3.Технологии обработки исходящих документов

Отправляемые документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис.3.):

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем. Исходящие документы оформляются как минимум в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой. В некоторых случаях, если имеются замечания, то проект может быть отправлен на доработку исполнителю.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ и вернуть его исполнителю.

Рис.3. Схема обработки исходящих документов

После подписания руководителем исходящий документ передается на утверждение, если это необходимо, а затем на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- индекс документа;

- дата подписания документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, регистрационные номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации исходящие документы конвертируются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «окошком» документ складывают таким образом, чтобы адрес получателя был хорошо виден.

Второй экземпляр отправленного письма подшивают в дело с исходящей перепиской.

4. Создание документов

Организационно-правовые документы. Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы определяют: создание, порядок реорганизации и ликвидации организации; ее организационно-правовую форму, структуру; штатную численность и состав (номенклатуру) должностей, их тарификацию; деятельность структурных подразделений и работников; порядок формирования и регламентацию деятельности совещательных органов управления; регламентацию деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности (в необходимых случаях); режим работы и систему охраны; организацию труда работников и оценку их труда.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы (устав, учредительный договор);

- положение;

- инструкция;

- регламент;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание.

Особенности организационно-правовых (ОПД) документов:

- Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией. Вышестоящая организация принимает по этому поводу решение, постановление или протокол, утвержденный руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров или советом директоров и др.).

- ОПД относятся к бессрочным и действуют до отмены или до утверждения новых.

- В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности организации либо разрабатываются новые ОПД, либо с помощью распорядительных документов в них вносятся необходимые изменения и дополнения.

- ОПД разрабатываются и утверждаются заново в случае реорганизации учреждения.

- В процессе подготовки ОПД, в обязательном порядке, проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации, курирующими соответствующее направление деятельности.

Содержание учредительных документов. Существуют обязательные, установленные законом (императивные) требования к содержанию учредительных документов. Кроме того, законами и иными нормативно-правовыми актами устанавливаются случаи, регулирование которых в учредительных документах возможно.

Например, в Гражданском кодексе Российской Федерации установлено, что должно содержаться в учредительных документах юридического лица:

- наименование юридического лица;

- место его нахождения;

- порядок управления деятельностью юридического лица;

- представительства и филиалы;

- предмет и цели деятельности юридического лица;

Действующее законодательство также определяет, что учредительными документами могут регулироваться следующие стороны деятельности юридических лиц:

- порядок назначения или избрания органов юридического лица;

- лицо, которое выступает от имени юридического лица;

- случаи, когда учредитель (участник) юридического лица или собственник его имущества отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо отвечает по обязательствам учредителя (участника) или собственника;

- орган, по решению которого может быть осуществлена реорганизация или ликвидация юридического лица;

- орган, уполномоченный на ликвидацию юридического лица;

- распоряжение имуществом ликвидированного юридического лица, оставшимся после удовлетворения требований кредиторов и т. д.

Сформулируем основные требования к оформлению учредительных документов (Постановление правительства РФ от 19.06.2002 № 439):

- Представляются на бумажном носителе и по возможности в электронном виде.

- Каждый документ, содержащий более одного листа, представляется в регистрирующий орган в прошитом, пронумерованном виде.

- Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки.

- Заявления, уведомления и сообщения, а также приложения к ним:

- заполняются в одном экземпляре;

- представляются в регистрирующий орган непосредственно заявителем либо направляются почтовым отправлением с объявленной ценностью, и с описью вложения.

- Подлинность подписи заявителя на заявлении, уведомлении и сообщении в обязательном порядке заверяется нотариусом.

Устав. Разделы, входящие в устав, отражают специфику деятельности организации. Устав утверждается учредителями или участниками общего собрания. На нем проставляется отметка о регистрации, которая заверяется печатью регистрирующего органа. На титульном листе устава помещаются:

- гриф утверждения;

- организационно-правовая форма и название организации;

- местонахождение организации;

- год принятия устава.

Внесение изменений в устав осуществляют двумя способами:

- на титульном листе помещают заголовок «Изменения, внесенные в устав» и ставят новый гриф утверждения, текст содержит только изменения;

- вносят изменения непосредственно в текст устава и утверждают его в новой редакции с простановкой нового грифа, на титульном листе пишут «Устав (новая редакция»).

