4. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информа­цией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и ис­пользования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и ин­формационным обеспечением управленческой деятельности оз­начает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документообо­рота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоле­ние проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потреб­ностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в ин­формации, на уровне организации можно и нужно изучать ин­формационные потребности, планировать информацию и управ­лять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения инфор­мации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эф­фективному использованию.

1. Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управ­ления, предоставление им информации в виде документов;

• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуали­зация и использование информационных ресурсов организации;

• создание и развитие систем обработки и передачи информа­ции;

• развитие системы информационного обеспечения.

2. Требования к информационному обеспечению

Требования к информационному обеспечению управленчес­кой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

• удовлетворение информационных потребностей органов управ­ления;

• правильный отбор первичных сведений и источников инфор­мации;

• правильная систематизация и классификация информации;

• непрерывность процесса сбора и переработки информации;

• отсутствие дублирования информации;

• проверка корректности (непротиворечивость данных);

• многократное использование информации;

• приведение к общему формату информации;

• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

• уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

3. Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения

Системы информационного обеспечения решают следующие

задачи:

• определение потребителей информации, ее состава, периодич­ности циркуляции (обеспечение информационного сопровожде­ния управленческой, производственной и других видов деятель­ности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

• унификация и организация процессов и средств сбора, регис­трации, обработки, хранения, обновления, передачи и исполь­зования информации, распределение этих задач между подразде­лениями;

• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспет­черизации и мониторинга), развитие и создание новых информа­ционных и телекоммуникационных технологий и поэтапное фор­мирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

• организация хранения массивов информации (разработка сис­темы классификаторов, хранение данных и информации в уни­фицированных форматах);

• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов фор­мирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

• формирование и эксплуатация системы взаимодействия инфор­мационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и дей­ствий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

• организация обратной связи — осуществление коррекции вход­ной информации по информации, переработанной в организа­ции;

• разработка «Концепции создания единой информационно-те­лекоммуникационной системы организации» и «Программы со­вершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.