Упорядкування даних за допомогою фільтрів.

Для знаходження даних у списку існує три методи: Автофільтр, Форма і Розширений фільтр.

Фільтри, вбудовані в MS Excel дозволяють відібрати та відобразити тільки ті записи, що задовольняють задані критерії (умови). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Для відносно простих критеріїв використовують Автофильтр. Для більш складних критеріїв - Расширенный фильтр; при цьому можна копіювати відібрані дані (при потребі, відповідну частину полів запису) у інше місце робочої книги. Форма – це діалогове вікно користувача, створене на основі заголовків і даних таблиці. У формі відображається один запис списку. Форма найбільш корисна для редагування даних списку, а також у тих випадках, коли усі заголовки списку не поміщаються на екрані одночасно.

Відбір даних засобами автофільтра

Можливостями автофільтра можна скористатися, розташувавши покажчик поточної комірки всередині списку та скориставшись командою Данные - Фильтр – Автофильтр для Excel 2003 або для Excel 2007 – це стрічка Данные – група Сортировка и фильтр – кнопка Фильтр чи стрічка Главная - група Редактирование - кнопка зі списком Сортировка и фильтр - Фильтр. Кнопки зі стрілкою, що з’являються праворуч від кожного імені поля, дозволяють відкрити перелік значень даного поля та накласти обмеження, створивши критерій відбору за декількома полями. В результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Список із запропонованими для вибору значенням може бути достатньо довгим. Для швидкого переходу до певного елемента списку можна ввести початкові літери. Елемент Все дозволяє зняти обмеження щодо даного поля.

За допомогою елемента Первые 10 користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями у даному числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дозволяє вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й більш складні критерії ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку Условие…у Excel 2003, а у Excel 2007 – це команда Числовые фильтры – Настраиваемый фильтр, можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр і з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем (з будь якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона «?» та «*».

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочій сторінці.

Для відображення всіх записів списку у Excel 2003 можна скористатись командою Данные - Фильтр - Отобразить все. Для відміни (деактивації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою Данные - Фильтр - Автофильтр.

Для Excel 2007 для відображення всіх записів списку користуються командою Снять фильтр с…, а для відміни автофільтра повторно натискають кнопку Фильтр на стрічці Данные – групі Сортировка и фильтр чи стрічці Главная - групі Редактирование - кнопці зі списком Сортировка и фильтр.

Якщо перед звертанням до команди автофільтра виділити частину списку, то можливості відбору будуть надані тільки з записів та за полями, що включені до діапазону виділення.

Традиційними засобами «копіювання» та «вставки» можна копіювати відібрані записи на інше місце поточної або іншої робочої сторінки, а також іншої відкритої робочої книги.

Щоб скористуватися автофільтром у вашій роботі, виконайте наступне:

• Виберіть чарунку у списку

• Виберіть Данные – Фильтр – Автофильтр для Excel 2003 або стрічка Данные – група Сортировка и фильтр – кнопка Фильтр чи стрічка Главная - група Редактирование - кнопка зі списком Сортировка и фильтр - Фильтр для Excel 2007. У заголовках стовпців з’являться кнопки автофільтра. За допомогою цих кнопок задаються критерії.

• Клацніть на кнопці автофільтра біля заголовка стовпця, що призначений для фільтрації.

• Зі списку, що відкриється, виберіть Условие для Excel 2003, а у Excel 2007 – це команда Числовые фильтры – Настраиваемый фильтр. З’явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр, де ви зможете встановити потрібні параметри фільтрації.