Лекція № 1. Проект та управління проектом (2 години)

Проекти народжуються в певному середовищі. Середовище проекту живить його різними ідеями, підходами, інструментами, ресурсами (включаючи гроші) і засобами розв'язання проблем проекту, тобто формує його оточення.

На відміну від традиційного розуміння терміну «проект», прийнятого в український мові (сукупність документації, креслень і розрахунків, необхідна для створення об'єкта), в англійській мові проект розуміється як інвестиційна акція, інвестиція, що передбачає вкладення певної кількості ресурсів, в тому числі грошових, матеріальних, людських, для отримання запланованого результату і досягнення певної мети в зумовлені терміни. Таким чином, проект можна визначити як цілеспрямоване, заздалегідь обмірковане і заплановане створення, зміну або модернізацію об'єкта, продукту, системи, підприємства, розв'язання проблеми.

Більш високий рівень щодо окремих проектів має програма, що являє собою взаємозв'язану сукупність проектів, або проект, для якого характерними є особлива складність продукції, що створюється і/або методів управління його здійсненням.

Під проектами розуміються різні цілеорієнтування, комплекси господарських або інших заходів. Проектами є: будівництво нових підприємств, об'єктів, створення виробництв, їх реконструкція, модернізація, що зокрема припускає будівництво і експлуатацію об'єктів. Але проектами можуть бути також і комплекс заходів щодо створення науково-технічної продукції (наприклад, нового матеріалу, виробу, нової технології їх виробництва), і комплекс заходів по формуванню портфеля цінних паперів і його перепродажу в цілях збільшення фінансового капіталу, і організація випуску якого-небудь нового видання або видавництва і ін.

Під проектом і управлінням проектом в теорії і практиці управління слід розуміти:

по тлумачному словнику Вебстера, «проект — це те, що замислюється або планується або велике підприємство»;

по «Зведенню знань по управлінню проектами», США, «проект — деяке підприємство із спочатку встановленою метою, досягнення яких визначає завершення проекту», а управління проектами (Рroject Маnagement) — «це мистецтво керівництва і координації людських і матеріальних ресурсів впродовж життєвого циклу проекту шляхом застосування сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених в проекті результатів по складу і об'єму робіт, вартості, часу, якості і задоволенню учасників проекту»;

за визначенням англійської Асоціації проект-менеджерів, «проект — це окреме підприємство з певною метою, що часто включає вимоги за часом, вартості і якості результатів», що досягаються, а «управління проектами - це управлінська задача по завершенню проекту в часі, в рамках встановленого бюджету і відповідно до технічних специфікацій і вимог»;

по документу DIN 69901 Німеччини (ФРН) «проект — це підприємство (намір), яке в значній мірі характеризується неповторністю умов в їх сукупності, наприклад: завдання мети; тимчасові, фінансові, людські і інші обмеження; розмежування від інших намірів; специфічна для проекту організація його здійснення»;

по «Оперативному керівництву» № 2.20 Всесвітні банки, «проект означає комплекс взаємозв'язаних заходів, призначених для досягнення, протягом заданого періоду часу і при встановленому бюджеті, поставлених задач, з чітко певною метою».

У цих визначеннях під словом «підприємство» треба розуміти не виробничу структуру, а набір дій і їх організацію.

З приведених визначень проекту видно, що основними ознаками дій в рамках проекту є їх комплексність і цільова спрямованість для досягнення головної мети. Під управлінням проектами при цьому розуміється організація робіт по досягненню їх цілей.

Таким чином, під управлінням проектом у сфері будівництва слід розуміти комплексну систему заходів по проектуванню, матеріально-технічному, фінансовому і іншому забезпеченню процесу зведення, реконструкції і модернізації, по капітальному ремонту будівель і інженерних споруд, виробництву будівельно-монтажних, пусконалагоджувальних і інших робіт, забезпечуючи отримання кінцевої продукції будівництва із заданими параметрами споживацьких її якостей при заданих обмеженнях по витраті фінансів умовам підключення до джерел енерго-, водопостачанні і ін.

Приведене визначення управління проектами в будівництві відноситься до управління реалізацією інвестиційних проектів з боку замовників. Разом з тим це визначення включає і всі управляючі дії в рамках проекту з боку всіх підрядних будівельно-монтажних організацій.

Нові умови господарювання і підвищення ступеня матеріальної відповідальності підрядних організацій за виконання договірних зобов'язань вимагають того, що при побудові організаційних структур управління ними необхідно виходити з положення, що об'єктами управління з їх сторони в даний час стають підрядні контракти. Перехід від переважного управління виконання виробничих програм до переважного управління реалізацією підрядних контрактів складає суть нового підходу до управління виробництвом в будівельно-монтажних організаціях в рамках вживаної практики проектного управління.

Проект функціонує в певному оточенні, що включає внутрішні і зовнішні компоненти, які враховують економічні, політичні, соціальні, технологічні, нормативні, культурні й інші чинники.

Проект завжди націлений на результат, на досягнення певної мети, на певну предметну галузь. Реалізація проекту здійснюється повноважним керівництвом проекту, менеджером проекту і командою проекту, що працює під цим керівництвом, іншими учасниками проекту, які виконують окремі специфічні види діяльності, процеси з проекту. У роботах з проекту, як правило, на умовах часткової зайнятості, можуть брати участь представники лінійних і функціональних підрозділів компаній, відповідальні за виконання покладених на них завдань, видів діяльності, функцій, включаючи планування, керівництво, контроль, організацію, адміністрування та інші загальносистемні функції. Керованими параметрами проекту є:

• обсяги робіт і види робіт з проекту;

• вартість, витрати з проекту;

• параметри часу, що включають терміни, тривалість і резерви виконання робіт, етапів, фаз проекту, а. також взаємозв'язки робіт;

• ресурси, необхідні для здійснення проекту, в тому числі: людські або трудові, фінансові, матеріально-технічні, що розподіляються на будівельні матеріали, машини, обладнання, комплектуючі вироби й деталі; а також обмеження з ресурсів;

• якість проектних рішень, вживаних ресурсів, компонентів проекту тощо.

