5.2. Государственные стандарты на документацию

К нормативным документам по стандартизации относятся:

1. ГОСТ, применяемый в установленном порядке;

2. международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

3. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

4. стандарты отраслей, предприятий, научно-технических и инженерных обществ.

Все Госстандарты объединены в единую госсистему стандартизации.

Единая госсистема стандартизации – это иерархически организованная система классификации и кодирования самих госстандартов. Стандарты подразделяются на классы, каждый класс имеет свой идентификационный номер. Документы, относящиеся к одному классу, имеют одинаковый код, который обозначается цифрами до первой точки. Цифры, после точки, обозначают код группы внутри класса. Двухзначное число после тире, указывают год регистрации стандарта.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

- ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»;

- ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислит техники. Общие положения».

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец».

ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет».

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт сохранил начальный идентификационный номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.

5.3.Унифицированные системы документации (усд)

УСД — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Перечислим основные цели процесса унификации документов:

- унификация производится с целью снижения количества документов, применяемых в деятельности предприятий;

- типизация формы документов;

- снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

- достижение информационной совместимости баз данных автоматизированных систем делопроизводства.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экономической и социальной информации.

В настоящее время действует 8 УСД:

1. Унифицированная система (УС) организационно-распорядительной документации (УС ОРД);

2. Унифицированная система банковской документации;

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. Унифицированная система документации по труду;

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

УС ОРД – одна из важнейших унифицированных систем документации. Эта система содержит формы по следующим задачам:

- создание организации, предприятия;

- реорганизация организации, предприятия;

- ликвидация организации, предприятия;

- приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- распорядительная деятельность организаций, предприятий;

- организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

- оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- увольнение с работы;

- оформление отпусков;

- оформление поощрений;

- оформление дисциплинарных взысканий.