13. Обобщение данных.

В Excel имеется развитый аппарат быстрого и удобного извлечения и формирования различных обобщающих сводок. Доступ к этим средствам, в основном, открывает меню Данные. Здесь имеются инструменты сортировки, фильтрации, консолидации и, вообще, формирования разносторонних интегральных характеристик данных, позволяющих получить целостное представление об исследуемых процессах

Данные

Сортировка… Фильтр Форма… Итоги… Проверка…

Таблица подстановки… Текст по столбцам… Мастер шаблонов… Консолидация… Группа и структура

Сводная таблица

Внешние данные Обновить данные

14. Сортировка.

Самая простая сортировка может быть выполнена с помощью двух пиктограмм-кнопок сортировки (по возрастанию и по убыванию). Для этого надо зафиксировать курсор на колонке, по которой проводится сортировка, и щелкнуть по одной из пиктограмм сортировки. Здесь следует обратить внимание на заголовок таблицы. Верхние одна или две строки не участвуют в сортировке, т.е. остаются заголовком, если формат или тип данных в них отличается от этих параметров для основных данных таблицы. Если таких различий не наблюдается от этих параметров для основных данных таблицы. Если таких различий не наблюдается, верхняя строка заголовка будет отсортирована вместе с другими данными. Чтобы гарантированно исключить внесение заголовка, а также итоговых сумм (если есть) в сортировку и, вообще, ограничить область сортировки нужной информацией, следует предварительно выделить только нужные данные, исключая заголовки и итоги. Поскольку в этом случае Excel тогда не знает, по какой из колонок сортировать данные, эту информацию нужно указать явно с помощью окна Сортировка диапазона из меню Данные+Сортировка. Используя несколько раз только кнопки сортировки, можно выполнить и сложную сортировку данных.

Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные+Сортировка. Здесь окно диалога, позволяющее сразу указать иерархию сортировок (до трех уровней вложенности), а также определить, включается или нет верхняя строка в область сортировки (раздел Идентифицировать поля по). Если установлен переключатель по подписям – заголовки остаются неприкосновенными, если по обозначениям столбцов – они включаются в сортировку. Кнопка Параметры открывает окно для первой колонки из таблицы, уточняющее режим сортировки. По умолчанию предлагается Обычный порядок. Если нажать кнопку прокрутки (кнопку с треугольником) откроется меню, содержащее все списки (собственные списки Excel или созданные пользователем), в соответствии с которыми отсортированы данные. Применение списков позволяет сортировать данные в последовательности, определяемой списком, т.е. в порядке, установленном самим пользователем Excel. Кроме того, здесь может быть учтен регистр букв (заглавные/строчные буквы) при сортировке и, наконец, только здесь можно выбрать сортировку и по горизонтали (Сортировать – столбцы по диапазона).