Формы ввода данных

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.

Типы форм:

• в столбец

• ленточная

• табличная

• главная/подчиненная

• сводная таблица

• диаграмма

Отличие форм от таблиц

В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрав для него цвет или заливку и добавить элементы управления.

К форме можно добавить сложные критерии проверки допустимости данных. OLE-объекты можно увидеть только в форме или отчете. В форме проще работать с MEMO полями.

Создание формы с помощью кнопки Автоформа

Это самый быстрый способ создания формы.

Создание формы с помощью мастера форм

Мастера упрощают процесс формирования данных

Подготовка данных

Для создания формы потребуются поля из таблиц.

Формы можно создавать на основании таблиц и запросов. Поэтому лучше создать запрос, выбрав необходимые поля из таблиц. Затем, после создания запроса можно приступить к созданию формы.

Для изменения внешнего вида формы используйте ее свойства.

Размещение полей в форме

1. Отобразить список полей

2. Выбрать поля для формы

3. Перетащить поля в форму

Создание вычисляемого поля

Если в поле находится число, , условно обозначающее тип (Например, 1-я группа 11.1, 2-я группа – 11.2). Гораздо лучше отображать не само число, а текст. Проще всего это сделать, заменяя исходный элемент вычисляемым выражением. Для этого:

1. Выберите поле

2. Откройте окно свойств и введите формулу

=IIF([Nгруппы]=1, “11.1”, IIF ([Nгруппы]=2, “11/2”))

Для предотвращения изменений в полях для свойства Блокировка (вкладка Данные – Да).

Использование многоэкранных форм

Форма может быть многоэкранной (когда информация не помещается на одной странице или требуется разместить информацию на отдельной странице) при условии, что для свойства Режим по умолчанию – Простая форма.

Использование колонтитулов, заголовков и примечания формы

С помощью меню Вид – Заголовок/Примечание формы, колонтитулы

Для усовершенствования форм используется целый набор инструментов:

• линии и прямоугольники

• цвет и затенение

• объемное представление элементов (приподнятое, утопленное, вдавленное, с тенью и рельефное)

• фоновые рисунки

• заголовок и примечание формы

Создание запросов

Запрос – требование предоставить информацию, накопленную в таблицах.

Данные в запросе не сохраняются. Эти записи называются динамическим набором записей.

Типы запросов:

• запрос на выборку (извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результат отображает в режиме таблицы)

• групповой запрос (специальная версия запроса на выборку. Позволяет вычислять суммы, количество записей, выполнять расчеты итоговых значений)

• запрос на изменения (позволяет создавать новые таблицы или изменять данные в существующих таблицах (удаление, добавление, обновление)

• перекрестный запрос (отображает результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева – заголовки строк, второй – в верхней строке – заголовки столбцов)

• параметрический запрос

Возможности запроса

Выбор таблиц

Выбор полей

Выбор записей

Сортировка записей

Выполнение вычислений

Создание таблиц

Создание форм и отчетов на основе запроса

Создание диаграмм на основе запроса

Использование запроса в качестве источника данных для других запросов

Алгоритм создания запроса

1. Вкладка Запросы

2. Создать

3. Конструктор

4. Добавление таблиц

5. Выбор полей

6. Изменение порядка сортировки

7. Установка условий отбора записей

Создание запросов на выборку

Это наиболее распространенный вид запросов. Он выбирает информацию из одной или нескольких таблиц.

Операторы, используемые в запросах на выборку

• математические (*,+,-,/)

• отношения (=,<,>.<=,>=,<>)

• логические(and, or, not)

• строковые (&, like)

• вспомогательные (between… and, in, is null)

Создание групповых запросов

При создании группового запроса используется строка Групповая операция в режиме Конструктора.

Параметры групповых операций

Для выполнения вычислений необходимо для каждого поля, включаемого в запрос, выбрать соответствующую опцию:

• группировка

• условие

• итоговые функции (Sum, Avg, Min, Max, Count, Fist, Last,…)

Создание перекрестных запросов

Необходим для отображения выборочных данных в компактном виде в виде двумерной матрицы

! Строка Групповая операция для перекрестного запроса должна быть включена

Для перекрестного запроса необходимо указать, как минимум, три параметра:

• поле заголовков строк

• поле заголовков столбцов

• поле для выбора значения

Перекрестный запрос может иметь несколько заголовков строк и только один заголовок столбцов.