8. Язык и стиль документов

8.1. Нормы официально-делового стиля

Официально-деловой стиль — один из стилей русского языка (наряду с научным, поэтическим стилем).

Деловой стиль — это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресат о том, что он получил важное сообщение, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, либо что он обязан выполнить то или иное предписание и т.п..

2. Речевой этикет в служебных документах

Рассмотрим особенности речевого этикета в служебных документах.

К сожалению, вопросам этикета в современной отечественной литературе уделяется недостаточно внимания, пособий по служебному этикету крайне мало. Но, несмотря на это, существует ряд общих особенностей, на которые следует обратить внимание при составлении какого-либо служебного документа. Остановимся на некоторые из них:

Формы обращения. Уже сложились определенные формы обращения в официальной письменной речи. „Уважаемый…”, или „Уважаемый!” это наиболее распространенные формы обращения. Запятая после обращения придает письму будничный характер. Знак восклицания, наоборот, указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. „Уважаемые коллеги!” — такая форма обращения уместна среди лиц одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение „Дорогие коллеги!”. Совершенно нейтральный тон документа сохраняется в том случае, когда, например, письмо начинается так: „Коллега…”.

Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.

Выбор залога. В такой глагольной конструкции, как залог, скрываются значительные возможности для выражения этической оценки действий другой стороны. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия — юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий. Действительный залог придает динамизм изложению.

При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: „Юридическая часть Министерства образования и науки РФ разъясняет…”.

В сопроводительном письме субъект действия не указывается, а подразумевается. Поэтому в сопроводительных письмах подлежащее отсутствует. Например: „Высылаю Вам наложенным платежом…”

Нельзя не учитывать того обстоятельства, что субъект действия должен отождествляться не с физическим, а с юридическим лицом, а именно: „Фабрика нуждается”.

Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. Исключением является практика составления решений. В решении сказуемое выражается в прошедшем времени. Например: „Коллегия решила…”.

Употребление действительного залога придает принципиальный тон критике.

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие. Например: „Оплата гарантируется”, „Письмо отправлено”, „Ваша телеграмма получена”, „Сроки выполнения работ срываются”, „Ваше предложение одобрено”, „Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным грузом” и т.д.

Он используется также и в тех случаях, если источник предпринятых действий очевиден. Например:

„Сроки, в которые будут установлены компьютеры, еще не определены”.

Составители деловых писем должны оценивать, какие потенциальные возможности для выражения этической оценки действий скрываются в такой глагольной конструкции, как залог. Например: „Вы не выполняете моего указания по текущему ремонту”. И та же конструкция в страдательном залоге: „Мое указание по производству текущего ремонта не выполняется”.

В первом случае невыполнение указания вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Роль вида глагола. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола. Например: „Коллектив завода построил пять жилых домов”.

Если же необходимо подчеркнуть, что, действия совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола. Например: „Вы не выполняете моих распоряжений по укреплению финансовой дисциплины”.

Употребление вводных слов и оборотов. Вводными называются слова, не связанные формально-грамматически с другими словами в предложении, не являющиеся членом предложения и выражающие отношение говорящего (адресанта) к высказываемому. Удачно найденное вводное слово, уместно сделанное обособление снимают, напряженность тона изложения, что видно из следующих примеров:

„Просим представить имеющийся на Вашем предприятии материал”. Эта же фраза с вводным словом: „Просим представить материал, по-видимому, имеющийся на Вашем предприятии”. Другой пример: „Ваша просьба не может быть удовлетворена” или „К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена”.

С помощью обособления можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым передать характер осведомленности относительно затронутого вопроса. Например: „Как Вам известно, мы очень заинтересованы в Ваших новых товарах…”.

Вводные конструкции устраняют категоричность в тоне изложения и, тем самым, вносят теплоту в сферу официального письменного общения. Например: „Кафедра просит, если это возможно, высказать замечания, которые будут полезны в работе”.

Употребление местоимения „я”. Имеет место тенденция к утрате местоимения „я” в деловой переписке. Например, вместо „я прошу” пишут просто „прошу”. Вместо „я выполнил” пишут „мною выполнено”. Однако нельзя сказать „мною решено”, правильно: „я решил”. Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимением “я”. Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.

Употребление местоимения „он”. Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением „он”. Это местоимение, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет в себе также и указательное значение. Оно может быть средством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требует особой осторожности при использовании его в служебных документах.

Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность содержания, что требует нейтральности тона изложения. Следует учитывать, что в служебных документах не следует использовать слишком резкий тон изложения.

Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять. И тогда нейтральный тон повествования может уступить место взволнованным высказываниям.

В деловой переписке встречаются случаи, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату. Например: „Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения… Просим рассмотреть и утвердить”. Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант как бы не допускал возможности, что положение может быть не утверждено.

Неуместен элемент сомнения, переданный с помощью вводного слова в следующей выдержке: „Институт просит высказать методические рекомендации, которые, по-видимому, будут полезны в работе”.

Как построить фразу — от этого во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции.