2 Изучение постановки бухгалтерского учета и его автоматизации

2.1 Изучение учета имущества и активов

На рассматриваемом предприятии имеются объекты основных средств, которые в соответствии с учетной политикой разделены на группы:

• здания

• сооружения

• передаточные устройства

• земельные участки

• силовые машины и оборудование

• рабочие машины и оборудование

• рабочие машины автоматические

• измерительные приборы

• измерительные приборы автоматические

• вычислительная техника

• прочие машины и оборудование

• транспортные средства

• инструмент

• производственный инвентарь

• хозяйственный инвентарь (техническая литература)

Это промышленно-производственные основные средства. Они непосредственно участвуют в производственном процессе, с их помощью рабочие или средства автоматики осуществляют воздействие на предметы труда при изготовлении продукции (системы машин, комплексы технологического оборудования, инструменты и другие) или создают необходимые материальные условия для осуществления производства (здания, сооружения, передаточные устройства и другие).

Ещё существуют непроизводственные основные средства, к которым относятся основные средства жилищно-коммунального хозяйства, здравоохранения, культуры, подсобного сельского хозяйства и оборудование торговли и общепита, но на данном предприятии таких объектов нет. Размещены объекты основных средств по цехам, отделам, структурным подразделениям, лабораториям.

По принадлежности основные средства делятся на собственные и арендованные. К арендуемым на данном предприятии относятся здания, некоторые виды оборудования, которые учитываются на забалансовых счетах, а остальные основные средства – собственные.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

На ГУП РМ «Лисма» приемка в эксплуатацию основных средств осуществляется комиссией, назначенной для этих целей приказом руководителя предприятия. Как правило, на предприятии создается постоянно действующая комиссия. В её состав включают главного инженера, главного механика, бухгалтера, начальника цеха (производства) или отдела, которому сдается в эксплуатацию объект основных средств. На принятые в эксплуатацию объекты комиссия оформляет «Акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» формы № ОС-1 (Приложение 7) в двух экземплярах - для сдающей и принимающей основные средства организации. В этом документе записывается характеристика объекта, источник приобретения (возведения), год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указывается также, кто принял и кто сдал и необходимые сведения для начисления износа по нему. Данный акт составляется на каждый отдельный объект основных средств. К нему прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к принимаемому объекту (паспорта, спецификации, комплектовочная ведомость и др.), которая затем передается материально ответственным лицам по месту эксплуатации основных средств. Полностью оформленный акт вместе с приложенной технической документацией передается на утверждение руководителю предприятия, а затем в бухгалтерию.

В бухгалтерии на каждый объект основных средств заводится Инвентарная карточка учета основных средств по форме № ОС-6 (Приложение 8). В ней указывается наименование объекта основных средств, инвентарный номер, наименование завода-изготовителя, место эксплуатации, первоначальная стоимость объекта, норма амортизационных отчислений, дата выпуска и дата ввода в эксплуатацию объекта.

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Основные средства в случае необходимости перемещаются из одного подразделения данного предприятия в другое, а также выбывают с предприятия по различным причинам. На объекты, переданные из одного подразделения в другое, бухгалтерские проводки не составляются, а в картотеке аналитического учета карточка переставляется из подразделения, где находился объект, в подразделение, куда он передан. Также вносятся коррективы и в начисляемый износ. На внутреннее перемещение объекта основных средств из одного подразделения предприятия в другое составляется «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» формы ОС-2. В ней указываются подразделения участвующие в перемещении объекта, первоначальная или восстановительная стоимость, износ, дата ввода в эксплуатацию, основание перемещения, материально ответственные лица, краткая характеристика объекта. На данном предприятии за время его существования перемещение объектов основных средств не производилось.

Отпуск объекта основных средств в порядке реализации производится в установленном порядке. Материально ответственное лицо, в подотчете которого он находится, выписывает товарно-транспортную накладную, получив от представителя покупателя доверенность на право совершения этой операции. В товарно-транспортной накладной в бухгалтерии указываются необходимые данные по объекту (первоначальная или восстановительная стоимость, начисленный за время эксплуатации износ, отпускную цену и др.). В необходимых случаях к ней может быть приложена имеющаяся на предприятии техническая и другая документация.

