5.4. Анализ работы и подготовка отчета стендиста

Итоги выставки можно условно разделить на две группы:

• организационные

• коммерческие

При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время подготовки и работы выставки. Такому анализу могут существенно помочь ответы на вопросы всех участвовавших в подготовке и проведении выставки:

• удачно ли было выбрано место для стенда?

• была ли удачной планировка стенда?

• соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

• какие неудобства вы испытывали во время работы?

• что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

• без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Перечень таких вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, вашей продукции, целей поставленных при проведении выставки.

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям, по проявленному интересу к тому или другому экспонату.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных и рекламных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев. Еще раз подчеркнем, что при любом контакте с покупателем желательно интересоваться, откуда он почерпнул информацию о вашей фирме и продукции. Учет такого рода информации поможет вам выявить наиболее эффективные формы рекламы, подсчитать эффективность того или иного мероприятия.

Отчет, представляемый руководству, обычно состоит из разделов, характеризующих работу стендиста по обслуживанию экспонатов. Это отправка экспонатов, приемка на стенд, монтаж, показ и демонстрация их в действии; материалы по конкурентоспособности, результаты экспонирования и т.д.

Для написания отчета стендисту нужно обработать и обобщить весь материал, который получен им в ходе работы на всех этапах подготовки и проведения выставки. Это кропотливая и трудоемкая часть его работы, требующая не только серьезного подхода, но и определенных навыков. Прежде всего, стендист тщательно анализирует собранные им документы, инструкции, записи, данные учета посетителей, опросные листы и анкеты, визитные карточки, выписки из книги отзывов и т.п.

Анализ – это сортировка, группировка и классификация материала по каким-либо признакам и рассмотрение его по частям в соответствии с особенностями произведенной группировки. На основании таких группировок формируются разделы отчета, которые отражают фактический результат, его оценку с точки зрения удовлетворительности; причины, не позволившие добиться более высоких результатов; выводы, предложения и пожелания по улучшению работы стендистов на последующих выставках.

Давая количественную характеристику экспонатуры, следует указать общее списочное число экспонатов, намечавшихся к показу; запоздалое поступление отдельных экспонатов, то есть после установленного срока (если такое имело место) с указанием поставщиков, или неприбытие какой-то их части совсем. По прибывшим, но не выставлявшимся экспонатам тоже даются сведения о количестве и причинах, по которым они не демонстрировались. Отчет должен

отражать и случаи поступления экспонатов с дефектами и включать анализ причин их возникновения: производственные или транспортные (из-за некачественной тары, плохого крепления или нарушений условий транспортировки транспортно-экспедиторскими организациями).

По экспонатам, представляющим собой технологическое оборудование, линии или комплексы, показываемые в действии, отмечается их полная или недостаточная обеспеченность образцами производимой продукции, сырьем, полуфабрикатами и заготовками, например: «Хватило ли всего этого до закрытия выставки?». Обязательно должен быть сделан анализ качества тары и упаковки для экспонатов, технологичности ее сборки и разборки, удобства упаковки и распаковки экспонатов; и что нужно сделать для улучшения.

Отдельной частью может быть сделан анализ монтажных и демонтажных работ. Здесь следует дать оценку фактической трудоемкости работ, оценку совершенства инструкции по монтажу и демонтажу, технологичности и удобству проведения работ. Определение фактической трудоемкости работ очень важно для организации участия в последующих выставках. С этой целью стендист ведет хронометраж и учет времени монтажа и демонтажа по каждому экспонату.

Самостоятельный раздел в отчете посвящается анализу приемов и методов, использованных при демонстрации экспонатуры; выявленным трудностям и возникавшим сбоям и повреждениям при ее показе в действии; эффективности использования технических и аудиовизуальных средств, если таковые были задействованы в экспозиции.

Сравнивая с материалами по аналогичным экспонатам конкурентов, полученными на выставке, стендист дает оценку конкурентоспособности представлявшихся им изделий на международном рынке. Эти оценки он делает на основе собственных наблюдений, а также на основе замечаний посетителей о недостатках и преимуществах в конструктивных решениях, по достигнутому техническому уровню, по соответствию отдельных характеристик предъявлявшимся требованиям, по реакциям посетителей на внешнюю форму изделий, окраску, качество отделки, эргономику и техническую эстетику.

В отчете обязательно нужно дать характеристику работы с посетителями выставки: привести примеры и результаты работы с отдельными специалистами, коммерческими работниками и представителями прессы; показать реакцию на экспозицию широких слоев населения, прессы, радио и телевидения и подкрепить

это примерами из печати или выписками из книги отзывов.

Если выставку посещали члены правительства и другие почетные гости, очень важно суметь охарактеризовать проявленное ими отношение к выставке в целом и к экспозиции, представлявшейся стендистом, в особенности. И вообще в отчет нужно выносить примеры наиболее яркие, показательные и доказательные, чтобы убедительно аргументировать отдельные соображения и предложения по конкретным ситуациям.

В конце отчета должны быть сделаны обобщающие выводы и рекомендации по повышению уровня организации и эффективности участия в последующих выставочных мероприятиях.