Проект і процес його реалізації, здійснення є складною системою, в якій сам проект виступає як керована підсистема, а керуючою підсистемою є управління проектом.

Управління проектом являє собою методологію організації, планування, керівництва, координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту, спрямовану на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування системи сучасних методів, техніки й технологій управління для досягнення певних результатів проекту за складом і обсягом робіт, вартістю, часом, якістю.

Методи та процес управління проектами

Методи управління проектами дають змогу:

• визначити цілі проекту і провести його обґрунтування;

• виявити структуру проекту (підцілі, основні етапи роботи, що мають бути виконані);

• визначити необхідні обсяги й джерела фінансування;

• підібрати виконавців, зокрема, через процедури торгів й конкурсів;

• підготувати і укласти контракти;

• визначити терміни виконання проекту, скласти графік його реалізації, розрахувати необхідні ресурси;

• скласти кошторис і бюджет проекту, планувати і враховувати ризики;

• забезпечити контроль за ходом виконання проекту.

Методи управління проектами включають: сітьове планування і управління, календарне планування, логістику (систему транспортування ресурсів), стандартне планування, структурне планування, ресурсне планування, імітаційне моделювання на ЕОМ та інші.

Учасники та команда проекту

Основною структурною одиницею учасників проекту є команда проекту — спеціальна група, яка стає самостійним учасником проекту або входить до складу одного з цих учасників і здійснює управління інвестиційним процесом у рамках проекту, що реалізується. Ця група створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається.

Всіх учасників проекту прийнято об'єднувати в групи (категорії).

Замовник — майбутній власник і користувач результатів проекту. Замовником може виступати як фізична, так і юридична особа. При цьому замовником може бути як одна організація, так і кілька організацій, що об'єднали свої зусилля, інтереси й капітали для реалізації проекту і використання його результатів.

Інвестор — сторона, що вкладає кошти в проект. У деяких випадках — це одна особа із замовником. Якщо інвестор і замовник — не одна і та ж особа, інвестор укладає договір із замовником, контролює виконання контрактів і здійснює розрахунки з іншими учасниками проекту.

Проектувальник. Так званий проектувальник — це, як правило, спеціалізовані проектні організації, що розробляють проектно-конструкторську документацію. При цьому відповідальною за виконання усього комплексу робіт, звичайно, є одна організація, що називається Генеральним Проектувальником.

Матеріально-технічне забезпечення проекту (закупівлі і постачання) здійснюють організації-постачальники, які можна об'єднати під назвою Постачальник або Генеральний Постачальник.

Підрядник (Генеральний Підрядник, Субпідрядник) — юридична особа, яка несе відповідальність за виконання робіт згідно з контрактом.

Консультант — фірми і фахівці, що залучаються на контрактних умовах для надання консультаційних послуг іншим учасникам проекту з усіх питань його реалізації.

Керівник Проекту (у прийнятій на Заході термінології — проектний менеджер) — юридична або фізична особа, якій замовник (інвестор або інший учасник проекту) делегує повноваження з керівництва роботами з проекту, в тому числі: плануванню, контролю і координації робіт учасників проекту.

Команда Проекту — специфічна організаційна структура, очолювана керівником проекту, що створюється на період здійснення проекту з метою ефективного досягнення його цілей.

Банк — забезпечує фінансування проекту. У обов'язки банку входить безперервне забезпечення проекту грошовими коштами, а також кредитування генпідрядника для розрахунків з субпідрядниками, якщо у замовника немає необхідних коштів.

Лекція № 2. Структуризація проекту (2 години)

Для ефективного управління проектами система повинна бути добре структурована. Суть структуризації зводиться до розбиття проекту і системи його управління на:

• фази життєвого циклу проекту, етапи, роботи, завдання, одиничні робочі процеси;

• окремі пакети робіт, пов'язані між собою в структуру робіт з проекту (work breakdown structure — WBS);

• організаційну структуру виконавців з проекту (organization breakdown structure — OBS);

• структуру розподілу відповідальності й обов'язків виконавців щодо робіт з проекту на основі WBS і OBS у вигляді матриці;

• підсистеми з управління проектом, що функціонують практично протягом усіх фаз управління проектом;

• загальні системні функції, що виконуються на усіх фазах реалізації проекту й у всіх підсистемах.

Структуризація повинна виділити керовані-елементи, компоненти проекту, а також забезпечити організацію зв'язків і відносин між фазами, підфазами, етапами, підсистемами, функціями, компонентами та елементами проекту, а також їх склад. Керованими параметрами системи управління проектом є: вартість (витрати, costs, доходи), час (терміни виконання робіт і настання події, date, тривалість робіт, резерви робіт), ресурси, якість, ризик.

Наведений нижче перелік містить методи структуризації проекту та управління ним.

Дерево цілей — граф, схема, що показує, як генеральна мета проекту розбивається на підцілі наступного рівня і т. д. Представлення цілей починається з верхнього рівня, далі вони послідовно розукрупнюються. При цьому основним правилом розукрупнення цілей є повнота: кожна мета верхнього рівня повинна бути вичерпно представлена у вигляді підцілей наступного рівня.

Дерево рішень — граф, схема, що відображають структуру процедури оптимізації багатокрокового процесу. Гілки дерева відображають різні події, які можуть мати місце, а вузли — точки, в яких виникає необхідність вибору. Причому вузли різні — в одних вибір здійснює сам менеджер проекту з деякого набору альтернатив, в інших вибір від нього не залежить. У таких випадках менеджер проекту може здійснювати оцінку ймовірності того чи іншого рішення.

Дерево робіт — структура робіт проекту (work breakdown structure — WBS). На кожній стадії планування необхідно розділити роботи з проекту на частини. Наприклад, на стадії технічного проектування основні частини проекту, як правило, очевидні. Надалі, коли стане відомо більше деталей, ці частини можуть бути розчленовані на окремі групи, пакети робіт.

Організаційна структура (organization breakdown structure - OBS) виконавців з проекту розробляється на основі WBS для забезпечення ефективного управління проектом. В процесі розробки WBS і OBS необхідно врахувати всі фази, етапи й роботи проекту, а також усі організації, що беруть участь в проекті, і забезпечити дієвість управління шляхом розподілу відповідальності.

