Тема 5. Работа стендиста на выставке

1. Основные функции стендиста.

2. Подготовка, отправка и приемка выставочного груза стендистом

3. Прием, привлечение и обслуживание посетителей выставки.

4. Анализ работы и подготовка отчета стендиста.

5. Культура речи стендиста

Организация современной выставки и работа на ней требуют высокого профессионализма. Далеко не все руководители предприятий достаточно серьезно подходят к представлению собственной компании на выставке, и многие из них недооценивают необходимость в услугах выставочных менеджеров. Стендист является полномочным представителем и лицом своей фирмы Стендист – многофункциональный специалист. Ему приходится решать многие вопросы. Он коммерсант, психолог, дипломат и эксеперт-консультант одновременно. Он должен быть высококвалифицированным специалистом, отлично знать предлагаемую продукцию, быть коммуникабельным и доброжелательным в общении, настойчивым, обладать ясным и гибким мышлением и хорошо владеть речью, (и часто - не только родным языком) Стендист тесно и заинтересованно сотрудничает со старшим методистом на разных этапах, руководствуется его рекомендациями и указаниями, вместе с ним оценивает результаты своей работы на стенде.

5.1.Основные функции стендиста.

Стендист -участник номер один на любой выставке, выполняющий свои определенные функции:

Непосредственная подготовка закрепленных за ним экспонатов: отправка и приемка грузов, проверка любой технической и сопроводительной документации, согласование своих действий с дирекцией выставки на непосредственном месте ее проведения.

Участие в рекламной работе на стенде: личное участие живым словом и раздачей рекламных материалов среди посетителей, гостей и участников выставки, помощь пресс-центру в подготовке материалов, распространяемых в печати, по радио и телевидению во время проведения рекламной кампании.

Участие в показе и демонстрации представляемых экспонатов: установка необходимого оборудования, расстановка экспонатов на наиболее выгодных для обозрения местах, использование различных способов и приемов показа и демонстрации.

Прием, привлечение и обслуживание посетителей выставки.

После окончания действия выставки доставка экспонатов к месту их отправки.

Предоставление руководству отчета.

5.2.Подготовка,отправка и приемка выставочного груза стендистом

Осмысленно участвовать в подготовке конкретной выставки, можно только усвоив значение мероприятия, цели участия в нем предприятия-экспонента и задачи, возлагаемые на самого стендиста. После усвоения назначения выставки и своих задач на ней для лучшего самообразования крайне желательно, чтобы стендист принимал участие во всех, или хотя бы в основных, этапах ее подготовки, лично участвовал в подготовке и отправке экспонатов на выставку. Но участие стендиста в оформлении технической и сопроводительной документации, отгрузке или отправке экспонатов -это не только помощь другим работникам, но и хорошая школа для него самого с точки зрения знакомства с реальными условиями и в плане получения конкретных сведений и навыков для успешной работы на выставке. С самого начала он должен знать, что его основная работа на выставке -это работа с экспонатами и контакты с людьми по поводу этих экспонатов. Поэтому еще до отъезда он в первую очередь изучает экспонаты и все, что с ними связано: тематический план выставки и своего раздела, сведения о натуральных образцах, назначение и цели их демонстрации.

Тематический план и место расположения (экспозиционный план) нужны ему, чтобы представить содержание и объем предстоящей на выставке работы. Стендист должен: иметь точное и полное представление о технических и эксплуатационных возможностях экспонатов, суметь сравнить их с аналогами, знать о торговых и экспортных возможностях их производства и поставки, значение экспонатов в экономике и социальном развитии страны. И этот объем должен позволять ответить на любой вопрос в пределах компетенции стендиста, чтобы удовлетворить интересы широкого круга посетителей. Если предполагается показ экспоната в действии, стендисту необходимо изучить принцип его работы, овладеть спецификой его монтажа, эксплуатации и ремонта.

Опытный стендист не пренебрежет проследить за отбором и подготовкой к выставке своих экспонатов.

Требования по отбору, подготовке и поставке экспонатов на выставку изложены в ГОСТ 20519-75Э “Экспонаты для ярмарок и выставок”. Стендисту нужно изучить эти требования и, если это в рамках его возможностей, самому проследить за изготовлением экспонатов в соответствии с этими требованиями, за соответствием их количества перечню в упаковочных листах, убедиться в наличии тех документации, инструкции по упаковке и распаковке, товаросопроводительных документов. Не повредит стендисту, если он ознакомится с ведомственной транспортной инструкцией. Именно в ней четко указываются сроки и условия отгрузки. Здесь стендист найдет условия оформления перевозки, упаковки и маркировки грузов, порядок рассылки товаросопроводительной документации и правила страховки грузов.

Стендист должен знать, получение экспонатов на выставке также является неотъемлемой частью его работы. Должностная инструкция, если таковая есть у экспонента или организатора выставки, предписывает стендисту принимать личное участие в работе по приемке, распаковке, проверке и расстановке закрепленных за ним экспонатов. И он должен знать, что перед сдачей грузов на отправку проверяются все грузовые места, состояние контрольных лент и пломб, упаковочные листы и грузосопроводительная документация. И только убедившись в их надлежащей отправке, стендист может спокойно готовиться к отъезду на выставку.

Работа с пребывающими на выставку грузами является непременной частью работы стендиста на выставке. Здесь выделяется несколько направлений и этапов его деятельности. Первоочередными из них являются: ознакомление с помещениями и условиями размещения в них экспонатов, приемка и распаковка грузов, доставка экспонатов к месту монтажа. При ознакомлении с условиями и требованиями стендист:

• знакомится с приказом директора “О монтаже выставки”, в котором определяются: режим работы сотрудников в этот период, критерии готовности

• уточняет расположение своего стенда по проекту

• изучает график выполнения монтажных работ

• выясняет наличие необходимых источников энергопитания для экспонатов, уточняет их характеристики

• изучает местные правила тех и пожарной безопасности

• знакомится с расположением средств пожарной безопасности, пунктов медицинской помощи, мест складирования и хранения материалов

• проверяет соответствие поступивших грузов транспортным спискам.

Приемка груза производится материально ответственным лицом в присутствии стендиста. Стендист получает в свое распоряжение только принятые экспонаты и расписывается за каждый из них в приемо-сдаточных актах. Таким образом, он берет на себя ответственность за их сохранность до момента сдачи на возврат поставщику.

Приступая к распаковке груза стендист обязан:

-установить технологический порядок операций по распаковке

-установить причины дефектов (отступление от технологии упаковки, нарушение условий транспортировки),составить и утвердить у дирекции соответствующие акты

-окончательно уточнить место установки экспоната

Простые и несложные изделия после распаковки вместе с художником стендист раскладывает в витринах и на подиумах

Монтаж приборов стендист ведет в соответствии с инструкцией, прилагаемой к комплекту документации на экспонат. Об окончании монтажа и организации рабочего места стендист докладывает старшему на стенде и переходит к уточнению аспектов своей информационно-рекламной и коммерческой деятельности.До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию -портфельный текст стендиста. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая — материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п.