Учредительный договор. В учредительном договоре учредители (юридические и физические лица) обязуются создать юридическое лицо и определяют:

- порядок совместной деятельности по его созданию;

- условия передачи юридическому лицу своего имущества;

- условия участия в деятельности юридического лица;

- условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков;

- условия и порядок управления деятельностью юридического лица;

- условия и порядок выхода учредителей (участников) из его состава.

Документы инструктивного характера. Документами инструктивного характера могут называться:

- « Правила»;

- «Положение»;

- «Инструкция»;

Документы инструктивного характера оформляются на общем бланке организации, подписываются лицом, ответственным за составление, и утверждаются руководителем организации. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.

Текст документов инструктивного характера

Структура текста этих документов нормативно не закреплена. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?»

Констатирующей частью документов инструктивного характера служит раздел «Общие положения», в котором указываются:

- цели и причины издания документа;

- основное назначение нормативного акта;

- правовые основания разработки;

- сфера его распространения;

- ответственность за нарушение установленных правил и порядка;

- другие сведения общего характера.

Положения. Различают:

- положение об организации (учредительный документ);

- положение о структурном подразделении;

- положение о коллегиальном, совещательном, временном органе (совете директоров, правлении, ученом совете, научно-техническом совете, совещании, комиссии, совете и т. п.).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными.

Положение о структурном подразделении. В этом документе должны быть четко определены:

- Общие положения:

- точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности;

- непосредственная подчиненность, непосредственное руководство, структурная схема положения подразделения внутри организации;

- перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

- Цели.

- Основные задачи.

- Структура подразделения:

- как и кем разрабатывается;

- перечень внутренних структурных звеньев (бюро, участки, сектора), входящих в подразделение, описание их функций и предназначение;

- структурная схема подразделения.

- Функции.

- Права.

- Обязанности.

- Взаимоотношения с другими подразделениями организации:

- других подразделений с данным;

- данного подразделения с другими подразделениями организации;

- Ответственность:

- характеристика основных позиций, по которым руководитель несет личную ответственность (за выполнение возложенных на подразделение задач, за достоверность документации, подготавливаемой в подразделении, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т. п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины и рабочих мест в своем подразделении и за работу с кадрами);

- порядок определения ответственности сотрудников подразделения в зависимости от занимаемой должности.

- Порядок внесения изменений и дополнений в Положение.

Положение о структурном подразделении визируется:

- директором по персоналу;

- руководителем экспертной комиссии по положениям;

- начальником юридического отдела (юристом организации).

Положение подписывается руководителем подразделения.

На основе положения о структурном подразделении составляется штатное расписание, организуется повседневная деятельность подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций.

Регламент работы. В положение о коллегиальном органе, как правило, включает регламент (процедуру) его работы. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус коллегиального или совещательного органа;

- порядок планирования работы;

- порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

- порядок вынесения материалов на рассмотрение;

- порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

- порядок ведения протокола заседания;

- порядок оформления решений коллегиального или совещательного органа;

- порядок доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент работы в основном принимается самим коллегиальным органом в рамках действующего законодательства. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. В определенных случаях регламент утверждает руководитель организации.

Регламент может существовать в виде отдельного документа и входить в состав положения о коллегиальном органе.

Распорядительные документы. Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

В зависимости от порядка принятия решений распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности - коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

К распорядительным документам относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии:

- инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа;

- сбор и анализ информации по вопросу;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование проекта документа;

- внесение проекта документа на рассмотрение руководства;

- принятие решения (подписание документа);

- доведение документа до адресатов в соответствии с листом рассылки.

Структура распорядительных документов. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и начинаться с предлога «О». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами (2-3) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д.

Констатирующая часть завершается, а распорядительная часть начинается словами «постановляет», «решил», «приказываю», «обязываю», «предлагаю». Эти слова, как правило, печатаются на отдельной строке с использованием шрифтовых выделений (вразрядку, заглавными буквами и т. п.).

Если распорядительный документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Пункт о доведении документа до сведения подразделений (должностных лиц) в приказ не включается. Они указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Последний пункт имеет постоянную формулировку: «Контроль за исполнением…», возложить на (структурное подразделение или должностное лицо - указывают наименование его должности, фамилию с инициалами в винительном падеже)».

Подготовка проекта распорядительного документа. Проекты распорядительных документов, подготовленные для согласования или обсуждения, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

При необходимости проект дополняется пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение сути документа, обоснование его необходимости, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Проекты распорядительных документов и приложения к ним визируются:

- исполнителем;

- руководителем подразделения, подготовившим проект;

- руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

- руководителем службы ДОУ;

- руководителем юридической службы.

