40. Порядок и сроки заключения договора поставки

Порядок заключения договора поставки

Подготовка к заключению договоров поставки в торговых ор­ганизациях возложена на коммерческие и юридические служ­бы. Все заинтересованные службы визируют договоры. Подпи­си руководителей планово-экономического, производственно­го и финансового отделов, а также главного бухгалтера являют­ся обязательными.

В торговой практике широкое распространение получило использование типовых договоров поставки товаров. Типовой договор — это примерный договор, в котором в письменной форме излагаются унифицированные условия, выработанные с учетом торговой практики и принятые договаривающимися сторонами после согласования особых условий конкретной сделки, т.е. в нем заполняются те разделы, которые требуют со­гласования: количество, качество, цена, сроки и условия по­ставки и др. В типовом договоре записаны общие условия поставки. Он состоит из двух частей: согласуемой и унифициро­ванной. В согласуемой части условия договора формируются на основе взаимных договоренностей, не противоречащих за­кону. Унифицированная часть договора включает общие усло­вия, которые остаются неизменными в каждом отдельном слу­чае. Иногда во всех пунктах договора оставляют место для уточ­нения согласуемых условий. Типовой договор может быть ис­пользован двумя способами:

• безоговорочное согласие сторон с изложенными в нем ус­ловиями, что должно выразиться подписанием договора. Толь­ко после этого он приобретает юридическую силу,

• применение типового договора в качестве образца, кото­рый может быть изменен в соответствии с договоренностью сторон по конкретным условиям. Именно этот способ чаще всего используется. В каждом случае индивидуальные условия заносятся в договор, согласовываются между партнерами, пос­ле чего подписываются ими.

После завершения подготовки проекта договора следует процесс согласования взаимоприемлемых условий.

Порядок заключения договоров на основе инициативы

и обоюдного согласия сторон (коммерческие договоры)

При заключении таких договоров на территории Республи­ки Беларусь необходимо руководствоваться Гражданским ко­дексом Республики Беларусь (гл. 27, 28), а также Положением о поставках товаров в Республике Беларусь.

Инициатива заключения коммерческих договоров постав­ки может исходить как от продавца, так и от покупателя. Обе стороны самостоятельно ищут партнеров для установления хозяйственных связей, имеют широкие права определять в договоре условия поставки. В связи с этим споры субъектов хозяйствования по поводу принуждения к заключению ком­мерческого договора хозяйственными судами к рассмотре­нию не принимаются, за исключением случаев, когда обе стороны письменно заявят о своем согласии на это. Коммер­ческие договоры поставки заключаются на основе взаимной договоренности по всем существенным условиям в письмен­ном виде. Включенные в договор условия не должны проти­воречить существующему в Республике Беларусь законода­тельству по данным вопросам.

В порядке исключения договор поставки может быть заклю­чен путем обмена письмами, телеграммами, факсами и т.д., подписанными стороной, которая их посылает.

В настоящее время порядок достижения соглашений между продавцом и покупателем при заключении договора поставки не регулируется Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь и нормативными актами, так как в новых условиях хозяйствования нецелесообразно жестко регламенти­ровать процедуру заключения коммерческих договоров.

Заключая договор поставки, субъекты хозяйствования должны руководствоваться Гражданским кодексом Республи­ки Беларусь, который регламентирует общий для всех порядок. В соответствии с ним договор может быть заключен по пере­писке, путем обмена телеграммами, факсами и посредством личных переговоров, на торгах.

Заключение договоров поставки по переписке. К числу юри­дических норм, используемых при этом, относятся оферта и ак­цепт, наличие которых в совокупности определяет факт при­знания договора заключенным.

Оферта — это предложение заключить договор о поставке партии товара на оговоренных в ней условиях. Может быть в форме письма, телеграммы, факса и т.д. и обязательно должна содержать существенные условия договора.

Акцепт - согласие принять предложение со всеми условия­ми оферты и заключить договор. Лицо, которому адресована оферта, называется акцептантом. При несогласии с условиями оферты акцептант посылает контроферту с указанием своих условий и сроков для ответа. Контрофертой может быть прото­кол разногласий.

Такая система и терминология применяется в мировой практике и предусмотрена законодательством и нормативны­ми актами Республики Беларусь.

Различают свободные оферты и твердые.

Свободная оферта представляет предложение на одну пар­тию товара, направляемое одновременно нескольким возмож­ным партнерам. Текст такой оферты должен быть составлен тщательно, не иметь разных толкований и не связывать лицо, сделавшее предложение, конкретными обязательствами («предложение без обязательств»). Срок ответа на свободную оферту не указывается.

Согласие партнера с условиями, изложенными в свободной оферте, не означает еще заключения договора, так как при по­ступлении безоговорочного согласия на принятие оферты от нескольких покупателей сторона, пославшая оферту, имеет право выбора партнера.

