4. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и норматив­ные ограничения и необходимость внутренней регламентации, а также обеспечивать необходимый уровень безопасности при ис­пользовании технических средств в рамках соответствующих ин­формационных технологий и уровень информационной безопас­ности.

Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности — это совокупность законов, нор­мативных правовых актов и методических документов, регламен­тирующих технологии создания документов, их обработки, хра­нения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Феде­рации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотрас­левого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреж­дений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); нормативные документы по организации архивного хранения документов.

5. Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, об­щественными объединениями и технологическими, социальны­ми, экономическими, правовыми и другими отношениями меж­ду ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных под­разделений предприятия и работающих там людей и технологи­ческими, социальными, экономическими и другими отношения­ми между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэто­му, в зависимости от источника ее возникновения в рамках орга­низации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используют­ся в рамках следующих систем:

• транзакционных, предназначенных для операционной работы;

• внутрифирменного электронного документооборота;

• электронных хранилищ информации и документов;

• бумажного документооборота и документов на бумажных но­сителях.

Информация внутренней среды, как правило, — точная, пол­ная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных проце­дур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, зат­ратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах при­менения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это — экономические, социальные, технологические, полити­ческие и другие отношения предприятия с клиентами, постав­щиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государ­ственными органами и т. п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

• законодательные и регулирующие органы (законы, постанов­ления, сообщения налоговых органов и т.п.);

• клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведе­ния об изобретениях и технологиях, информация от поставщи­ков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

• информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

• конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

• органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточ­на, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В та­ком случае она требует нестандартных процедур обработки. При­меры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденци­ях изменений в деловой среде страны и состоянии международ­ных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требова­ниях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, опе­ративные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/РОК.ЕХ, биржевые индексы (АК&М, МККЕУ и пр.), ин­формация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.