5.3. Прием, привлечение и обслуживания посетителей выставки.

Успех и эффективность проведения выставки зависят от многих факторов и прежде всего от лиц, которые первыми вступают в контакт с ее посетителями. Центральное место здесь отводится стендисту . В какой бы форме не протекали его контакты (приветствие, рассказ, ответы на вопросы, переговоры , беседы на отвлеченные темы),-стендист всегда должен помнить, что он является “экспонатом номер один” или, по крайней мере, чувствовать себя артистом, выходящим на сцену. И к этой роли должен тщательно готовиться,

Выставка-это то место, где персонал фирмы может либо завязать новые контакты, либо разрушить дальнейшие связи с теми партнерами и покупателями, которые у фирмы уже были. Посетители выставки помимо своей воли постоянно оценивают манеру поведения сотрудников на стенде. Устойчивое мнение клиентов наполовину формируется в первые 3-4 секунды общения с персоналом по внешнему виду, манере держаться, тембру голоса.

Стендист должен выглядеть, если не элегантно, то, по крайней мере, корректно.

Нужно помнить, что посетители приходят на выставку , как зрители на представление. Их ожидания зрелища достаточно велики, и именно поэтому они жертвуют своим временем. Теперь все меньше посетителей приходят на выставку бесцельно. До 50% посетителей хотят не просто увидеть новые товары и услуги, а увидеть что-то необыкновенное.

Специфика организации стенда и демонстрации экспонатов требует от стендиста специальных знаний и навыков. Любое оборудование на стенде должно всегда находиться в рабочем состоянии и быть в любой момент готовым к демонстрации.

Перед появлением посетителей не плохо заглянуть в зеркало и мысленно сказать себе: ”Готов к работе!”

Встречая гостей непринужденно, стендист, тем не менее, не должен демонстрировать скучающий вид . В то же время он не должен навязывать себя посетителям, быть назойливым, мешать им осматривать стенд самостоятельно, по крайней мере, пока не увидит, что в нем нуждаются . Работа с посетителями - это искусство, в котором необходимо легко и умело владеть запасом знаний, подручным информационным и рекламным материалом, уметь по первым вопросам и облику дифференцировать посетителей и разнообразить их обслуживание с учетом их особенностей.

Существует 6 типов посетителей выставки:

Искатели развлечений. Оказавшись на выставке без конкретных целей, они ищут легковесных зрелищ или сувениров. Для них это просто время пребывания в людной, красочной и динамичной среде. Рабочая обстановка и информация на стендах их мало интересует. Если происходящее на их глазах к шоу не имеет отношения, все, что они видят и слышат на выставке, вылетает у них из головы, не задерживаясь.

Накопители . Это лица, обучающиеся по проблемам или отраслям знания, близким по профилю посещаемой выставки. В данный момент или ближайшее время они не могут использовать полученную на выставке информацию. Но они воспринимают ее заинтересованно, собирают ее впрок, на будущее.

Ретрансляторы . Это целая категория людей, у которых суть их повседневной работы -сбор информации и предоставление ее в надлежаще обработанном виде сотрудникам и руководителям своего предприятия или продажа определенному заказчику. Это детективы консалтинговых фирм и информационные работники предприятий. Как посетители выставок они ценны не тем, что сами могут использовать полученную информацию, а тем, что таким образом они активно расширяют круг лиц, ознакомленных с нею.

Модификаторы. Это посетители выставки, которые в силу личных особенностей постоянно находятся в состоянии творческого поиска и обработки поступающей к ним информации. Они не просто аккумулируют и переносят информацию с выставки в сферу своего повседневного труда , но и сами активно используют ее. Они постоянно выискивают, преобразуют и приспосабливают новую информацию под свои производственные нужды, то есть используют ее не в чистом, а в модифицированном виде.

Синтезаторы. Это редкий тип посетителей, который под влиянием информации с выставки генерирует принципиально новые научные идеи в технические решения. Для них важна не прагматическая, а фундаментальная информация.

Операторы. .Они рассматривают выставку не как информационный массив, а как информационную модель некоторого объекта для сравнения ее с другими. Информация для них -ключ к принятию управленческих решений.

До 60-70% рабочего времени у стендиста уходит на ответы по конкретным вопросам, на раздачу проспектов и других рекламных материалов, на регистрацию и учет встреч или конкретных лиц, с которыми удалось установить деловой контакт.

Стендист должен научиться различать посетителей по профессиональным признакам и не произвольным реакциям, чтобы иметь возможность быстро и максимально удовлетворить их интересы, чтобы выиграть время для других посетителей. Это особенно важно при значительных потоках посетителей и ограниченном числе персонала.

