Рекомендации по работе

Таблицы плановой и фактической оплаты, а также каждый из отчетов лучше выполнять на отдельных листах. Столбцы в таблицах должны иметь названия.

Заголовки отчетов должны занимать несколько ячеек и иметь вид:

Отчет по состоянию на

Отчет за период от

до

Если отчет составляется на сегодняшнюю дату, то она должна вставляться в свободную ячейку автоматически (используйте функцию СЕГОДНЯ(). В остальных случаях пользователь может вставить в свободные ячейки заголовка требуемую дату.

Для простоты расчетов в отчетах на текущую и заданную дату учитываются данные с начала года. Договоров, продолжающихся с прошлого года, пока нет²⁶.

Для извлечения данных используются функции работы с базами данных. К ним относятся функции БДСЧЁТ и БСУММА. Среди их аргументов следует задать:

1. Базу данных. Это блок ячеек, в которых содержатся данные. Заголовки столбцов также следует включить в этот блок. Для того чтобы можно было вносить новые данные, следует включить в блок одну или несколько лишних строк снизу.

2. Поле. Задается название требуемого поля для суммирования. Это чаще всего ячейка с заголовком поля Сумма. Можно задать ссылку на ячейку заголовка поля или название поля в кавычках. Если используется функция подсчета строк, то поле можно выбирать произвольно.

3. Критерий. О критериях отбора рассказывалось в работе, посвященной фильтрации данных. Следует иметь в виду следующие моменты.

• В критериях можно использовать условие типа больше (меньше) заданной даты. Будут выбраны соответственно более поздние и более ранние даты.

• В критерии нельзя вставлять формулы, поэтому в нем не удается использовать ссылку на дату или функцию СЕГОДНЯ().

Рекомендуется добавить в таблицы данных новые столбцы. Они будут содержать разность дат оплаты и дат, взятых из заголовков отчетов.

Не забудьте присвоить новым столбцам имена.

При создании формулы разности дат Excel может ошибочно установить для этой ячейки формат даты. Установите вручную числовой формат и Вы увидите в ячейке количество дней между двумя датами. Эта разность может быть положительной или отрицательной в зависимости от того, какая из сравниваемых дат является более ранней.

Теперь можно строить критерий. Он будет указывать на определенный знак разности дат. В качестве условия установите >0 или <0.

В случае вычислений для заданного интервала дат постройте два столбца для сравнения даты оплаты с началом и концом периода и используйте сложный критерий. Наиболее просто выбрать какой-либо этап, оплата по которому входит в выбранный диапазон, посмотреть на знаки разностей дат и использовать эти сведения для построения критерия.

Перед сдачей работы не забудьте красиво оформить таблицы отчетов.

Результат работы

• Рабочая книга с двумя таблицами исходных данных и тремя отчетами.

• Работа принимается по экрану предварительного просмотра перед печатью. Проверяется также правильность работы при добавлении новых записей.

10. Подбор параметра и поиск решения