4. Контроль

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Рассмотрим реализацию системы контроля в ГНИ в Ворошиловском районе на примере отдела Массово-Разъяснительной работы.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Для рассматриваемого объекта системой стандартов является медиаплан, описывающий конкретные цели – количество выступлений на радио, газетах, телевидении, количество проведенных лекций, семинаров, брифингов и т.д., которые должны быть достигнуты за определенный период – месяц, квартал, год.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

3. Анализ коммуникационного процесса и принятия решений

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджмента. Принятие решений является основой управления. В ГНИ процесс выработки и принятия решений проходит через следующие этапы:

• выработку и постановку цели;

• изучение проблемы на основе получаемой информации;

• выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;

• конкретизацию решения для его исполнителей.

Процесс принятия управленческого решения состоит из трех стадий: подготовка решения; принятие решения; реализация решения.

На стадии подготовки управленческого решения на данной организации проводится экономический анализ ситуации на микро и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения управленцем соответствующего уровня организации принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

В ГНИ существуют такие виды коммуникаций: между организацией и внешней средой, вертикальные коммуникации, горизонтальные коммуникации, межличностные и неформальные коммуникации.

Коммуникации между организацией и внешней средой - к данному виду коммуникаций относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие ГНИ с внешней средой: это средства массовой информации, налогоплательщики, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации представлены в виде собранной информации, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

При вертикальных коммуникациях информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

Помимо обмена по нисходящей, в ГНИ присутствуют коммуникации по восходящей. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Горизонтальные коммуникации - коммуникации между различными структурных подразделений. Предприятие состоит из множества подразделений, поэтому для его эффективной работы нужно взаимодействие всех линейных, функциональных и обеспечивающих структурных подразделений.

Межличностные коммуникации - данный вид коммуникации заключается во взаимоотношениях между сотрудниками предприятия. В ГНИ каждый работник со всем уважением и доброжелательностью относится к своим коллегам. Наблюдается также взаимодействие и взаимопомощь между сотрудниками соответствующих отделов. Поскольку подчинённые объединены в рабочие группы по отделам, то коммуникации между ними и руководителем являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

Таким образом, в ГНИ информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективного коммуникационного процесса. По приведенному выше анализу с уверенностью можно сказать, что ГНИ имеет сильно развитые коммуникации, поэтому коммуникационный процесс является эффективным.