Отвечать на такую оферту необязательно. Но если покупа­тель заинтересован в поддержании деловых отношений с про­давцом, приславшим свободную оферту, но в данный момент по каким-то причинам не может принять предложение, все-та­ки целесообразно ответить, поблагодарить за предложение и в корректной форме отказаться от него. В подобной ситуации покупателю следует написать, например, что в настоящее вре­мя в зоне деятельности торговой организации нет спроса на этот товар и т.д. Такая форма поиска партнера для заключения договора на свободном рынке используется достаточно широ­ко.

Твердая оферта - предложение на поставку определенной партии товара, посланная только одному возможному покупа­телю с указанием срока, в течение которого продавец считает себя связанным данным предложением, т.е. не вправе изме­нить, отменить или сделать предложение другому покупателю.

В ней обязательно должны быть определены существен­ные условия договора (условия о предмете договора, являю­щиеся обязательными для соответствующего вида договора, определены законодательством для договоров данного вида). Кроме существенных могут быть представлены и другие усло­вия, касающиеся порядка оборота тары, упаковки, средств па­кетирования, дополнительные санкции за нарушение условий договора и др.

При согласии с условиями твердой оферты сторона, полу­чившая предложение, акцептует ее. Безоговорочное принятие возможным покупателем твердой оферты в оговоренный в ней срок означает, что продавец и покупатель заключили договор на предложенных условиях. Это следует подтвердить докумен­тально (письменно, телеграммой, телефонограммой, телетай­пограммой, по электронной связи). При несогласии с условия­ми твердой оферты потенциальный покупатель может напра­вить продавцу, приславшему ее, контроферту или протокол разногласий.

Если ответ от какой-либо стороны не последует или сторо­ны не придут к согласию в указанные сроки, то такая ситуация

расценивается как отказ от заключения договора и стороны освобождаются от каких-либо обязательств.

Заключение договоров поставки путем обмена телеграмма­ми, факсами. Такая форма заключения договора имеет свои особенности. Она требует хорошей предварительной подготов­ки ввиду их оперативности и дороговизны. Целесообразно вна­чале сообщить по телеграфу суть и краткие условия предлагае­мого договора: наименование товара, количество, ассортимент, цену, условия платежа, сроки поставки. Бели будет получена те­леграмма-подтверждение, договор считается заключенным. Ес­ли она не будет получена, по телефону могут быть сообщены уточнения, корректировка условий, что потребует также теле­графного подтверждения (чаще по факсу, Интернету).

Заключение договора по телефону (факсу, Интернету) яв­ляется наиболее оперативным и быстрым способом. Однако он таит в себе много трудностей и неожиданностей и предпо­лагает высокую квалификацию, ответственность сторон, так как решение следует принимать немедленно. В любом случае должно последовать подтверждение, т.е. информация фикси­руется на материальном носителе (телеграмма, факс и др.) и удостоверяется должностным лицом в установленном поряд­ке (подпись, печать) или электронной подписью. Только в та­ком случае договор считается заключенным.

Заключение договоров поставки посредством личных кон­тактов на переговорах. Переговорный процесс по согласова­нию условий договора может быть проведен путем личных кон­тактов продавца и покупателя. Такая форма обладает неоспо­римыми преимуществами перед перепиской и телефонными переговорами и весьма ответственна.

Успех переговоров зависит от степени их подготовленно­сти, квалификации, личных качеств участников и разработан­ной тактики их проведения. Прежде чем сесть за стол перегово­ров, следует достаточно полно выяснить степень заинтересо­ванности партнера в этой сделке, знать все о нем, о его возмож­ностях, проработать и просчитать все возможные варианты от самого выгодного и до критически возможной точки отступле­ния от своих условий, обдумать тактику компромиссов и посте­пенных уступок, если того потребуют обстоятельства. От того, насколько грамотно будет это сделано в процессе переговоров, зависит их эффективность. В коммерческой практике при проведении переговоров всегда следует оценивать, какими метода­ми достигнут желаемый результат. Если он получен под жест­ким давлением, путем нажима, запугивания партнера, то радо­ваться преждевременно. При удобном случае партнер постара­ется отплатить тем же. Таким образом, на переговорах целесо­образно использовать методы убеждения, компромиссов, поис­ка решения, устраивающего обе стороны, уважительного отно­шения к партнеру и его мнению.

Главная задача переговоров — найти взаимовыгодные усло­вия, которые послужат основой для установления длительных хозяйственных связей.

Этот процесс предполагает профессиональное применение в конкретной торговой ситуации специальных навыков для до­стижения коммерческих целей.

Для того чтобы переговоры были успешными, к ним необхо­димо тщательно готовиться. Следует иметь детальную инфор­мацию о партнере: объемах и структуре предложения, финан­совом состоянии, возможностях обновления ассортимента, по­вышения качества, надежности по выполнению договорных обязательств, личных качествах участников и т.д.