Кроме того, стендист по своим экспонатам участвует в рекламной работе, план которой составляется заблаговременно. В нем указывается содержание мероприятий, сроки проведения и ответственные исполнители, порядок обеспечения экспозиции рекламными материалами (каталоги, буклеты, листовки, сувениры).В рекламной работе у стендиста -две функции:

1. Личное участие живым словом и раздачей рекламных материалов среди посетителей

2. Помощь пресс-центру в подготовке материалов, распространяемых в печати, по радио и телевидению

Выставочный стенд подобен особняку, у ворот которого гостя первым встречает стендист. В течении 2-3 секунд движущийся по маршруту посетитель должен выделить в потоке мыслей эти ворота. Необходимо проверить стенд на 3-секундный тест. Нужно убедиться, сразу ли замечают его проходящие.

Но вот посетитель остановился. Даже если это званный гость, у стенда сразу же возникает масса головоломок. Но еще больше их, когда перед стендом остановился незнакомец. Если перед стендистом запыхавшийся покупатель типа “горящий уголек”, то есть спешивший именно к вам -самое простое пригласить гостя и усадить за стол переговоров. Труднее выяснить тип покупателя, когда у него на лице нет никаких признаков заинтересованности.

Способы привлечения внимания посетителей к стенду

Общепринятая практика:

• Цвет, графика и контекст надписи на фризе стенда.

• Не типовые элементы дизайна.

• Рекламные плакаты.

• Светозвуковые эффекты.

• Раздача сувениров и др.

Нетрадиционные приемы:

• Новизна дизайна и уникальность деталей оформления.

• Светозвуковое сопровождение.

• Уникальные аттракционы.

• Уникальность контрастов одежды, поведения и работы персонала.

• Приглашение к участию в чем-то завлекательном.

Установить контакт с посетителем -главная задача действий стендиста. Для начинающих стендистов остановить человека и заговорить с ним -может оказаться большой проблемой.

Существует несколько способов овладения вниманием посетителя:

1. Прямое приглашение на стенд. Оно должно быть корректным. Но здесь есть

опасность, что посетитель просто отмахнется или скажет, что он торопится.

2. Обращение к посетителю по ассоциации с его обликом, аксессуарами и деталями

одежды.

3. Надо уметь слушать.

4. Надо уметь показывать товар различным покупателям.

5. Необходимо овладеть языком жестов.

Психологи говорят, что не следует забывать о 20-ти вредных привычках, которые мешают стендисту налаживать контакты и правильно действовать:

Не нужно разглядывать человека пристально. Это смущает.

Не следует осматривать гостя с ног до головы. Это пугает.

Не нужно лезть к собеседнику вплотную “грудь -в грудь”.

Не нужно удаляться от слушателя дальше вытянутой руки.

Не следует увлекаться монологами.

Не нужно говорить слишком эмоционально, чтобы не оглушить.

Не нужно вертеть ничего в руках.

Не нужно задавать вопросы невпопад.

Не следует кивать все время головой.

Не стоит злоупотреблять бесконечными угу, ага, да-да.

Не нужно прерывать собеседника, даже если все, что он говорит давно известно.

Не нужно заканчивать фразы за собеседника, если его пауза затягивается.

Не стоит отклоняться от темы разговора.

Не следует выказывать снисходительности к людям младшего и старшего возраста.

Не стоит делать непроницательное лицо.

Не нужно смотреть мимо собеседника.

Не следует делать вид, что задумались и ничего не слышите.

Не стоит ,не дослушав собеседника до конца , делать поспешные выводы.

Не нужно толковать слов говорящего произвольно -необходимо верить ему как можно дольше.

Не следует перескакивать с пятого на десятое-логика и последовательность всегда и везде.

Очень важно освоить искусство завершения контакта. В условиях лимита времени это достаточно тонкое дело. Чаще всего разговор оканчивается сам собой, но случается что клиент не спешит покинуть стенд В этом случае приходится использовать намек, язык жестов или хорошо продуманные завершающие фразы, чтобы дать понять посетителю, что пора прощаться. Будьте уверены, собеседник поймет намек.

В любом случае стендист должен помнить заповедь: ”Все нужно делать корректно, и еще попытаться обратить в свою пользу состоявшейся контакт, если не теперь, то в будущем”. Стендисту необходимо пожать посетителю руку и дружелюбно попрощаться. Действовать он должен неторопливо, но поспешая, ибо за то время, которое было уделено посетителю, можно упустить несколько действительно стоящих клиентов.