Решение. Решение является документом, принимаемым в условиях коллегиальности. Констатирующая часть решения содержит: наименование органа, принявшего решение; при необходимости, разъяснение причин, целей и мотивов его издания, ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть начинается словом «решил» («решила», «решили», «решило»).

В распорядительной части указывают:

- содержание действия (поручения); исполнителя (организацию, структурное подразделение, орган, должностное лицо); срок исполнения.

Распоряжения могут иметь приложения: схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Ссылка на приложения делается в тексте («прилагается», «утвердить в соответствии с Приложением 1» и т. п.).

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Нормативно-правовой акт, в виде постановления, принимается только органами государственной власти (организации не могут подготовить постановление).

Приказ, распоряжение, указание. К документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решений, относятся:

- приказ;

- распоряжение;

- указание.

Приказы издаются: по организационным вопросам; по основной деятельности; по личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях:

- создания, реорганизации или ликвидации организации;

- утверждения структуры и штатов;

- утверждения и/или введения в действие различных положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.;

- создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

Приказы по основной деятельности регулируют:

- порядок финансирования деятельности учреждения;

- порядок его материально-технического обеспечения;

- научно-техническую политику;

- информационное и документационное обеспечение деятельности;

- социальные вопросы;

- порядок выполнения, характер и содержание специфических для организации видов деятельности.

Распоряжение и указание, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций и должностных лиц.

Констатирующая часть может отсутствовать в приказах по личному составу, указаниях или если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. В распоряжениях и указаниях может также отсутствовать заголовок.

Распорядительная часть начинается словами «приказываю» (приказ), «обязываю» (распоряжение), «предлагаю» (указание).

Каждый пункт распорядительной части содержит полное наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже.

Необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме.

Справочная документация. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Протоколы делятся на:

- протоколы заседаний;

- протоколы административные (протокол дорожно-транспортного происшествия);

- протоколы договорного типа (протокол разногласий).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или аудиозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.д.)- Если заседание стенографировалось, стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная: слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». Переменная инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Если присутствует больше 15 человек, то указывают общее количество, а в скобках - «список (регистрационный лист) прилагается».

В протоколе заседания коллегиального органа отдельно указывают присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных. Фамилии приглашенных дополняются наименованием должности и названием организации.

Основная часть протокола строится по схеме «слушали - выступили - решили» по каждому вопросу отдельно. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается». Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается «Выступление прилагается».

Завершающая часть протокола постановление по вопросу. Она начинается словом «постановили» или «решили». Постановляющая часть строится по схеме «действие - исполнитель - срок». Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Акт чаще всего составляется комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом). Акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.

Поводами для составления акта могут быть:

- ликвидация (учреждений, предприятий, организации);

- прием-передача (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.);

- проведение испытаний;

- уничтожение дел, испорченных товаров и т. п.;

- нарушение трудовой дисциплины и др.

Акт оформляется на бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке, должны соответствовать дате и месту составления акта.

Текст во всех актах формализован. В нем указывается:

- основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т. п.);

- лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

Констатирующая часть начинается с красной строки. В ней излагают цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делают выводы или дают рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. Иногда в акте указывается, в скольких экземплярах он составлен и кому передан каждый экземпляр акта.

Акт подписывают все составители. Если кто-либо не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Служебные записки применяются для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Текст делится на две части: констатирующую (описательную), где излагаются факты или описывается ситуация, и часть, где излагаются предложения, просьбы и т. п. Обычно вторая часть начинается со слов: «Предлагаю» , «Прошу», «Считаю необходимым».

Докладная записка. Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Как правило, сложившаяся ситуация или факт носят негативный характер. Тексту докладной записки может предшествовать заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О назначении...», «О проверке» и т. п.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Их подписывает составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Предложение (служебная записка) составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а содержит только вводную часть (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительные записки пишутся по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

Справочно-аналитические документы. Справки делят обычно на две группы:

- с информацией о фактах и событиях служебного характера (служебная справка, пояснительная записка);

- удостоверяющие какой-либо юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям (личная справка).

Пояснительные записки чаще всего сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.

Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке и удостоверяются печатью, а представляемые внутри учреждения - на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Сводка, в ней концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). Она оформляется так же, как и справка. Текст сводки представляется в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.

Перечень - систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, оформляется на общем бланке организации в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, их составившими. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Список подписывается должностным лицом, его составившим, при необходимости руководителем организации.

Отзыв и заключение содержат мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы. Текст состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».