Структура робіт проекту (WBS) повинна бути інтегрована з організаційною структурою проекту (OBS), що дає змогу покласти на учасників проекту відповідальність за виконання конкретних технічних завдань і створити чітку систему відстеження ходу реалізації проекту. WBS дозволяє розбити загальний обсяг робіт з проекту на незалежні блоки, що піддаються управлінню, пакети робіт, які будуть передані під управління так званих цільових менеджерів команди проекту, що несуть відповідальність за їх здійснення і завершення. Таким чином, встановлюється логічний зв'язок між ресурсами проекту і обсягами робіт, які мають бути реалізовані.

Матриця відповідальності — матриця розподілу відповідальності з проекту. Форма, яка описує зв'язок організаційної структури проекту з роботами. Матриця «приписує» кожному пакету робіт конкретних виконавців. Матриця відповідальності зв'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями на основі структури робіт і організаційної структури виконавців.

Сітьові моделі. У міру просування роботи над проектом створюються дерева WBS і OBS, тобто виділяються пакети робіт з призначеними для них виконавцями, що дає можливість готувати сітьовий графік вузлових (ключових) подій. Нарешті, стає можливим розробити детальні сітьові графіки, що відповідають вузловим подіям і цілям. Оскільки ці графіки представляють не проект загалом, а його окремі пакети робіт, вони називаються сітьовими блоками, або підсітями. Якщо робота за декількома взаємозалежними пакетами здійснюється одночасно, причому для кожного з них потрібно розробити окремий розклад, то кожний пакет представляється окремою підсіттю.

Структура споживаних ресурсів. Для аналізу коштів, які необхідні для досягнення цілей і підцілей проекту, здійснюється Структуризація ресурсів різних типів. Ієрархічно побудований граф фіксує необхідні на кожному рівні ресурси для реалізації проекту. Наприклад, на першому рівні визначаються матеріально-технічні, трудові й фінансові ресурси. Потім матеріально-технічні ресурси диференціюються на будівельні матеріали, машини, обладнання, комплектуючі вироби та деталі.

Структура витрат. Методика структуризації витрат аналогічна розробці структури споживаних ресурсів, що використовується в процесі.

Організаційні структури в управлінні проектами

Реалізація проекту відбувається в рамках організації, структура якої значною мірою впливає на сам проект. Виділяють такі принципові організаційні форми:

• функціональна структура. Такий підхід передбачає використання існуючої функціональної ієрархічної структури організації. Менеджер проекту здійснює лише загальну координацію робіт. Як різновид функціональної структури може застосовуватися дивізіональна форма організації управління, сформована за регіональною, продуктовою або технологічною ознакою;

• проектна структура. Такий підхід передбачає, що комплекс робіт проекту розробляється незалежно від ієрархічної структури організації;

• матрична структура. Проміжна форма, що об'єднує переваги функціональної та проектної структур управління. Можуть бути виділені три різновиди матричної структури організації:

• слабка матриця, коли координатор проекту відповідає за координацію завдань з проекту, але має обмежену владу над ресурсами;

• збалансована матриця, коли менеджер проекту координує усі роботи і розділяє відповідальність за досягнення мети з керівниками функціональних підрозділів;

• жорстка матриця, коли менеджер проекту має максимальні повноваження, але водночас несе повну відповідальність за виконання завдань проекту.

Оточення проекту

Оточення проекту включає сукупність внутрішніх і зовнішніх чинників, які сприяють або заважають досягненню цілей проекту. Зовнішні аспекти включають таки чинники: політичні, законодавчі, соціальні, економічні, технологічні, кліматичні та інші. Внутрішні аспекти включають учасників проекту, умови закупівель і постачання, команду проекту, фінансування проекту, умови контрактів тощо.

Лекція № 3. Життєвий цикл проекту і його фази (2 години)

Життєвий цикл проекту — це проміжок часу між моментом появи проекту і моментом його ліквідації, завершення. Іноді життєвий цикл проекту називають проектним циклом, він охоплює весь процес здійснення проекту.

Життєвий цикл проекту є початковим поняттям для дослідження проблем фінансування робіт з проекту і прийняття відповідних рішень. Життєвий цикл проекту можна розділити на три основні смислові фази: передінвестиційну, інвестиційну і експлуатаційну.

Подальше розбиття на підфази істотно залежить від специфіки проекту. Так, життєвий цикл будівельного проекту можна розділити на чотири фази:

• концептуальна фаза, що включає формулювання цілей і обґрунтування здійсненності (техніко-економічне обґрунтування) проекту;

• фаза розробки проекту, що включає визначення структури робіт і виконавців, побудову календарних графіків робіт, бюджету проекту, проектно-кошторисної документації, укладення контрактів з підрядниками і постачальниками та інше;

• фаза виконання проекту, що включає роботи з реалізації проекту (наприклад, спорудження запроектованого об'єкта);

• фаза завершення проекту, що включає в загальному випадку приймальні випробування, дослідну експлуатацію і здачу проекту в експлуатацію. Інший варіант розбиття життєвого циклу на фази передбачає:

• передінвестиційну фазу, що включає підфази: аналіз інвестиційних можливостей, попереднє обґрунтування, техніко-економічне обґрунтування (ТЕО), доповідь про інвестиційні можливості, планування проекту;

• інвестиційну фазу, що включає підфази: переговори і укладення контрактів, проектування, будівництво, маркетинг, навчання персоналу;

• експлуатаційну фазу, що включає підфази: приймання і запуск, заміна обладнання, розширення, модернізація, інновація.

Назви і зміст фаз і підфаз визначаються специфікою проекту, однак можна навести терміни, що найчастіше зустрічаються.

Передінвестиційна фаза, що включає наступні підфази, етапи:

Ідентифікація. З'ясування потреби в проектах. Фаза проектного циклу, на якій відбувається первинне виявлення можливих об'єктів інвестування капіталу з метою розвитку інфраструктури, розробки родовищ природних ресурсів, задоволення потреб населення тощо.

Початок. В управлінні проектами — початок першої фази життєвого циклу проекту, іноді позначення першої підфази життєвого циклу проекту — фази концептуальних переговорів.

