6. Действия с информацией в процессе информационного обеспечения

Ввод и передача информации. В рамках информационного обес­печения ввод и передача информации возможны в пределах сле­дующих систем:

• глобальные сети;

• корпоративные и локальные компьютерные сети;

• системы передачи бумажных документов.

Хранение информации. Основные требования к данной фазе ра­боты с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:

• целостность;

• предметная ориентация данных;

• историчность, интегрированность;

• неизменность во времени;

• многоуровневое хранение информации на основе правил орга­низации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информаци­онных потребностей осуществляется на основе обработки и ана­лиза информации. Эти действия совершаются как в плановом по­рядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бы­вают следующих видов:

• простые и сложные (многоаспектные) запросы;

• формализованные и неформализованные, нерегламентирован­ные запросы.

• Формализованные запросы характеризуются заданностью ис­ходной и выходной информации, а также определенностью алго­ритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в даль­нейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обес­печить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализо­ванные случайные запросы. Действия с информацией:

• преобразование, представление в нужной форме;

• ^; интерпретация информации как совокупности бизнес-объек­тов (клиенты, договоры и т.д.);

• аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

• прогнозирование;

• моделирование (информационные, финансовые, математичес­кие и эвристические модели, моделирование состояний и про­цессов, адаптивные модели бизнеса);

• поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки инфор­мации формируются документы и отчеты с недокументиро­ванной информацией, которые предоставляются органам упра­вления. Основные требования к данной фазе работы с информа­цией:

• необходимо понимать, что успех связан не только с содержа­нием, но и с формой представления информации;

• при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому ин­терфейсу;

• надо использовать презентационную графику.

7. Уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информацион­ного обеспечения управленческой деятельности, обработки ин­формации и использования технических средств — централизо­ванная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централи­зованном управлении в рамках этой службы техническими сред­ствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования тех­нических средств предполагает реализацию функциональных под­систем на персональных компьютерах непосредственно на рабо­чих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспече­ния:

• возможность сильного контроля за информационным обеспе­чением, информационной системой и ее обслуживанием;

• создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дуб­лирования затрат;

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

• возможность привлечения опытных специалистов;

• возможность управления большими и сложными проектами;

• хорошие возможности для объединения и стандартизации;

• сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

• информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

• информационное обеспечение не сфокусировано на персональ­ном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупате­ли информации;

• возникают большие трудности в планировании информацион­ного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

• ответственность низшего персонала ограничена, поэтому пер­сонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

• возможности пользователя в процессе получения и использо­вания информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше при­менять, если:

• существует необходимость сильного контроля;

• ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

• различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

• организация мала;

• централизация является жизненной необходимостью. Децентрализованное информационное обеспечение дает пользо­вателю широкие возможности в работе с информацией и не огра­ничивает его инициатив.

Достоинства такой методологии:

• данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автоно­мии;

• уменьшаются телекоммуникационные затраты;

• системы информационного обеспечения меньше и проще, по­этому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

• в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

• информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

• увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями реко­мендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продук­тов;

• неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и ин­формационного обеспечения привели к необходимости придер­живаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода — организации инфор­мационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоя­щих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в кото­рых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость инфор­мационных локальных продуктов, уменьшать дублирование дея­тельности и т.д.

Итак, информационное обеспечение управленческой деятель­ности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий си­стема информационного обеспечения и решает задачи организа­ции технологического процесса, и носит производственный ха­рактер.