Предприятие может передать объект основного средства другому предприятию или лицу безвозмездно. Тогда также оформляется "Акт приемки-передачи основных средств" формы № ОС-1, к которому прилагаются соответствующие сопроводительные документы на объект основных средств. В акте наряду с постоянными реквизитами из аналитического учета, характеризующими передаваемый объект, указываются первоначальная стоимость и, если объект находился в эксплуатации, сумма износа, начисленного по нему.

Если же объект основных средств пришел в негодность и реализовать его безвозмездно другому предприятию для дальнейшего использования невозможно, он подлежит списанию. Для списания пришедших в негодность объектов основных средств, аналогично, как и для приемки, создается специальная комиссия. На предъявленный к списанию объект комиссия составляет "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)" формы № ОС-4. В нем указываются наименование объекта, год изготовления или постройки, даты поступления на предприятие и ввода в эксплуатацию, инвентарный номер, место эксплуатации, первоначальная стоимость, износ, обоснование необходимости списания с баланса. На оборотной стороне акта указываются затраты по ликвидации объекта и поступления от ликвидации (например, металлолом), а на списание автотранспорта составляется акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4а). На данном предприятии за время его существования выбытия объектов основных средств не производилось.

Обобщающим регистром синтетического учета основных средств является журнал-ордер № 13 (Приложение 9). В нем собираются и обобщаются данные со всех регистров аналитического учета. В журнале-ордере № 13 показываются записи по дебету и кредиту счетов 01, 02 и другие. Также здесь собираются аналитические данные к счету 02. Данные этого журнала затем используются в главной книге для составления бухгалтерского баланса и приложений к нему.

Ежемесячно на объекты основных средств начисляется амортизация. В соответствии с учетной политикой амортизация по основным средствам начисляется линейным способом, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, который предполагает расчет нормы амортизации с учетом срока полезного использования. Срок полезного использования вновь приобретаемых основных средств определяется на основании классификации, установленной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» по амортизационным группам.

На ГУП РМ «Лисма» учет амортизации основных средств автоматизирован. С помощью вычислительной техники рассчитывается сумма амортизации по каждому объекту. Затем эти данные систематизируются и выводятся в документе по начисленной сумме амортизации основных средств по подразделениям (Приложение 10). Он составляется ежемесячно, здесь показывается сумма амортизации по основным средствам каждого цеха или подразделения с дальнейшим распределением по счетам затрат.

Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляется до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета.

По объектам производственного назначения начисление амортизации выражается по дебету счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств».

При выбытии собственных основных средств сумму амортизации по ним списывают в дебет счета 02 «Амортизация основных средств».

Основные средства в процессе эксплуатации теряют свои физические качества и морально устаревают. Поэтому необходимо проводить ремонт. Учет затрат на ремонт, в соответствии с учетной политикой, признаются расходами текущего отчетного периода и списываются на общепроизводственные, либо общехозяйственные расходы.

Переоценка основных фондов на ГУП РМ «Лисма» не производится.

Основные средства, стоимость которых не превышает 2000 тыс. руб. за единицу отражаются в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов. Принимаются на учет по унифицированным формам, предусмотренным для материально-производственных запасов.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих ГУП РМ «Лисма» на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:

01 «Основные средства» (активный) предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду.

02 «Амортизация основных средств» (пассивный);

Основные средства, приобретенные за плату у других предприятий и лиц, а также созданные на самом предприятии, отражают по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

При реализации основных средств их продажную стоимость отражают по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Учет основных средств на ГУП РМ «Лисма» организован в соответствии с требованиями нормативно – правовых документов, а именно согласно ПБУ 6/01 и Налоговому Кодексу РФ.

На изучаемом предприятии нематериальных активов нет.

На ГУП РМ «Лисма» имеются материально-производственные запасы. Они приобретаются организацией для продажи или использования в производственном процессе (как правило, в течение одного года или в течение обычного операционного цикла), либо на иные хозяйственные нужды.

