2.Основные понятия

Всякое понятие представляет собой абстракцию. Понятия не статичны, они постоянно изменяются. По мере углубления представлений о предметной области понятия совершенствуются, старые понятия уточняются, возникают новые. Таким образом, с развитием науки происходит приближение понятий к действительности.

Научные понятия называются - терминами. Термины составляют основу научного языка. Термин - это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин не называет понятие, а понятие приписывается термину. Ученные или специалисты в той или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин.

Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефинацию - краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета.

В отличие от общелитературного, язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Язык делового профессионального общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

Документ- это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документы (ОРД) – документы, используемые при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов власти и управления, а также учреждений.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами. Главной задача делопроизводства - обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений, предприятий. Основные составляющие делопроизводства - документирование и документооборот.

Документирование – создание документа. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования, обычно определяются с помощью положений, инструкций, ГОСТ.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Обычно документооборот задается (описывается) с помощью схем. Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением или полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль, ознакомление, хранение, формирование дел, движение по инстанциям и т.п.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию или созданных ею за определенный период.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, формирующая принципы построения документно-коммуникационных систем.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу деятельности, помещенных в одну обложку (папку).

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) – система документов созданных по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Ведение УСД – поддержание УСД в достоверном состоянии.

Система ведения УСД – совокупность служб, методов и средств, обеспечивающих ведение УСД и информационное обслуживание пользователей.

Система документационного обеспечения управления (СДОУ) – подразделение на которое возложены обязанности ДОУ.

ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию и организации работы с документами в организациях. Все эти правила и принципы изложены в Положении ГСДОУ.