Розробка концепції проекту, в межах якої формулюються цілі проекту, здійснюється аналіз і вибір основних шляхів реалізації проекту, проводиться обгрунтування його здійсненності.

Попереднє вивчення доцільності проекту, протягом якого розробляється коротке техніко-економічне обґрунтування (коротке ТЕО).

Випробування і оцінка рішень з проекту.

Підготовка розробки проекту. Підфаза проектного циклу, на якій відбувається аналіз альтернатив і вибір проектних рішень з усіх аспектів, необхідних для обґрунтування доцільності й життєздатності проекту.

Обґрунтування здійсненності проекту. Як правило, в українській практиці ця стадія відповідає розробці техніко-економічного обґрунтування (ТЕО).

Інвестиційне рішення, прийняття якого завершує передінвестиційну фазу проекту.

Інвестиційна фаза, що включає наступні підфази, етапи.

1. Попередні проектно-конструкторські розробки, що передбачають більш детальне, ніж на етапі обґрунтування, конфігурування і проектування.

2. Повномасштабні проектно-технічні розробки, протягом яких проектуються, розробляються, тестуються та оцінюються проект і принципові елементи, необхідні для його забезпечення.

3.Проектування. Процес розробки проектних рішень, починаючи від бізнес-ідеї і закінчуючи її втіленням, реалізацією у вигляді комплекту документації, технології, інтелектуального продукту.

4.Забезпечення проекту, що включає п'ять основних етапів — концепція забезпечення, обґрунтування і дослідні зразки, технічне проектування і розвиток, виробництво і, власне, постачання.

5. Закупівлі, що включають основні етапи, в тому числі підготовку специфікацій і технічних умов; планування й організацію процесу закупівель; вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками; підготовку і проведення торгів і прийняття рішення про укладення контрактів тощо.

6. Постачання, що включає планування постачання; організацію бухгалтерського обліку; доставку, приймання і зберігання товару; облік і контроль доставки. Може об'єднуватися із закупівлями.

7. Укладення контрактів. Іноді не виділяється із закупівель і постачання, і включає переговори, торги і укладення контрактів з підрядниками, проектувальниками, постачальниками та іншими контракторами з проекту.

8. Реалізація, розробка проекту. Включає роботи з реалізації проекту до фази приймання і здачі проекту в експлуатацію.

Експлуатаційна фаза, що включає наступні підфази, етапи

1.Перевірка, приймання проекту. Період тестування і приймання проекту.

2. Пробна експлуатації проекту.

3. Приймання і здача (запуск в експлуатацію) проекту.

4. Підготовка виробництва. Етап проекту, що іноді виділяється між закінченням будівництва підприємства і початком виробництва. Необхідний для формування і навчання майбутніх працівників, закупівлі матеріалів і комплектуючих.

5. Експлуатація об'єкта проекту. Період експлуатації, під час якого відбувається використання результатів проекту. Іноді включається в життєвий цикл проекту як фаза.

6. Завершення, ліквідація, згортання проекту. Включає вихід організацій робіт над проектом, демонтаж обладнання, перебазування робочої сили і технологічних ресурсів на нові проекти. Означає перехід до концептуальної фази нового проекту.

7. Завершення проекту — включає складання остаточної звітності з проекту, проведення заключної ревізії і складання документації, що відображає проект у стані «відразу після завершення», приймання проекту замовником. Може включати експлуатаційні випробування і закриття контрактів з проекту.

Універсального підходу до розподілу процесу реалізації проекту на фази не існує. На практиці поділ проекту на фази може бути найрізноманітнішим — лише б завдяки цьому виявлялися деякі важливі контрольні точки, віхи, ключові події, під час проходження яких переглядається додаткова інформація й оцінюються можливі напрями розвитку проекту.

Лекція № 4. Функції управління проектом (2 години)

Управлінські функції з управління проектом включають основні, базові види діяльності, які повинні здійснювати керівні працівники на всіх рівнях і у всіх предметних сферах з проекту. Системні функції управління проектом здійснюються у всіх підсистемах і на всіх етапах і фазах управління проектом. Вони включають: планування, контроль проекту, аналіз, прийняття рішень, складання і супроводження бюджету проекту, організацію здійснення, моніторинг, оцінку, звітність, експертизу, перевірку і приймання, бухгалтерський облік, адміністрування.

Планування проекту

Діяльність з розробки планів починається з участі менеджера проекту в процесі розробки концепції проекту, продовжується в процесі вибору стратегічних рішень виконання проекту і розробки його деталей, включаючи складання контрактних пропозицій, укладення контрактів, виконання робіт і закінчується при завершенні проекту.

Функція планування реалізується у всіх підсистемах управління проектами, включаючи концептуальне планування проекту, планування витрат з проекту, фінансове планування з проекту, планування людських (трудових) ресурсів, систему планування матеріальних потоків, стратегічне планування, перспективне планування, короткострокове планування, податкове планування, ресурсне обмежене планування, планування ресурсів з проекту, планування реагування на ризик, планування обсягів робіт з проекту, планування якості, планування закупівель і постачання з проекту, планування комунікацій з проекту тощо.

Контроль проекту

Функція контролю виконується на усіх фазах, етапах проекту і у всіх його підсистемах, включаючи контроль витрат, контроль термінів і тривалості робіт, контроль якості проекту, контроль ризиків з проекту, контроль виконання запланованих рішень і планів з проекту, контроль бюджету проекту, контроль за витрачанням коштів з проекту, контроль витрат і календарного плану з проекту, контроль матеріально-технічних запасів з проекту та інші види контролю.

Аналіз проекту

У межах основоположного проектного аналізу здійснюються наступні види аналізу: технічний аналіз, комерційний аналіз, інституційний аналіз, соціальний (соціально-культурний) аналіз, аналіз навколишнього середовища, фінансовий аналіз і економічний аналіз.

