Мастер таблиц

Мастер таблиц, выбранный в окне Новая таблица, автоматически создает таблицу по одному из шаблонов.

Необходимо выбрать подходящий вариант в списке заготовок. Мастера экономят время разработчика. Нужно просто отвечать на вопросы, уточняющие особенности будущей конструкции, выбрать таблицу, поля (все или только необходимые), принимать или изменять имена полей, определить первичный ключ, вводить необходимый текст и принимать решения да или нет. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

Режим таблицы

Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Режим таблицы в окне Новая таблица.

Этот режим позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуру. После выбора этого режима открывается пустая таблица, в которую вводятся данные.

Полям таблицы присваиваются имена Поле1,… , которые по желанию можно переименовать. Для вставки или удаления столбцов – команда Вставка/столбец или Правка/Удалить столбец. Столбцы можно перемещать, регулировать его ширину (указатель мыши поместить на границе, а затем перетащить границу)

При сохранении таблицы выводятся приглашения для создания ключевого поля. При выборе – да, будет создано ключевое поле типа Счетчик. При выборе – нет, пользователь должен создать его в режиме конструктора самостоятельно.

Вне зависимости от способа создания таблицы, режим конструктора позволяет изменить структуру таблицы.

Режим «Конструктора»

Для создания таблицы в режиме Конструктора, в диалоговом окне Новая таблица выбрать Конструктор. Для изменения структуры таблицы в режиме Конструктора, выбрать необходимую таблицу и на панели инструментов выбрать кнопку Вид (Конструктор).

Окно конструктора состоит из двух областей:

• Области описания полей

• Области свойств полей

В области описания полей вводятся имена, типы данных полей, а также их необязательные описания.

В области свойств вводятся свойства полей (размер поля, маска ввода, подпись для форм, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, признак «обязательное поле», признак допустимости пустых строк и признак индексированности поля).

Область описания полей

Имя поля.

Должны быть содержательными, можно использовать как строчные, так и прописные буквы, длина – от 1 до 64 символов, нельзя использовать (,), (!), ([]), знаки ударения. При изменении имени поля таблицы, которое использовалось в запросах, формах, отчетах, необходимо изменить его во всех объектах.

Тип данных.

• Текстовые данные – набор символов (ограничение - 255 символов. По умолчанию – длина=50 символам).

• Поле MEMO – текст произвольной длины (от 0 до 64000 символов)

• Данные числового типа – числа, используемые в вычислениях

• Данные Дата/Время – для хранения значений дат и времени. Предусмотрено несколько форматов

• Данные денежного типа – для хранения денежных значений. Могут задаваться различные типы валют.

• Данные Счетчик – для хранения целых числовых значений. При переходе к новым записям автоматически увеличиваются на единицу.

• Данные логического типа – представлены двумя значениями: Да – 1, Нет – 0

• Данные объектов OLE – для хранения рисунков, диаграмм, звука, видео. До 1 Гбайт.

• Гиперссылка – связь с ресурсами Internet

Описание поля

Это необязательный элемент. Используется для напоминания о назначении поля.

Область свойства полей

Размер поля

Для текстовых полей (1 – 255), по умолчанию – 50 байт. Для числовых позволяет задавать тип числа (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой double, с плавающей точкой single. Размер следует устанавливать как можно меньшим, Access работает быстрее.

Формат поля.

Изменяет вид данных после ввода значений. Форматы позволяют указать способ отображения на экране текста, чисел, дат, времени.

Форматы данных Текстовый и MEMO

@ - обязательный текстовый символ или пробел

& - необязательный текстовый символ

> - преобразует все символы в прописные

< - преобразует все символы в строчные

Формат данных Числовой и Денежный

Это основной, фиксированный, с разделителями разрядов, процентный, экспоненциальный

Форматы данных Дата/ Время

По умолчанию – полный (2.10.93, 10:32:15)

Длинный (10 февраля 1993 г)

Средний (10-фев-93, 10:32:РМ)

Краткий (2/10/93, 22:32)

Формат данных Логический

Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл/Выкл) – отображает 1 для Да и 0 – для Нет.

Маска ввода.

Используется для организации ввода данных в строго определенном формате, т.е. создает шаблон, облегчающий ввод данных.

0. цифра (0 – 9, обязательный символ)

9 – цифра или пробел (0 – 9, необязательный символ)

# - цифра, +,-, пробел (необязательный символ)

L – буква (обязательный символ)

? – буква (необязательный символ)

! – маска ввода заполняется справа налево

Ввод десятичных знаков

Задает количество десятичных знаков (для числового и денежного типа)

Подписи

Используются для отображения в формах или отчетах альтернативного имени для данного имени поля.

Значение по умолчанию

Значение автоматически появляется в поле перед вводом данных

Условие на значение

Обеспечивает проверку допустимых данных на основе правил, созданных с помощью выражений или макросов. (например: < 120 – означает, что введенное число должно быть < 120, иначе сообщение об ошибке)

Сообщение об ошибке

Сообщает о недопустимости введенного значения

Обязательное поле

Определяет, обязательно ли вводить в этом поле значение.

Нулевая длина.

Определяет, можно ли вводить значение “ “ в поле текстового типа, чтобы отличить его от пустого значения.

Индексированное поле.

Ускоряет доступ к данным и при необходимости ограничивает вводимые данные только уникальными значениями.

Вкладка Подстановка

Для поля Логического типа позволяет выбрать – Флажок, Поле или Поле со списком.