В соответствии с учетной политикой предприятия материально-производственные запасы отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости.

При отпуске материалов в производство и прочем выбытии в соответствии с учетной политикой применяется метод оценки по фактической себестоимости приобретения (по себестоимости конкретной единицы).

Согласно учетной политике ГУП РМ «Лисма» принятой на 2008 год «Материалы» учитываются на счете 10.

К МПЗ в соответствии с ПБУ 5/01 относятся:

• сырье и материалы;

• покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

• топливо;

• тара и тарные материалы;

• запасные части;

• прочие материалы;

• строительные материалы;

• материалы, переданные в переработку на сторону;

• материалы, переданные на ответственное хранение;

• инвентарь и хозяйственные принадлежности;

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета для каждой из указанных групп на счете "Материалы" предназначен отдельный субсчет. Также открыт соответствующий субсчет для учета транспортно-заготовительных расходов. Кроме того, материалы, не принадлежащие данному предприятию, выделяются в отдельные группы и учитываются на забалансовых счетах: 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"; 003 "Материалы, принятые в переработку".

Существует более детальная группировка материалов по техническим признакам и свойствам. Внутри групп и подгрупп ценности показываются в разрезе отдельных видов, марок, сортов и типоразмеров. С этой целью на предприятиях разрабатываются номенклатуры (перечни) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию, типоразмеру и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение – номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению материально-производственных запасов. Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником.

В отделе материально-технического снабжения предприятия ведется оперативный учет и контроль реализации фондов и выполнения договоров поставок материалов по ассортименту, количеству, качеству и срокам. Предприятие заключает договоры снабжения на поставку сырья и материалов с различными поставщиками. Как только вагон (машина) пришел, кладовщик склада проверяет документы, счета-фактуры, сопроводительные документы, а затем передает все это в отдел снабжения. Сам же кладовщик обеспечивает приемку и разгрузку поступившего сырья, производит подсчет, сверяет фактические цифры с теми, что указаны в макете и в накладных. Если требуется, он составляет акт недостачи или излишков или порчи при несоответствии данных.

Для получения сырья со склада подразделения составляют заявки на отпуск материалов через диспетчерскую, которая переадресует их складскому хозяйству для перевозки сырья. Кладовщик составляет накладную на перемещение (указывается производство, подразделение) и ставит подпись “сдал”. Грузчики производят погрузку необходимого сырья и увозят на производство. На производстве ответственный кладовщик принимает и считает отгруженное количество материалов и сверяет с накладными, которые он находит в системе, затем проставляет свои данные и закрывает. Таким образом, количество материала на складе уменьшается, а на производстве появляется, причем в системе проводки не составляются.

Отгрузив материалы покупателям, предприятия-поставщики одновременно высылают им платежные требования-поручения вместе с отгрузочными и другими сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции и др.). Счет-фактура представляет собой дополнение к платежному требованию-поручению. В нем указываются: поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик, станции назначения и отправления, дата отгрузки, способ отправления, наименование ТМЦ, количество, цена, сумма.

Полученные материалы предприятием своевременно приходуются. Оприходование материалов оформляется приходным ордером (Приложение 11) на фактически принятое количество материальных ценностей. В ордере отмечается наименование, номенклатурный номер, единицы измерения, цена, количество - фактическое и плановое, сумма, роспись материально ответственного лица. Также движение и внутреннее перемещение материалов и тары оформляются накладной (Приложение 12). При получении материалов на склад составляется акт приёмки материалов.

На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка - карточка складского учёта материалов (Приложение 13). В ней отображается приход и расход по отдельным видам материалам. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по расходу и приходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток. Кроме того, каждый месяц кладовщик представляет информацию об остатках материальных ценностях на складе (Приложение 14).

По первичному документу требование (Приложение 15) запрашивается количество определённого вида наименования материалов, которое надо отпустить со склада. Также здесь указывается их цена и сумма. Независимо от способа документального оформления материалы отпускаются по лимиту. Для этого существует лимитно-заборная карта (Приложение 16). Она предназначена для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых систематически при производстве продукции в данном цехе. В верхней части карты указывается лимит расхода материала на месяц, поэтому она служит средством контроля за лимитом отпуска материалов на производственные нужды. Также ежемесячно составляется накопительная ведомость по расходу материала (Приложение 17). Для списания материальных ценностей составляется акт на списание материальных ценностей.