Іншими видами аналізу з проекту є: аналіз результатів діяльності, аналіз постачальників, аналіз взаємопов'язаних наслідків проекту, аналіз рентабельності, аналіз фінансових коефіцієнтів, аналіз беззбитковості проекту, аналіз грошових потоків, аналіз ризику за контрактами, аналіз вартості, аналіз «витрати-вигоди» з проекту, аналіз ефективності витрат, аналіз відшкодування витрат, покриття витрат, аналіз витрат і надходжень, аналіз критичного шляху календарних графіків з проекту, аналіз потреб в фінансуванні з проекту, аналіз по завершенні проекту, аналіз ходу виконання робіт з проекту, оцінка і аналіз наслідків змін проекту, сітьовий аналіз проекту, аналіз ризику, пов'язаного з проектом, організаційний аналіз з проекту, аналіз ресурсів з проекту, аналіз чутливості проекту, функціонально-вартісної аналіз і інші види аналізу.

У рамках аналізу «витрати-вигоди» здійснюється розрахунок трьох типів показників:

• показники комерційної (фінансової) ефективності, що враховують фінансові наслідки реалізації проекту для його безпосередніх учасників. Комерційна ефективність (фінансове обґрунтування) проекту визначається співвідношенням фінансових витрат і результатів, що забезпечують необхідну норму прибутковості. При цьому як ефект на кожному кроці реалізації проекту виступає потік реальних грошей. Необхідною умовою прийняття інвестиційного проекту є тривалість сальдо накопичених реальних грошей в будь-якому тимчасовому інтервалі;

• показники бюджетної ефективності, що відображають фінансові наслідки здійснення проекту для регіонального або місцевого бюджетів;

• показники економічної ефективності, що враховують витрати і результати, пов'язані з реалізацією проекту, які виходять за межі прямих фінансових інтересів учасників інвестиційного проекту і допускають вартісне вимірювання.

При визначенні економічної ефективності інвестиційних проектів використовуються такі показники:

• чистий дисконтований дохід, інтегральний ефект, чиста приведена поточна вартість (net present value (NPV));

• внутрішня норма (ставка) прибутковості інвестицій в проект, дисконтований показник прибутковості, показник цінності проекту (internal rate of return (IRR));

• індекс прибутковості (profitability index (PI));

• термін окупності інвестицій в проект, недисконтований показник цінності проекту (payback period (PP)).

Показники ефективності підлягають розрахунку для проекту загалом і для конкретних учасників проекту зокрема.

Прийняття рішень в управлінні проектами

Прийняття рішень з проекту здійснюється за наявності багатьох, часом суперечливих критеріїв його оцінки, а також в умовах ризику, з урахуванням ймовірностей настання ризикових подій і невизначеності, коли ситуація або її окремі параметри знаходяться поза сферою впливу управління проектом.

Складання і супровід бюджету

Формування первинного бюджету проекту, контроль за його виконанням, внесення змін до бюджету, підбиття підсумків на етапах здійснення проекту. На основі кошторису і календарного плану складається бюджет проекту і здійснюються облік, звітність і оцінка діяльності замовника і підрядчика. Кошторис дає тільки прогноз кінцевої вартості проекту, оскільки його остаточна вартість стане відома після завершення, коли фінансування проекту буде закінчене.

Організація, що здійснює проект

Організація є однією з найважливіших функцій управління проектом. Вона включає різноманітні аспекти, зокрема: організаційне проектування з проекту, організацію внесення змін у проект, організаційну структуру виконавців з проекту (OBS), організаційну схему проекту, організаційний розвиток людських ресурсів, організацію робіт з аналізу ризику.

Моніторинг проекту

Моніторинг передбачає: відстеження фактичних витрат відносно кошторисних, екологічний моніторинг, моніторинг виконання планів з проекту та інше.

Оцінка проекту

Оцінка, зокрема, включає: передпроектні оцінки, оцінку і обґрунтування технічних і технологічних рішень з проекту, заключну оцінку проекту, оцінку якості проекту і окремих його компонентів, оцінку по завершенні контракту, оцінку людських ресурсів проекту, оцінку джерел закупівель, оцінку закупівель з проекту, оцінку пропозицій постачальників з проекту, оцінку роботи підрядчика, оцінку і приймання продукції, оцінку і аналіз наслідків змін проекту, оцінку ризику з проекту, метод ПЕРТ-оцінки і аналізу програм, проектів.

Звітність проекту

Основні види звітності включають: звіти про фактичні витрати за контрактом, річний бухгалтерський звіт, аудиторський звіт, звіт про прибутки і збитки, підсумковий звіт з проекту, звіт з експертизи, доповідь про інвестиційні можливості, фінансову звітність, виконавську звітність з проекту, звіт про виконання робіт, звіти про стан проекту, звітність за змістом проекту, звіти про відхилення (розходженнях) проекту тощо.

Експертиза проекту

Експертиза рішень, що приймаються, здійснюється на основних ключових етапах проекту, а також за результатами планування, контролю, змін з проекту, складання бюджету проекту, аналізу витрат-вигід, оцінок процесів закупівель і постачання і укладення контрактів.

Перевірка проекту

Перевірка — функція тестування і удосконалення проекту і його окремих рішень за допомогою аналітичних розробок, модернізації обладнання, тестів і оцінок з метою визначення набору варіантів і забезпечення базису для вироблення рішення. Термін «validation» також застосовується як назва однієї з фаз життєвого циклу проекту — фази приймальних випробувань з проекту.

Бухгалтерський облік в управлінні проектами

Бухгалтерський облік — впорядкована система збору, реєстрації і узагальнення інформації в грошовому вираженні про майно, зобов'язання, ресурси, інвестиції, витрати і доходи з проекту і їх рух шляхом суцільного, безперервного і документального обліку всіх господарських операцій і контролю за їх доцільністю, наявністю і рухом майна і зобов'язань, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативів і кошторисів; запобігання негативним результатам господарської діяльності з проекту і виявлення внутрішньогосподарських резервів забезпечення її фінансової стійкості.

Адміністрування проекту

Адміністрування — функціональна діяльність в управлінні проектом, що передбачає управлінські процеси і відповідні функції.

Адміністрування проекту включає:

• використання сучасних засобів і прийомів управління проектами для надання керівникам проектів адміністративних послуг у сфері планування, складання графіків, відстеження ходу виконання й звітності; організацію взаємодопомоги і найефективнішого використання ресурсів проекту;

• надання керівникам проектів і компаній, які виконують проект, компактної інформації, що забезпечує можливість контролю за проектами, ресурсами й пріоритетами.

