1.5. Характеристика моделей управління проектами.

Поєднати основні функції управління проектами з інструментарієм, який для цього застосовується, можна за допомогою моделі управління проектами. Ефективність проекту залежить від рішень на кожній стадії його здійснення, причому неправильне вихідне розуміння цілей спричиняє по ланцюжку помилки у постановці задач та у визначенні обсягу робіт за проектом, призводить до втрат часу і коштів. Встановлення цілей проекту передбачає дотримання таких правил:

1) результат проекту повинен бути чітко окреслений (обсяг робіт)

2) проект має здійснюватися у визначеному зовнішньому середовищі (учасники);

3) повинні бути встановлені терміни проекту (строки);

4) бюджет проекту не повинен перевищувати заданої величини (затрати);

5) продукт має задовольняти визначеним стандартам (якість)

6) необхідно мати справу з надійними, гнучкими і стабільними постачальниками І підрядчиками (ресурси).

Рис. 1.3 – Етапи встановлення цілей проекту

Етапи організації виконання проекту:

1. Встановлення цілей проекту. Щоб основні вимоги не були взаємовиключними, всі вони повинні бути погоджені на ранніх стадіях проекту (рис. 1). Цілі проекту й основні його характеристики фіксуються у так званому формулярі проекту (табл. 1.2) як результат першої фази проектного менеджменту – вибору узгодження проекту.

табл.1.2.

Формуляр проекту

Загальна інформація	№ проекту______________________________________________ Дата замовлення_________________________________________ Назва проекту___________________________________________ Замовник (найменування фірми, чи)______________ ПІП ___________________________ Адреса ________________________________________ Контактні особи 1. ПІП __________________________________ Тел. і e-mail___________________________ 2. ПІП __________________________________ Тел. іe-mail ____________________________
Бюджет проекту	Усього ________________(сумма, валюта, еквівалент у гривнях) Умови фінансування проекту_____________________________ Додаткові умови ________________________________________
Терміни виконання проекту	Початок __________________ Кінець ______________________
Партнери проекту	Фінансово-кредитні установи, інвестори___________________________________________ Контактні особи 1. ПІП __________________________________ Тел. і e-mail___________________________ Субпідрядники _______________________________________ Контактні особи 1. ПІП __________________________________ Тел. і e-mail____________________________________________ Медіа- та інформаційні партнери_______________________________________ Контактні особи 1. ПІП __________________________________ Тел. і e-mail____________________________________________
Персонал	Відповідальний виконавець (проектна команда, керівник) ___________________________________________________ Контактні особи 1. ПІП __________________________________ Тел. і e-mail____________________________________________ Керівник __________________ Спеціалісти (за потреби)
Проект	Скорочена назва _________________________________________________ _______________________________________________________ Критичні терміни________________________________________ 1. _____________________________________________________ 2. _____________________________________________________ 3. _____________________________________________________ Особливості проекту _________________________________ _______________________________________________________

2. Планування загальної організації виконання проекту. Після встановлення цілей і з'ясування основних вимог до проекту та його результатів в управлінні проектом починається фаза планування. Вона реалізується через створення структур WBS та ОВS. Для декомпозиції проекту на доступні для огляду (на етапі планування) і керовані (на етапі реалізації) частини використовується робоча структура проекту – WBS (Wогк Вгеакdown Strukture). Вона відповідає на запитання «Що треба зробити за проектом?». Залежно від масштабу проекту кількість рівнів декомпозиції може бути різною, аж до виокремлення робіт, готових для включення в сіткову модель.

Формування WBS логічно тягне за собою запитання «А хто виконуватиме ці роботи?», відповіддю на яке є створення організаційної структури проекту ОВS (Огgапіzаtіоn Вгеакdown Strukture). Вона визначає відносини між учасниками проекту, їх відповідальність і повноваження в процесі реалізації проекту. Існує два види організаційної структури:

зовнішня оргструктура проекту – визначає відносини між менеджером проекту і членами проектної команди та функціональними керівниками і службами у фірмі;

внутрішня оргструктура проекту – характеризує відносини між менеджером проекту й учасниками його групи.

Оскільки найпоширенішою формою проектних структур є матрична організаційна структура, якій притаманна подвійна підпорядкованість членів проектної команди проектному менеджеру і керівникові функціонального підрозділу, то інструментом, який дозволяє вирішувати можливі проблеми і суперечки, виступає матриця відповідальності, що пов'язує структуру робіт і відповідальність персоналу, дає відповідь на запитання «Хто що робить і за що відповідає?». Після цього значно легше здійснюється наступний блок планування.

3. Планування термінів виконання проектних робіт – шляхом складанням укрупнених сіткових графіків, обчисленням їх параметрів методом критичного шляху з подальшою розробкою діаграм Гантта як інструментів календарного планування. По кожній роботі графіка визначаються ресурси, які поєднуються в ресурсні гістограми. Оцінені в грошах затрати подаються в часі у вигляді бананоподібної кривої. На цьому планування завершується, оскільки визначено, як досягатимуться всі проектні цілі.

4. На етапі реалізації проекту домінує функція контролю. Система контролю встановлює основу для спостереження, оцінки й приведення початкового плану у відповідність зі змінами, що відбулися. Контроль тісно пов'язаний із системою звітності й оцінки. Звітність встановлює інформаційну систему проекту, що дозволяє контролювати процес його виконання і чисельно оцінювати його результативність. Основним методом оцінки проекту є метод скоригованого бюджету , який дає змогу визначити рівень виконання проектних робіт щодо встановлених термінів, обсягів і затрат. Він передбачає можливість використання так званих S-подібних кривих як інструменту прогнозування остаточних строків і затрат за проектом.

Таким чином, модель управління проектом інтегрує разом цілі, функції та інструменти проектного менеджменту, які узагальнені у таблицях 1.2, 1.3.

Таблиця 1.2