Информационная составляющая документа. Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве.

В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, знания и т. п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную - информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную - осмысленную человеческим сообществом.

В дальнейшем мы будем иметь дело только с социальной информацией.

Материальная составляющая документа. Материальную составляющую документа определяет носитель информации — материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию. Носители делятся на бумажные и небумажные.

4. Классификация документов

Понятие "классификация" (лат. classik - разряд, группа) используется чаще всего одновременно в значении процесса, и в значении результата.

Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: "классифицирование" и "классификация".

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения. Классификация имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление на классы, виды, подвиды, разновидности. В основу классификации всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ -> издание -> непериодическое издание -> книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т. д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т. п.

Документы классифицируют по видам информационной составляющей, видам деятельности, по происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

Документы классифицируются по видам информационной составляющей:

- организационно-правовые

- распорядительные;

- справочно-информационные;

- справочно-аналитические;

- по личному составу;

- финансово-бухгалтерские;

- нормативные документы вышестоящих инстанций;

- контракты (договоры).

По форме:

- типовые (отражающие однотипные производственные, управленческие вопросы, выполненные по образцу, шаблону т.п.);

- индивидуальные (содержание характерно для созданного документа и не повторяется в других);

- трафаретные документы, которые печатаются на специальных бланках, где имеется заполненная постоянная часть и переменная, которая заполняется автором документа.

По содержанию (по количеству отраженных вопросов):

- простые (один вопрос);

- сложные (два и более, например, протокол собрания).

По происхождению:

- официальные (служебные), документы отражают деятельность учреждений, исходят от их имени или должностных лиц, представляющих эти учреждения, и оформленные и удостоверенные в установленном порядке;

- личные (составляются отдельными гражданами (например, заявления, жалобы, письма)).

По месту происхождения:

- внешние;

- внутренние.

По срокам хранения:

- постоянного хранения;

- временного хранения свыше 10 лет;

- временного хранения до 10 лет.

По срокам исполнения (по срочности):

- срочные (весьма срочные), требующие внеочередного, незамедлительного выполнения, это отражается в виде резолюции;

- несрочные (срок исполнения определяется общими требованиями для каждого вида документов, например, рассмотрение жалоб – не более 1 месяца, согласование документа – не более 2 недель);

По степени гласности:

- ограниченного доступа (Государственная тайна (гриф «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»), конфиденциальные документы (гриф не определен в законодательных документах: может быть «Коммерческая тайна, «Конфиденциально», «Конфиденциально, коммерческая тайна», «Персональные данные» и др.), ДСП – Для служебного пользования);

- несекретные (общедоступные).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские

По средствам фиксации (по технике создания):

- рукописные (письменные (текстовые) документы, при создании которых знаки письма наносят от руки);

- машинописные (письменные (текстовые) документы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами);

- изобразительные (содержат информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта);

- графические (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени: рисунки, диаграммы, чертежи);

- типографские (текстовые, изобразительные, графические документы выполненные в типографии);

- аудиовизуальные (содержат изобразительную и звуковую информацию);

- кинодокументы (изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом);

- фотодокументы (изобразительные, текстовые документы, созданные фотографическим способом).

По стадиям создания документа (по степени подлинности):

- оригинал (подлинник) – первый экземпляр документа, приобретающий юридическую силу;

- черновик (отражает работу автора или редактора над текстом);

- копия - точное воспроизведение оригинала с пометкой в верхнем правом углу «Копия», копии могут иметь юридическую силу, если при ее создании соблюдены все формальности, прописанные для данного документа;

- выписка.

По месту составления документа:

- внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

- внешние (входящие), поступающие от других организаций и лиц;

- исходящие, созданные в организации и отправленные во внешние организации.

В делопроизводстве различают административное (общее делопроизводство) и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений. Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

- организационные (положения (о подразделениях, учреждениях), уставы, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, штатное расписании, ,);

- распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), инструкция по технике безопасности?;

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).