25

Організація як функція менеджменту

1 Сутність функції «організації». Організаційна структура і принципи її побудови

2 Формування підрозділів організаційної структури

3 Централізація і децентралізація організаційної структури. Повноваження і обов'язки

4 Види організаційних структур та їх застосування

- 1 -

Функція менеджменту «організація» спрямована на побудову організації і формування у ній системи від­носин. Побудова організації відбувається шляхом орга­нізаційного проектування, у процесі якого визначаєть­ся кількість та функціональний склад підрозділів, поса­дові обов'язки персоналу, формується система зв'язків для ефективної взаємодії організаційних елементів.

Ефективність діяльності кожної фірми великою мі­рою залежить від того, наскільки професійно викону­ється дана функція менеджменту. Сутність її полягає у формуванні певної системи відносин між окремими підрозділами підприємства, що дає змогу їм ефективно співпрацювати і досягати поставлених цілей, обираючи для цього відповідні засоби.

Організація — вид управлінської діяльності, спрямований на формування структури управління організацією, встановлення у ній системи зв'язків та відносин, що дає змогу ефективно працю­вати для досягнення поставлених цілей.

Системний підхід у менеджменті розглядає органі­зацію як певну цілісність, систему, що складається із взаємопов'язаних елементів. Тобто організація як система може бути утворена лише за можливості форму­вання і об'єднання її складових, побудови її структури, яка забезпечить стійкість, стабільність системи, дасть їй змогу реалізувати властивості, необхідні для бажано­го функціонування.

Організаційна структура — упорядкована сукупність стійко взає­мопов'язаних елементів, які забезпечують функціонування і роз­виток організації як єдиного цілого.

Вона характеризує будову організації, просторово-часове розташування її складових, взаємозв'язки між ними і тісно пов'язана з цілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом повнова­жень між ними. Від її ефективності залежить успішне функціонування організації.

На ефективність організаційної структури впливають:

— існуючі взаємозв'язки, що виникають між людьми у процесі виконання ними роботи, що знаходить ві­дображення у схемах організаційних структур і посадо­вих обов'язках;

— філософія та політика керівництва і методи його впливу на поведінку людей;

— повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління.

Ключовими поняттями організаційної структури є її елементи, зв'язки (стосунки), рівні та повноваження.

Елементами організаційної структури є працівни­ки (керівники, спеціалісти, службовці), служби або ор­гани апарату управління, в яких зайнята певна кіль­кість фахівців, що виконують відповідні функціональні обов'язки. Зв'язки поділяють на горизонтальні та вер­тикальні. Горизонтальні є однорівневими і мають характер узгодження. Найчастіше співвідносяться з певними функціями менеджменту за потреби узгодити цілі чи завдання окремих функціональних відділів. Потреба у вертикальних зв'язках виникає за наявності різних рівнів управління. Це відносини підпорядкова­ності, завдяки яким реалізуються владні повноваження керівників. Повноваження лінійних керівників дають право вирішувати всі питання розвитку керованих ними організацій і підрозділів, а також віддавати розпоря­дження, обов'язкові для виконання іншими членами ор­ганізації (підрозділів). Повноваження штабного персо­налу обмежуються правом планувати, рекомендувати, радити чи допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати розпорядження. Якщо працівни­ку управлінського апарату надають право приймати рі­шення і здійснювати дії, які зазвичай виконують лінійні менеджери, він отримує функціональні повноваження.

Між усіма складовими організаційної структури іс­нує взаємозалежність: зміни в одній із них зумовлюють необхідність перегляду інших. Це особливо слід мати на увазі при здійсненні організаційних перетворень, ос­кільки функціонування організації в умовах мінливого зовнішнього оточення спричиняє постійні зміни в її структурі. Ускладнення структури, впорядковування зв'язків між елементами, зміна їх просторового розташування, розвиток специфічних зв'язків між елементами та їх групами — все це характеризує організацію, що розви­вається.

Зі збільшенням кількості елементів та рівнів в орга­нізаційній структурі зростає кількість і складність зв'язків у процесі прийняття управлінських рішень. Внаслідок цього процес управління сповільнюється, тобто погіршується його якість. З огляду на це форму­вання організаційної структури має відбуватися з ура­хуванням функціонального, елементного та організа­ційного аспектів.

Функціональний аспект полягає у визначенні кола функцій системи і у виокремленні її підсистем (функці­ональних підрозділів).

Елементний аспект доповнює функціональний і передбачає виділення у системі окремих елементів з чіт­ким визначенням їх функцій. Для цього функції групу­ють за спорідненістю і закріплюють за окремими еле­ментами — більш-менш автономними частинами систе­ми. За великих масштабів діяльності організації такі відділи поділяють на менші частини для забезпечення керованості ними. При створенні нової фірми виокрем­лення підрозділів з урахуванням їх функціонального складу не викликає труднощів. Але при реструктуриза­ції діючої фірми необхідно зберегти її елементний склад, особливо ті підрозділи, у яких використовують спеціальне та дороге обладнання (наприклад, виробничі цехи). У цьому випадку функціональний та елементний аналіз повинні мати зустрічний характер: від функцій визначають необхідні елементи, а від наявних елемен­тів — їх можливі функції. Результати аналізу зіставля­ють. Критерієм вибору функції стає економічна доціль­ність збереження чи ліквідації елементу.

Організаційний аспект формує зв'язки між елемен­тами системи, тобто остаточно визначає її структуру. Ці зв'язки об'єднують елементи в єдине ціле і дають змогу Їм взаємодіяти. Отже, створюються передумови для ефективного управління організацією: вирішуються питання щодо ієрархічного підпорядкування і формулюються необхідні вимоги щодо взаємодії однорівневих підрозділів.

Такий методологічний підхід до організаційного проектування передбачає дотримання певних правил:

— первинною є реалізація функціонального аспекту;

— якщо при реалізації елементного аспекту виника­ють труднощі з підбором елементів певного функціо­нального призначення, необхідно повернутися до функ­ціонального аналізу;

— якщо виникають труднощі при реалізації органі­заційного аспекту, слід повернутися до елементного, а за потреби — до функціонального аналізу.

Отже, проектування організаційної структури має на меті раціоналізацію розподілу функцій між складо­вими організації (елементами) і формування системи зв'язків для їх ефективної взаємодії. Це вимагає всебіч­ного обґрунтування кількості і складу структурних еле­ментів організації, щоб мінімізувати витрати на Їх ут­римання і водночас забезпечити кваліфіковане здій­снення всіх видів управлінської діяльності.