Лекція № 5/1. Підсистеми управління проектами (2 години)

Визначення підсистем. Підсистеми в управлінні проектом формуються залежно від структури предметних сфер і керованих елементів проекту, відносно самостійної в рамках проекту. Предметні сфери і керовані елементи в рамках проекту в найбільш загальному вигляді включають: терміни, трудові ресурси, вартість і витрати, доходи, закупівлі і постачання ресурсів і послуг, ресурси (вже закуплені), зміни з проекту, ризики проекту, інформацію і комунікації, якість тощо. Ці підсистеми присутні практично в будь-якому проекті. До кожного конкретного проекту можуть додаватися специфічні підсистеми.

Відмінність підсистем від функцій управління проектом полягає в тому, що підсистеми орієнтовані на предметну сферу, а функції націлені на специфічні процеси, процедури і методи. Управління підсистемою передбачає виконання практично усіх функцій. Так, планування витрат і контроль витрат базуються на одній і тій же предметній сфері — витратах, а планування витрат і планування якості базуються на однакових процедурах складання планів, сітьовому моделюванні тощо.

Підсистеми системи управління проектом з основних предметних сфер поділяються на: управління змістом проекту, обсягами робіт, управління часом, тривалістю, управління вартістю, управління якістю, управління закупівлями і постачанням, управління розподілом ресурсів, управління людськими ресурсами, управління ризиком, управління запасами ресурсів, інтеграційне управління, управління інформацією і комунікаціями.

Інтеграційне (координаційне) управління проектом

Інтеграційне (координаційне) управління проектом включає моніторинг і координацію елементів, виконавців проекту для забезпечення його цілісності; планування взаємопов'язаної розробки проекту і контроль узгоджених змін проекту за елементами і виконавцями.

Загалом, інтегрованість означає вимогу узгодженої цілеспрямованої діяльності учасників проекту відповідно до цілей проекту.

Управління змістом і обсягами робіт

Проект описується шляхом переліку усіх робіт, що виконуються, необхідних ресурсів і кінцевих результатів, включаючи вимоги до якості. Зміст — один з базових понять американського підходу до управління проектами.

Управління змістом і обсягами робіт проекту включає процеси визначення необхідних обсягів робіт з проекту, планування їх виконання, управління змінами обсягів робіт, в тому числі: визначення початкового змісту проекту; зміни обсягів робіт і змісту проекту; контроль змін у змісті проекту і обсягах робіт; опис змісту проекту; опис обсягів робіт і відповідних ресурсів з проекту; планування загальної структури проекту і обсягів робіт; звітність за змістом проекту; визначення тимчасових рамок проекту; завдання з проекту, що є документованим описом змісту проекту, близьким до вітчизняного поняття «Технічне завдання»; перевірка змістовної частини проекту.

Управління часом (тривалістю) проекту

Управління часом (тривалістю) іноді називають управлінням календарними графіками, параметрами часу виконання робіт проекту та проекту. Підсистема націлена на планування, контроль, коректування, оцінку, аналіз термінів і резервів виконання робіт з позицій своєчасного завершення проекту. Управління тривалістю передбачає розподіл часу виконання проекту на послідовних стадіях його здійснення; складання графіків і контроль за ходом їх виконання; планування і контроль термінів виконання проекту і його окремих робіт.

Управління вартістю проекту

Управління вартістю включає діяльність з моніторингу бюджету проекту, ресурсне планування, вартісні оцінки, кошторисні розрахунки і вартісний контроль. Управління вартістю базується на системі обліку витрат з проекту, бухгалтерській системі обліку активів, заборгованості, зобов'язань, сплати податків, нарахування амортизації, руху матеріалів, закупівель і продажу, очікуваних і реальних прибутків.

Основа управління вартістю — контроль витрат і календарного плану з проекту. Робота над календарним планом і бюджетом не припиняється протягом усього часу виконання проекту. Зміни і відхилення від реального стану справ (від плану) ведуть до необхідності створення нового календарного плану і до зміни вартості й бюджету.

Один з найважливіших напрямів управління вартістю — фінансування проекту, яке може здійснюватися за рахунок грошових коштів, а також інших інвестицій, що виражаються в грошовому еквіваленті, в тому числі основних і оборотних коштів, майнових прав і нематеріальних активів, кредитів, позик і застав тощо.

Фінансування проекту включає попереднє вивчення життєздатності інвестиційного проекту; розробку плану фінансування проекту, оцінку ризиків, планування ресурсного забезпечення; організацію фінансування; контроль виконання плану і умов фінансування.

Джерела фінансування розділяються на власні, такі, що залучаються, та позикові.

Організаційні форми фінансування інвестиційних проектів включають: форми акціонерного фінансування, форми дефіцитного (бюджетного) фінансування, банківське кредитування, проектне фінансування.

Акціонерне фінансування являє собою форму отримання додаткових інвестиційних ресурсів шляхом емісії цінних паперів.

Дефіцитне (бюджетне) фінансування проектів «під країну» означає державні запозичення під гарантію держави з утворенням державного боргу і подальшим розподілом інвестицій по проектах і суб'єктах інвестиційної діяльності.

Проектне фінансування можна загалом охарактеризувати як фінансування інвестиційних проектів, за якого сам проект є способом обслуговування боргових зобов'язань.

Розрізняють три форми проектного фінансування: з повним регресом на позичальника, без права регресу на позичальника, з обмеженим правом регресу.

Інвестиційний податковий кредит являє собою відстрочку податкового платежу на кредитній поворотній основі.

Банківське кредитування здійснюється у вигляді різних форм кредитів.

Управління якістю проекту

Основними елементами управління якістю проекту є:

• основні положення — концепція системи управління якістю, що передбачає погодження інтересів замовника і команди проекту;

• забезпечення (підтримка) якості — комплекс управлінських заходів, спрямованих на забезпечення всіма учасниками проекту необхідних характеристик якості; й контроль якості — комплекс технічних і технологічних заходів щодо перевірки, аналізу та внесення необхідних коригуючих впливів. Якість проекту являє собою сукупність атрибутів якісного і кількісного характеру, що залежать від відповідних характеристик продукції, діяльності і послуг з проекту. Якість розглядається в розрізі стратегій, планів, процедур, проектних рішень, матеріально-технічного забезпечення і об'єднується системою підтримки якості в рамках так званого загального управління якістю.

