7. Вопросы для подготовки к аттестации
Основные этапы развития делопроизводства.
Сравнительный анализ .приказного и коллежского делопроизводства.
Сущность министерского делопроизводства.
Отличие российского делопроизводства от зарубежного.
Основные понятия дисциплины «Документоведение».
Материальная составляющая документа.
Информационная составляющая документа.
Функции документа.
Свойства документа.
Признаки документа
Основные виды классификации документов.
Состав нормативно-методической баз делопроизводства.
Законодательные основы делопроизводства.
Государственные стандарты на документацию.
Унифицированные системы документации.
Общероссийские классификаторы.
Нормативные документы по труду и охране труда.
Международная организация по стандартизации (iso).
Стандарт гост р исо 15489-1:2007. Раздел 2. Технологии делопроизводства
1. Этапы жизненного цикла документа
Жизненный цикл документа начинается с его создания внутри организации либо с момента поступления из вне.
Внешний документ подвергается предварительной обработке рассмотрению, регистрируется и передается на ознакомление или исполнение в подразделения, либо на рассмотрение руководству.
В ответ на внешний документ может быть создан внутренний документ, который останется для внутреннего использования, либо будет отправлен во внешнюю организацию. Исходящие документы, в отличии от внутренних документов, подлежат обязательной регистрации.
При создании внутренних документов необходимо учитывать стандарты, нормативные требования к оформлению и содержанию документа.
Жизненный цикл документа не заканчивается после его создания. Документы формируются в дела, создаются номенклатуры дел, определяются сроки хранения, документов. Проводится экспертиза документов. В результате которой, определяются сроки хранения документов и классификация их на документы для архивного хранения, уничтожения и внутреннего использования. Жизненный цикл большинства документов заканчивается их уничтожением, после временного либо длительного хранения. Но существуют документы постоянного хранения, жизненный цикл таких документов не обрывается. Технологиям обработки документов на каждом этапе жизненного цикла посвящен этот раздел.
2. Технологии обработки входных документов
Обработка входных документов достаточно традиционна (Рис.2). Более предпочтительна централизованная экспедиция (обработка), в которой обрабатывается вся корреспонденция.
При такой организации корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), в дальнейшем будем называть его делопроизводителем.
Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.
При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции о приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.
Прием конвертов, проверка правильности адресования. При получении корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке тщательно проверяется объем присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам. Об отсутствии документов сообщается отравителю и при необходимости запрашиваются дополнительные документы.
Рис. 2. Основные этапы обработки входных документов
Вскрытие конвертов, проверка вложений. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.
При вскрытии упаковки последняя уничтожается, за исключением случаев:
- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
- в документе не проставлена дата и ее приходиться устанавливать по почтовому штемпелю;
- .в конверте содержатся обращения граждан.
После вскрытия необходимо проверить:
- правильность вложений;
- количество листов документа;
- наличие приложений к ним.
При отсутствии приложений либо несоответствия количества листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечания».
Предварительное рассмотрение документов. После предварительной обработки документов (проверка целостности, вложений, правельности адресата) происходит предварительное рассмотрение документов. На этом этапе документы должны дойти до исполнителя.
Согласно ГСДОУ на этой стадии документы делятся на потоки:
- для обязательного рассмотрения руководством ДОУ или организации;
- не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения для исполнения или ознакомления.
Предварительное рассмотрение поручается опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации, должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывают справочные материалы: перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечнь должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления);
срочность исполнения документа;
вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.).
Если в организацию поступили документы не входящие в компетенцию получателя. На этой стадии эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
Постановка отметки о поступлении (регистрационного штампа). На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер документа, дату поступления и при необходимости количество листов. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм, при их большом количестве, в течении месяца.
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразно проставить регистрационные штампы на письме и на первом листе приложения.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ».
Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу, и на поступившем документе делается соответствующая пометка.
При отсутствии штампов валовой номер поступления и дата получения ставятся от руки. По желанию организации эта информация может быть дополнена подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.
Регистрация. Регистрации подлежат не все документы. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения В каждой организации должен существовать перечень таких документов, который разрабатывается руководителем службы ДОУ, оформляется в виде инструкции, утверждается руководителем.
Регистрационный индекс входящих документов включает:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/08-17, где 218 – порядковый регистрационный номер, 08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия.
В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т. д. (см. п.5, Раздел 2).
Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года. Документы регистрируются на карточках или в журнале.
На первом этапе регистрации в карточку или журнал заносится следующая информация:
-входящий номер и дата регистрации;
- отправитель
- количество листов и экземпляров (например, 2 л. в 1 экз.);
- дата поступления документа и исходящий номер (например, 20.12.2002, № 259/10);
- краткое содержание документа (например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов);
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом видов классификации: по виду документа, по месту создания документа, по срочности исполнения и т.п. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета. Входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения – другой.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск среди большого количества документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по различным картотекам.
В небольших фирмах могут применяться регистрационные журналы. При наличии небольшого объема документов журналы можно вести на протяжении нескольких лет.
После этого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю ДОУ или учреждения.
Передача документов руководителю. После регистрации осуществляется "фильтрация" входящих документов. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение только наиболее важные и срочные документы, которые помещаются в отдельную папку.
Если при предварительном рассмотрении необходимы дополнительные материалы (переписка, контракты, нормативные документы и т. д.), то эти материалы подбираются секретарем-референтом и передаются руководителю фирмы вместе с входящим документом.
При передаче документов руководителю карточки, после этапа первоначальной регистрации, помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Рассмотрение документов руководителем (выполнение резолюция). Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления Резолюция должна содержать следующую информацию:
- фамилия, инициалы исполнителя (фамилии, если их несколько);
- распоряжение о необходимости выполнить действия (подготовить отчет, обзор, ответ, на исполнение, на контроль и т.п.);
- срок исполнения;
- подпись руководителя;
- дата выполнения резолюции.
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а другим исполнителям передаются ксерокопии.
Внесение сведений из резолюции (дополнительная регистрация. Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал. Также заполняются следующие разделы карточки: дата передачи документа на исполнение, исполнитель (кому направлен документ), расписка в получении, дата.
Документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в различных картотеках: справочная (по номеру регистрации); контрольная (по срокам исполнения); деятельность организации; переписка с внешними организациями. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому, документу, поступившему в организацию. Эти принципы положены в основу электронной картотеки.
Передача документов исполнителю. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации (регистрационной карточке) с проставлением даты получения.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.
Контроль исполнения документов. В организации устанавливается контроль за исполнением документов. Это означает, что документ должен быть подготовлен в указанные сроки. Для исполнения документов существуют типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен руководством. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе, необходимый срок выполнения документа, который возможно указан во входящем документе.
Ставить документы на контроль имеет право руководитель организации. На документы, взятые на контроль, ставится соответствующий штамп. Информация о контроле заносится в журнал регистрации.
С контроля задание снимается только с разрешения директора организации.
Исполнитель обязан давать контролирующему лицу точные ответы на все вопросы, связанные с ходом выполнения работ. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать к директору.
Если исполнитель не может выполнить документ в срок, то он обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине не выполнения задания. Ответственность за неисполнение документа в срок несет контролирующее лицо.
Подшивка документов в дело. После исполнения документа в регистрационные карточки (журнал регистрации) заносятся последние данные, которые включают в себя:
- отметку о исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию исполнителя, лица, подписавшего документ; при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный во входном документе).
- отметку о снятии с контроля (когда и кем документ снят с контроля).
- дату возврата, расписку принявшего документ.
- номер дела ,в котором будет хранится документ, или отметка об уничтожении.