коштів, що зберігаються в касі установи та в період ревізії ініціювати проведення інвентаризації грошових коштів декілька разів.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 (далі - Інструкція № 90). При цьому необхідно зважити на те, що ревізор не може входити до складу комісії, однак, необхідно, щоб інвентаризація проводилась в його присутності.

Під час проведення інвентаризації звертається увага на факти збереження грошових коштів і інших цінностей, які не належать установі, так як вони не мають права зберігатись в касі установи.

Слід мати на увазі, що грошові кошти, які зберігаються в касі, але не підтверджені касовими документами, вважаються надлишками готівки, та оприбутковуються в касу зі складанням прибуткового ордеру та зарахуванням вказаних сум до надходжень установи. При виявленні в касі установи нестач та/або лишків грошових коштів, касир зобов’язаний дати письмові пояснення щодо причин їх виникнення.

Після завершення інвентаризації каси необхідно перевірити правильність відображення її результатів (нестач та лишків) в бухгалтерському обліку відповідно до вимог законодавства (в разі встановлення винних осіб або якщо така особа не встановлена).

Примітка: з метою недопущення фальсифікації результатів інвентаризації ревізору необхідно слідкувати за проведенням підрахунків грошових коштів та інших цінності в касі, звірити достовірність зазначення в акті інвентаризації останніх номерів прибуткового та видаткового ордерів, перевірити правильність виведення результатів інвентаризації. В акті інвентаризації після підписів членів інвентаризаційної комісії вказується, що інвентаризація проводилась в присутності ревізора та цей запис скріплюється його підписом.

У разі відмови керівника установи видати наказ про проведення інвентаризації наявних грошових коштів, слід вчинити дії, визначені Порядком опечатування органами державної контрольно-ревізійної служби кас, касових приміщень, складів та архівів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.07.2006 № 1028 (далі – Постанова № 1028).

Також слід перевірити, чи не було випадків виконання роботи касира іншою особою без покладання обов’язків касира на цю особу та без перерахунку цінностей, що заходились у нього в підзвіті, що повинно бути фіксовано у відповідному акті про такий перерахунок.

4.3.4. Перевіряючи касову книгу, необхідно звернути увагу, чи вона прошнурувана та пронумерована, скріплена печаткою та засвідчена підписами керівника та головного бухгалтера, чи своєчасно та в повному обсязі касир проводить записи за здійсненими операціями. У разі ведення касової книги в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів необхідно перевірити правильність роботи програмних засобів обробки касових документів

При перевірці касової книги здійснюється арифметичний підрахунок усіх сум в касовій книзі за дебетом та кредитом, та визначається правильність виведення сальдо на кінець кожного звітного періоду та перенесення його на початок наступного звітного періоду.

4.3.5. Під час ревізії ведення касових операцій та розрахунків з підзвітними особами передусім перевіряється наявність та правильність оформлення установою касових ордерів, розрахункових відомостей, розрахункових документів, документів по операціям із застосуванням платіжних карток інших касових документів, що фіксують факти надходження та видачі грошових коштів із каси установи, а також повнота та правильність відображення даних цих документів в касовій книзі установи.

При цьому слід мати на увазі, що приймання та видача грошових коштів за касовими ордерами може здійснюватись лише в день їх складання, перед передачею в касу ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових документів (ф. № КО-3 або № КО-3а), видаткові касові ордери, до яких додані платіжні відомості на оплату праці, реєструються по закінченню таких виплат.

Примітка: форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових документів затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Також в меморіальних ордерах, касовій книзі, первинних документах (прибуткових та видаткових ордерах, авансових звітах) перевіряється правильність зазначення кореспонденції рахунків. Для цього слід з’ясувати, чи відповідає вказана кореспонденція змісту здійснених господарських операцій, які зафіксовані у відповідних первинних документах (товарних чеках, квитанціях на оплату наданих послуг, накладних, закупівельних актах тощо). Також необхідно співставити записи по дебету рахунку 30 «Каса» в меморіальному ордері № 1 із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних меморіальних ордерах, відомостях та записи по кредиту рахунку 30 «Каса» – з записами по дебету кореспондуючих рахунків у відповідних облікових регістрах та первинних документах.

4.3.6. З метою визначення повноти оприбуткування готівки отриманої з установи банку, необхідно співставити записи у касовій книзі дебетові обороти рахунку 30 «Каса» із записами про ці обороти, зафіксованими в меморіальних ордерах № 1 та № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 381 (бюджет), № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 382 (бюджет) та перевірити їх на відповідність сумам за даними казначейських виписок, які засвідчують зняття з рахунку грошових коштів, з корінців чекової книжки, книг реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.

При здійсненні перевірки повноти оприбуткування коштів, отриманих від надання послуг (виконання робіт), продажу основних фондів та інших матеріальних цінностей співставляються дані касової книги з даними меморіальних ордерів № 1, 4-10, 13-15 та відповідними підтвердними первинними документами, що додаються до зазначених ордерів.

4.3.7. В ході перевірки дотримання законодавства при списанні готівки з каси необхідно перевірити наявні підтвердні видаткові касові документи. При перевірці видаткових ордерів необхідно звертати увагу на наявність підписів одержувачів про отримання ними готівки, а також підписів керівника, головного бухгалтера, які дозволили виплату цих коштів та на наявність порядкового номера цього документа, дати його складання.

Особливу увагу необхідно приділити касовим операціям, пов'язаним з виплатою заробітної плати, так як саме при проведенні цих операцій найчастіше встановлюються випадки привласнення готівкових коштів. Перевірка проводиться шляхом співставлення даних касової книги, меморіальних ордерів № 1 та № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» форма № 405 (бюджет) та перевірки відповідних первинних документів: особових рахунків, видаткових касових ордерів, платіжних відомостей на виплату заробітної плати, допомог, відпускних, депонованої заробітної плати тощо.

Зокрема, перевіряється відповідність платіжних відомостей розрахунковим відомостям, наявність на відомостях підписів уповноважених осіб та працівників, які склали та перевірили відомість, правильність підсумків у платіжних відомостях (цифрами та прописом).

Завищення підсумків у відомостях є одним з методів привласнення готівки, тому підсумки у відомостях необхідно співставляти із сумами в чеках та в касових заявках на отримання готівки із банку в касу.

Також необхідно звірити підсумки по відомостях, по яких виписано видатковий касовий ордер з сумою самого ордеру, так як встановлюються непоодинокі випадки перенесення підсумку у завищеному розмірі.

У разі, якщо на об'єкті контролю нарахування заробітної плати проводиться за допомогою комп'ютерної програми (автоматизовано), то особливу увагу потрібно звернути на наявність розрахункових відомостей (на видачу премій, матеріальних допомог), які виписані вручну. Дані таких платіжних відомостей необхідно звірити з даними особових рахунків працівників на предмет відображення в них таких виплат та проведення обов'язкових відрахувань з цих сум.

Особливу увагу необхідно звернути на грошові виплати за цивільно-правовими угодами, так як шляхом укладання фіктивних договорів з неіснуючими особами, чи з особами, які фактично ніякі роботи не виконували, проводиться списання коштів з каси та привласнення готівки.

Крім того, встановлюються непоодинокі випадки складання фіктивних відомостей на виплату заробітної плати, наприклад: на працівників, які не працюють в установі, звільнені або ж і на працівників об'єкта контролю, але які при цьому, кошти не отримують і по їх особовим рахункам суми виплат не проводяться, а підписи підроблюються.