Кроме того, должны быть детально проработаны условия договора, которые предполагается отстаивать. Необходимо иметь конкретные экономические расчеты того, во что обой­дутся те или иные отступления от сформулированных в проек­те договора требований. Требования должны быть разумными, не противоречить законам. Должна быть аргументировано обеспечена защита собственных интересов. Из-за широты охва­тываемых проблем, динамичности и непредсказуемости ситуа­ции на переговорах трудно дать однозначные советы по такти­ке их ведения. Тем не менее можно сформулировать некоторые рекомендации.

Главным тактическим принципом торговых переговоров яв­ляется целеустремленность. Надо четко знать конечную цель и не отвлекаться, не уходить в сторону от ее решения.

Определенные коммерческие преимущества могут быть достигнуты, если будет проявлена инициатива в процессе предложения условий договора, способов решения споров и разногласий.

Последовательность в решении промежуточных вопросов имеет определяющее значение в выборе наиболее эффективного и короткого пути к поставленной цели переговоров. Колеба­ния, непоследовательность удлиняют путь и ведут к уступкам.

Компромиссы являются основным методом достижения до­говоренностей. Как правило, в начале торговых переговоров позиции сторон значительно отличаются, так как каждая из них желает извлечь максимальную выгоду при заключении до­говора. В такой ситуации необходимо идти на взаимоприемле­мые компромиссы, чтобы достичь соглашения.

Важное значение для успешного проведения переговоров имеет атмосфера, в которой они ведутся. Она должна строить­ся на взаимном уважении, доброжелательности, взаимопони­мании. Однако следует избегать установления атмосферы па­нибратства, так как это затрудняет отстаивание своих интере­сов, ведет к необоснованным уступкам.

Выдвигаемые в ходе торговых переговоров контраргументы должны быть обоснованными, иметь корректную форму. Надо уметь слушать партнера и на этой основе строить контраргу­менты, владеть методами убеждения, общения с людьми.

Успех переговоров, их эффективность зависят от компетент­ности участников в коммерческих, юридических вопросах, а также от их личных качеств. Такое сочетание является базой для формирования положительного имиджа как самого участ­ника переговоров, так и торговой организации, которую он представляет.

Существенные условия договора поставки

Все договоры независимо от форм и оснований заключения должны быть документально оформлены, подписаны должност­ными лицами и зафиксированы на материальном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать подписи. В этих документах должно быть отражено согласие сторон по обязательным условиям договора, а также предусмотрена от­ветственность сторон за неисполнение либо ненадлежащее ис­полнение договорных обязательств.

В соответствии с Положением о поставках товаров в Респуб­лике Беларусь к числу существенных условий относятся:

• наименование товаров;

• количество;

• цена (способ определения цены);

• цель приобретения.

При отсутствии хотя бы одного из этих условий договор счи­тается незаключенным.

Договоры поставки могут заключаться вне ярмарок на осно­ве переписки, переговоров и на ярмарках, торгах, биржах или с использованием других организационных форм.

Ярмарочная форма заключения договоров является более прогрессивной.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается двумя сторонами: руководителями организаций или лицами, имеющими доверенность на подписание договора, указывает­ся дата его подписания, скрепляется печатью.

Заключенные таким образом договоры поставки вступают в силу. После этого появляется взаимная ответственность за исполнение условий договора. Возникающие между сторона­ми споры по вопросам исполнения, изменения, расторжения коммерческих договоров поставки, заключенных по обоюдно­му согласию, рассматриваются хозяйственными судами в соот­ветствии с Хозяйственным процессуальным кодексом Респуб­лики Беларусь.

Изменение и расторжение договора поставки

Порядок изменения и расторжения договора поставки рег­ламентируется Гражданским кодексом Республики Беларусь и отражен в Положении о поставках товаров в Республике Бе­ларусь.

В соответствии с ними договор может быть изменен или расторгнут по соглашению обеих сторон, за исключением сле­дующих случаев, когда допускается односторонний отказ от ис­полнения договора (полностью или частично):

• при неоднократной (два раза и более) поставке товара не­надлежащего качества;

• систематической (свыше двух раз) просрочке поставщи­ком поставки товара;

• систематической (свыше двух раз) или значительной за­держке покупателем оплаты поставляемого товара по сравне­нию с предусмотренными в договоре сроками или объявлении покупателя неплатежеспособным.

Сторона-инициатор должна предупредить партнера о рас­торжении или изменении договора в установленный в догово­ре срок.

Сторона, получившая предложение о расторжении или из­менении договора, должна ответить в 10-дневный срок. Если она согласна, оформляется дополнительное соглашение, под­писывается обеими сторонами или стороны обмениваются письмами, телеграммами.