Управління закупівлями і постачанням у проекті

Розрізняють: закупівлі робіт, закупівлі матеріалів, закупівлі обладнання, закупівлі послуг, закупівлі (використання послуг) консультантів проекту. Вітчизняна структура закупівель близька до зарубіжної, відрізняється від неї тільки останнім елементом, що не знайшов поки широкого застосування, — використанням послуг консультантів.

Процес управління закупівлями і постачанням (в частині управління матеріально-технічним забезпеченням) проектів укрупнено зводиться до наступних кроків:

1. Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного обладнання, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг.

2. Планування й організація процесу закупівель.

3. Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками.

4. Організація і проведення торгів.

5. Прийняття рішення про укладення контрактів.

6. Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання.

7. Контроль постачання з прийняттям необхідних заходів у разі появи відхилень.

8. Вирішення конфліктів.

9. Взаєморозрахунки.

10. Наймання на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів.

11. Планування постачання.

12. Організація бухгалтерського обліку.

13. Доставка, приймання і зберігання товару.

14. Облік і контроль доставки. Позиції з 11 по 14 на Заході прийнято виділяти в самостійний блок робіт, що називається «Постачанням». Інші ж роботи відносять до «Закупівель». Такий поділ не випадковий, оскільки закупівлі здійснює замовник, а постачання — підрядчик.

Організація тендерних торгів у проекті

Організація тендерних торгів у загальному вигляді включає створення тендерного комітету, підготовку тендерної документації, публікацію пропозиції про участь у тендерних торгах, передкваліфікацію претендентів на участь у торгах. Учасники торгів, які прошли передкваліфікацію, отримали запрошення і свої пропозиції, які направили в тендерний комітет, стають оферентами. Розкривати конверти з офертами слід в присутності усіх зацікавлених осіб. В результаті порівняння заявок визначається переможець, якому присуджується контракт. Розрізняють кілька основних типів контрактів: з фіксованою ціною, з ціною за одиницю продукції, з відшкодуванням витрат, в тому числі: «витрати плюс відсоток», «витрати плюс фіксована надбавка», «з граничним розміром оплати», «під ключ».

Лекція № 5/2. Підсистеми управління проектами (2 години)

Управління розподілом ресурсів у проекті

Ресурси є однією з основних предметних сфер проекту. Вони включають трудові ресурси, матеріально-технічні ресурси, машини та механізми, обладнання, фінансові ресурси. У кожний момент часу ресурси проекту обмежені, і тому головним завданням управління є їх найкращий (оптимальний) розподіл. Розрізняють ресурси, що відтворюються, і невідтворювані.

Управління фінансовими ресурсами здійснюється в рамках управління вартістю.

Планування діяльності з проекту, як правило, здійснюється в умовах обмеженості доступних ресурсів.

Проводиться аналіз ресурсів, необхідних для проекту, їх розподіл на основі графіків потреби в ресурсах. Планування ресурсів з проекту є основою для визначення потреб у ресурсах і можливостей забезпечення ресурсами для укладення контрактів, а також основою розподілу вже закуплених ресурсів для проекту.

Управління людськими ресурсами у проекті. Лідерство

Управління людськими ресурсами — підсистема управління проектом, яка включає організаційне планування, кадрове забезпечення проекту, створення команди проекту, вирішення конфліктів, наради, переговори, прийняття рішень, а також здійснює функції контролю і мотивації трудових ресурсів проекту для ефективного ходу його робіт і завершення. Підсистема націлена на керівництво і координацію діяльності людських ресурсів проекту. Вона використовує стилі керівництва, методи мотивації, адміністративні методи, підвищення кваліфікації кадрів.

Управління змінами у проекті

Управління змінами включає процеси прогнозування і планування майбутніх змін, реєстрації усіх потенційних змін у змісті проекту, специфікаціях, вартості, сітьових графіках тощо для детального вивчення, оцінки наслідків, схвалення або відхилення, а також організації моніторингу і координацій виконавців, реалізуючих зміни в проекті. Один з підходів до управління змінами полягає в тому, що керівнику проектом необхідно періодично запитувати всі документи про зміни для контролю, перевірки і оцінок.

Процес управління змінами повинен здійснюватися на всіх етапах життєвого циклу проекту. У зарубіжній практиці до прикладів документів, що регламентують і протоколюють проходження зміни, належать (в порядку черговості підготовки):

1. Звіт про проблему — опис проблеми, що виникає в ході реалізації проекту.

2. Запит на здійснення зміни — документ, з якого починається реалізація зміни.

3. Опис зміни, що пропонується — інформація про зміну, її поточний статус, ініціаторів і відповідальних за виконання і контроль.

4. Заявка на зміну — оформляється у вигляді письмового наказу і підписується посадовою особою підрядчика; дозволяє і вказує, які зміни провести з проекту.

Управління конфігурацією у проекті

Управління конфігурацією — більш обширне поняття, ніж управління змінами. Неконтрольовані зміни, що виявляються в процесі реалізації проекту, можуть мати руйнівний характер, в тому числі для проекту загалом. Управління конфігурацією має на меті формування первинної конфігурації (змісту, обсягів робіт з проекту) і подальших процедур контролю відповідності фактичного змісту і обсягів робіт проекту порівняно з попередньо запланованими.

Управління ризиками у проекті

Ризиком називають невизначеність, пов'язану з можливістю виникнення збитків або зниженням ефективності проекту. Етапи управління ризиками включають аналіз ризиків, розробку методів зниження ризиків і контроль ризиків.

У рамках аналізу ризиків здійснюється їх ідентифікація, визначення важливості, кількісна оцінка і розробка методів реакції на ризик.

Основними методами зниження ризиків є передача ризику, диверсифікація, створення резервів коштів на непередбачені витрати.

Контроль і пом'якшення наслідків ризиків передбачає процес перегляду обсягів робіт з проекту, кошторисів, бюджету проекту, планів і графіків робіт або змін рівня якості — без відчутного впливу на мету проекту.

