8. Создание отчета в виде письма. Работа с подчиненными отчетами

Войдите в Access откройте базу данных Торговая фирма из своей папки.

Создайте отчет в виде письма, в котором будет сообщаться о выполнении заказа.

Последовательность действий:

• Создайте запрос, в котором будут выбираться записи о клиентах, сделавших заказ. Для этого:

• Щелкните по вкладке Запросы в окне базы данных и создайте новый запрос в режиме конструктора.

• Добавьте в запрос таблицы Адреса и Заказы.

• Перетащите в бланк запроса поле Код клиента из таблицы Заказы и поля Фамилия и Имя из таблицы Адреса.

• Запустите запрос на выполнение. Чтобы фамилии не дублировались, перейдите в режим конструктора и нажмите кнопку Групповые операции.

• Сохраните запрос под именем Заказчики и запустите его на выполнение. Закройте окно запроса.

• Щелкните по вкладке Отчеты и создайте новый отчет в режиме конструктора на основе запроса Заказчики.

• В окне конструктора отчета нажмите кнопку Поле и щелкните мышью в области данных. Подпись поля удалите, а затем щелкните по самому полю (это поле содержит код Свободный).

• Выведите на экран окно свойств для выделенного поля (Вид - Свойства) и в свойстве Данные нажмите кнопку построителя […]

• В окне построителя выражений, пользуясь клавиатурой, кнопками операторов & и =, списком полей отчета создайте следующее выражение:

="Уважаемый (-ая) " & [Фамилия] & " " & [Имя] & " !"

• Нажмите Ок в окне построителя.

• Задайте для поля шрифт Times New Roman Cyr, размер 16, полужирный. Выравнивание – по центру. Измените размер поля, чтобы данные полностью выводились на экран.

• Аналогично создайте поле, которое содержит следующее выражение:

= "Сообщаем Вам, что Ваш заказ выполнен. Спасибо за сотрудничество с нами."

• Подпись этого поля удалите. Задайте для поля шрифт Times New Roman Cyr, размер 12. Выравнивание – по левому краю. Измените размер поля, чтобы данные полностью выводились на экран.

• Сохраните отчет под именем Клиенты и сделайте предварительный просмотр отчета.

• Вернитесь в режим конструктора отчета

Создание подчиненного отчета

Создайте для отчета Клиенты подчиненный отчет, содержащий сведения о наименовании товара, отпускной цене, количестве и дате заказа. Для этого:

• Нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов и щелкните в области данных.

• На первом шаге мастера создания подчиненного отчета должен быть активизирован переключатель Таблица или запрос (как объект для создания подчиненного отчета). Нажмите кнопку Далее

• На втором шаге мастера из списка таблиц выберите таблицу Товары и с помощью кнопки > перенесите поля Наименование товара и Цена в список выбранных полей. Так как в режиме мастера можно выбирать поля из разных таблиц и запросов, раскройте список таблиц и выберите таблицу Заказы. Перенесите в список доступных полей поля Код клиента, Количество и Дата заказа. После этого нажмите кнопку Далее.

• На следующем шаге мастера по умолчанию уже указана связь между главным и подчиненным отчетами. Нажмите кнопку Далее.

• На последнем шаге мастера введите имя подчиненного отчета Товары и нажмите кнопку Готово.

• Удалите из подчиненного отчета Товары поле Код клиента. Для этого:

• Закройте отчет Клиенты

• Откройте отчет Товары в режиме конструктора.

• Удалите подпись поля Код клиента из заголовка отчета и само поле из области данных.

• Сохраните и закройте отчет Товары.

• Откройте отчет Клиенты в режиме конструктора.

• Удалите подпись подчиненного отчета Товары.

• Добавьте в области нижнего колонтитула поле, в котором выдается текущая дата.

• Чтобы каждое письмо начиналось с новой страницы, нажмите кнопку Разрыв страницы на панели элементов и щелкните мышью под изображением подчиненного отчета в области данных.

• Оформите отчет на ваше усмотрение.

• Сохраните отчет и сделайте предварительный просмотр отчета. Закройте окно отчета.

Создание почтовых наклеек

Создайте отчет в виде почтовых наклеек на основе таблицы Адреса.

Последовательность действий:

• Щелкните мышью по вкладке Отчеты и нажмите кнопку Создать. Из списка таблиц выберите таблицу Адреса и щелкните по строке Почтовые наклейки. Для запуска мастера нажмите кнопку Ок.

• На первом шаге мастер предлагает выбрать один из стандартных форматов наклеек или указать свой формат. Не изменяя установок по умолчанию нажмите кнопку Далее.

• На следующем шаге мастера задаются параметры шрифта. Измените шрифт на ваше усмотрение (установите размер шрифта 8) и нажмите кнопку Далее.

• Следующее диалоговое окно мастера предназначено для определения местоположения полей. Щелкните по полю Почтовый индекс и нажмите кнопку > для переноса поля в наклейку. Нажмите Enter, чтобы следующее поле располагалось под индексом. Аналогично перенесите поля Страна, Город, Адрес (после каждого перенесенного поля нажимайте Enter). Перенесите поле Фамилия, после этого поставьте пробел и перенесите поле Имя (иначе на наклейке фамилия и имя будут слитно). После этого нажмите кнопку Далее.

• На следующем шаге предлагается отсортировать наклейки по какому – либо полю. Отсортируйте по полю Фамилия и нажмите кнопку Далее.

• На последнем шаге мастера введите имя отчета Наклейки и нажмите кнопку Готово.

• Просмотрите созданный отчет в режиме просмотра и режиме конструктора и закройте его.

• Закройте окно базы данных. Завершите работу с MS Access.