Практическая работа № 5. Создание и использование отчетов.

Цель работы: научиться создавать отчеты, редактировать их и переносить данные из отчетов в MsWord.

1. Отчетом в Access называют любой набор данных, предназначенных для печати. Отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек и других документов.

2. Отчет удобно создавать с помощью Мастера. Автоотчет создается таким же образом, как и автоформа. Во вкладке Отчеты следует выбрать кнопку  Создать, указать строку Автоотчет..., найти в списке таблицу или запрос, на основе которого надо создать отчет, и нажать ОК.

3. Подготовьте для печати список имеющихся на складе продуктов с определением их стоимости. Для этого по запросу Информация о продуктах создайте ленточный Автоотчет.

4. В режиме просмотра отчетов созданный автоотчет Информация о продуктах содержит списки имен полей и содержимого этих полей. На каждую запись отводится по одной строке. Панель инструментов данного режима похожа на панель инструментов предварительного просмотра в Word. Переход между страницами отчета осуществляется кнопками переключателя страниц в нижней части окна.

5. Рис.53

   Печать отчета выполняется кнопкой  Печать панели инструментов.

6. Кнопка  Связи с Office позволяет сохранить отчет в виде отдельного файла документа Word или рабочей книги Excel. Сохраните созданный отчет в Word в своей папке под именем Информация о продуктах, выбрав строку Публикация в Word в выпадающем меню этой кнопки.

7. Обратите внимание на то, что не для всех записей установлена достаточная ширина поля. Чтобы отредактировать отчет, с помощью кнопки  Вид перейдите в режим конструктора отчета. В режиме конструктора окно отчета очень похоже на окно формы, и все действия по редактированию и вставке элементов такие же, как у форм (рис.53). Любой отчет состоит из нескольких основных элементов. Это колонтитулы, заголовок отчета, заголовок группы (если используется группировка данных), область данных, примечание группы (если используется группировка данных), примечание к отчету. Установить или удалить эти элементы из отчета можно соответствующими командами меню Вид. В рассматриваемом отчете по умолчанию размещено в заголовке - название отчета, в верхнем колонтитуле - наименования полей, в области данных - содержимое полей, в нижнем колонтитуле - текущая дата.

8. Измените ширину полей и их заголовков так, чтобы все записи целиком отображались на листах отчета. С помощью кнопки  Вид перейдите в окно просмотра и проверьте результат Ваших действий. Закройте отчет.

9. В отчеты (как и в формы) можно вставлять рисунки и диаграммы. Вставим какой-либо рисунок в качестве логотипа в заголовке отчета. В режиме конструктора отчета выберите кнопку  Рисунок в панели элементов и прорисуйте его рамку в области заголовка отчета. В открывшемся окне укажите файл рисунка и нажмите ОК. Рисунок будет размещен в отчете. Перейдите в режим просмотра и проверьте результат Ваших действий.

   Рис. 54	Рис. 55
   Рис. 56	Рис. 57

10. Создадим наклейки (ценники) для имеющихся продуктов. Во вкладке Отчеты следует выбрать кнопку  Создать, указать строку Почтовые наклейки, найти в списке таблицу Продукты и нажать ОК. Откроется окно Мастера наклеек (рис.54), в котором надо выбрать размеры наклеек и способ размещения их на листе. Avery - это наиболее популярная марка почтовых наклеек. Число по горизонтали - количество наклеек на листе "в строку". Для создания нестандартных наклеек надо нажать кнопку Настройка. В этом окне отображается список пользовательских наклеек, если они были созданы ранее. Чтобы сделать новую наклейку нажмите кнопку Создать. В окне Создание наклейки (рис.55) можно задать размеры наклеек, расстояния между наклейками и расстояние текста в наклейке от ее краев, число наклеек по горизонтали. Задайте число наклеек по горизонтали – 2, отступы текста в самой наклейке - 1 см, расстояние от края листа до наклейки – 1 см, размеры новой наклейки 4 см х 7 см. Укажите метрическую систему единиц, тип наклеек – на листах, ориентацию – альбомную. Присвойте ей имя Новая и нажмите кнопку ОК. Затем закройте окно Размеры наклеек и в окне Мастера щелкните кнопку Далее. В следующем окне (рис.56) задайте шрифт и цвет текста наклейки и нажмите Далее. В следующем окне (рис.57) и разместите в наклейке поля таблицы Продукты. В первую строку переместите поле Код продукта, поставьте пробелы и перенесите поле Наименование, затем создайте пустую строку, а в третьей строке разместите по центру (пробелами) поле Цена и нажмите Далее. В следующем окне укажите соответствующие поля для доступа и сортировки. В последнем окне укажите название отчета Ценники и завершите создание наклеек. Просмотрите результат. Войдите в режим  Конструктора и проведите форматирование наклеек. При необходимости, отредактируйте наклейки.

11. Создадим отчет, чтобы распечатывать данные о продажах каждого продукта по месяцам. Во вкладке Отчеты следует выбрать кнопку  Создать, указать строку Мастер отчетов, найти в списке таблицу Заказы и нажать ОК. Первый шаг Мастера позволяет выбрать поля - выберите Все. Следующий шаг позволяет произвести группировку данных и вычислить итоги по всем полям с числовым типом данных. Можно создать сразу несколько групп. В нашем случае сначала сгруппируем заказы по месяцам, а внутри каждого месяца - по продуктам. Для этого (рис.58) проведите группировку по полю Дата поставки, затем нажмите кнопку Группировка и в появившемся окне Интервалы группировки укажите диапазон значений для группировки - по месяцам и щелкните по кнопке ОК. Теперь проведите группировку заказов по полю Код продукта. Третий шаг Мастера (рис.59) позволяет выбрать порядок сортировки. Установите сортировку по возрастанию для поля Код продукта. В последующих окнах выберите по своему усмотрению макет и стиль отчета. Назовите отчет Объем продаж по месяцам и просмотрите его. При необходимости, отредактируйте отчет в режиме конструктора.

12. Рис.58

    Рис.59

    Создадим отчет Сводка по клиентам - сводку по заказам каждого клиента фирмы. В основном отчете должна отображаться полная информация о клиенте, а в подчиненном отчете - информация о сделанных им заказах.

13. Сначала следует создать ленточный Автоотчет по таблице Заказы (он будет использован в качестве подчиненного).

14. Затем надо сформировать Автоотчет в столбец по таблице Клиенты, открыть его в режиме конструктора и выполнить вставку подчиненного отчета по таблице Заказы так, как это осуществлялось в формах.

15. Просмотрите результат работы.

16. Следует обеспечить доступ к отчетам, созданным в данной работе. Откройте Главную кнопочную форму в режиме конструктора и создайте кнопки для вызова этих отчетов.

Предъявить преподавателю:

Отчеты Информация о продуктах, Ценники, Подчиненная Заказы, Сводка по клиентам, файл Информация о продуктах.rtf (в текстовом редакторе MsWord), Главная кнопочная форма с добавленными тремя кнопками.

Контрольные вопросы.

1. Для чего служат отчеты?

2. Как создать отчет с подчиненным?

3. Форматирование элементов отчета.

4. Редактирование отчета.

5. Как по отчету создать отдельный файл?

6. Как напечатать отчет?