Управління запасами у проекті

Управління запасами включає комплекс моделей і методів, призначених для оптимізації запасів з проекту, тобто ресурсів, що знаходяться на зберіганні і призначені для задоволення потреби проекту на ці ресурси. Терміни «ресурси» і «запаси» тут розуміються широко: можна говорити про запаси кінцевої продукції, про запаси напівфабрикатів, про запаси сировини, природних і трудових ресурсів, грошових коштів і т. д.

Як цільова функція, належна мінімізації, у завданнях управління запасами виступають сумарні витрати на утримання запасів. Керованими змінними в таких завданнях є обсяг запасів, частота і терміни їх поповнення (шляхом виробництва, закупівлі і т. д.), міра готовності продукції, що зберігається у вигляді запасів тощо.

Завдання управління запасами бувають статичні, коли приймається разове рішення про рівень запасу для забезпечення проекту на певний період, і динамічні або багатокрокові, коли приймаються послідовні рішення або коригуються раніше прийняті з урахуванням змін, що відбуваються. Розміри запасів зумовлені, як правило, коливаннями в постачанні.

Забезпечення учасників і процесів проекту інформацією

Забезпечення учасників і процесів проекту інформацією включає канали зв'язку, накопичення даних, обмін і актуалізацію даних, ведення баз даних, розподіл інформації між споживачами. Здійснює надання, оцінку, переробку, моніторинг, аналіз інформації, інформаційних потоків протягом життєвого циклу проекту.

Тема 6. Управління проектами

6.1. Визначення проекту.

6.2. Управління проектами.

6.3. Типи проектів.

6.4. Життєвий цикл проекту.

6.5. Фази проекту.

6.6. Структура проекту.

6.7. Оточення проекту.

Висновки.

Контрольні питання.

6.1. Визначення проекту

Донедавна в жодного спеціаліста не виникало питань щодо змісту терміна "проект", - зрозуміло, що це креслення, пояснювальна записка, кошториси, на основі яких можна здійснювати, наприклад, будівництво підприємства. Сьогодні частіше зустрічаються словосполучення "здійснили проект", "спільний проект", "фінансування проекту", "проектна команда", "проектний менеджер" і т. ін. Вони мають інше трактування, ніж звичні, використовувані дотепер вирази, як-от: "технічний проект", "робочий проект" тощо. Ці зміни зумовлені появою нових реалій, що увійшли в наше життя, в економіку.

Нова для нас концепція управління проектами протягом багатьох років розвивається і використовується в країнах з розвинутою ринковою економікою. Щодо терміна "проект" у сучасній методології управління проектами існує ряд визначень. Кожне з них має право на існування залежно від конкретного завдання, що стоїть перед спеціалістами.

Проект (англ. - project - це те, що якось замислюється або планується: наприклад, підприємство).

Проект - якась задача з певними вихідними даними й очікуваними результатами (цілями), що обумовлюють спосіб її розв'язання ("Кодекс знань про управління проектами". Інститут управління проектами, США).

Отже, у сучасному розумінні те, що змінює наш світ, — будівництво будинку, створення програми науково-дослідних робіт, реконструкція підприємства, створення нової організації, розробка нової технології й техніки, спорудження корабля, створення кінофільму, розвиток регіону і т. ін. — усе це проекти.

Наведемо також спрощений варіант трактування цього поняття: проект - це те, що містить у собі задум (проблему), засоби його реалізації (усі рішення проблеми) та отримувані у процесі реалізації результати (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Схема проекту (спрощений варіант)

Якщо результатами реалізації проекту є фізичні об'єкти (будинки, споруди, виробничі комплекси), визначення Проекту зазнає коригування. Під проектом тоді розуміють систему обумовлених його межами цілей, створюваних або модернізованих для їхньої реалізації фізичних об'єктів, технологічних прийомів, технічної та організаційної документації, матеріальних, трудових та інших ресурсів, а також управлінських рішень і заходів щодо їхнього вико­нання.

Об'єкти, створювані в ряді галузей, таких як авіаційно-космічна, оборонна, е настільки складними, що робота над ними здійснюється в межах не проектів, а програм. Це більш складне й об'ємне завдання, що потребує тривалого часу для вирішення. У даному випадку термін "проект" передбачає відносно короткострокові проекти у складі програм.

У методології управління проектами існує розширене визначення розглядуваного поняття. Проект - цілеспрямована, орієнтована в часі послідовність, як правило, одноразових, комплексних і нерегулярно повторюваних дій (заходів або робіт) з такими ознаками:

- одноразовість і комплексність структури;

- складність структури;

- специфічність змістовних і фінансових результатів;

- заданість термінів початку й закінчення і звідси - заданість часової мети;

- нерегулярність здійснення.

Наведемо найбільш широке визначення проекту.

Проект - це одноразова сукупність дій і завдань з такими відмітними ознаками:

1- Чіткість цілей, які мають бути досягнуті з одночасним дотриманням певних технічних, економічних та інших вимог.

2. Внутрішній та зовнішній взаємозв'язок завдань, робіт, операцій і ресурсів, що потребують чіткої координації в процесі реалізації проекту.

3. Визначеність термінів початку та закінчення.

4. Обмеженість у ресурсах.

5. Певний ступінь унікальності мети, умов її досягнення.

6. Неминучість різноманітних конфліктів.

Вищенаведені риси випливають з принципового положення, що міститься у визначенні поняття "проект": "... це одноразова дія" - тобто кожний проект унікальний і неповторний, незалежний від попередніх та наступних. Проект є товаром, який реалізується згідно з умовами і потребами замовника - майбутнього власника. У ринковій економіці замовник (власник) - окрема, зацікавлена в реалізації проекту фізична або юридична особа, що вкладає в нього свої або позикові кошти і приймає рішення щодо термінів, вартості, контролю, якості і т. ін. Принципову схему взаємодії учасників проекту подано на рис 1.2:

Рис. 1.2. Структура взаємодії учасників проекту

Як бачимо, вищенаведені визначення проекту не мають істотних відмінностей, але останнє з них є найповнішим, тому надалі будемо керуватися ним.