Вся первичная документация, поступающая в бухгалтерию, подвергается сплошной проверке как по существу операций и правильности их оформления, так и по точности арифметических подсчётов. Затем документы таксируются - указанное количество материалов в первичных документах умножается на учётные цены. Следующим этапом обработки документов является их группировка, цель которой - получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учёта.

Как уже известно, материальные ценности в основном поступают от поставщиков. Для системного отражения операций приобретения материалов, расчетов за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги и расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначена оборотная ведомость по счету 60 (Приложение 18). В ней указывается сальдо на начало месяца, приход, расход, сальдо на конец месяца; указываются корреспондирующие со счетом 60 счета: по дебету 10, 19, 41, 51, 60, 91 и по кредиту 51, 52, 71, 76, 60, 62, 91. Она открывается ежемесячно. При открытии в него переносятся остатки на начало месяца по неоплаченным поставкам, а также по ведомости делаются отметки об оплате счетов поставщиков. Таким образом, в ведомости ведется аналитический и синтетический учет операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками при расчетах требованиями-поручениями, с использованием аккредитивов и других форм расчетов.

Приобретенные материалы предприятие расходует прежде всего на изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также на другие цели: содержание и ремонт оборудования, помещений; канцелярские и др. В связи с этим на основании первичных документов расход материалов оформляется в зависимости от направления затрат следующими проводками: Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» Кредит счета 10 «Материалы». Эти записи осуществляются в течение месяца по учетной стоимости в ведомостях 12, 15 и журналах-ордерах 10 и 10/1. В конце месяца добавляют (вычитают) отклонения или транспортно-заготовительные расходы, относящиеся к израсходованным материалам. Следовательно, в конечном счете, расход материалов показывают по фактической себестоимости.

Учет тары на предприятии производится в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Для учета тары предназначен счет 10/4 «Тара и тарные материалы». К ней относятся ящики, поддоны деревянные и другие. Учет тары на складах и в подразделениях осуществляется аналогично учету материалов. Вне зависимости от условий приобретения тары организацией продавцом, поставщиком и т.п. (покупка или изготовление непосредственно в организации) тара принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая слагается из всех расходов по ее покупке и доставке в организацию или затрат по ее изготовлению (пункты 63 - 69 Методических указаний).

В обеспечении экономии ТМЦ в процессе хозяйственной деятельности предприятие осуществляет контроль за их наличием и расходованием, т.е. проводит инвентаризацию производственных запасов. При инвентаризации проверяются сохранность ценностей, правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента, порядок ведения учета и др. Для её проведения на предприятии создается специальная инвентаризационная комиссия. До начала инвентаризации заканчивается обработка приходно-расходных документов, делаются соответствующие записи в карточках складского учета и выводятся остатки на день проверки. Результаты инвентаризации производственных запасов оформляются инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (Приложение 19). На основании описей составляются сличительные ведомости по тем ценностям, по которым установлены расхождения. По каждому факту недостач или излишков материально ответственные лица предоставляют письменные объяснения. На основании их инвентаризационная комиссия принимает решение о порядке регулирования разниц и возмещения потерь.

Совершенствование учета и контроля наличия и движения материальных ресурсов на предприятии должно осуществляться по нескольким направлениям.

Необходимо упрощать оформление операций по приходу и расходу ТМЦ. Отпуск материалов в производство можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить и внутреннее перемещение материалов. Но можно предложить и другой вариант. В условиях применения современной вычислительной техники можно отказаться от ведения карточек складского учета, заменив их машинограммой – сортовой оборотной ведомостью. При ведении карточек с помощью технических средств все данные о движении материалов на складе одновременно будут фиксироваться на технических носителях информации. На их основании компьютером могут выдаваться соответствующие машинограммы по движению ценностей.